Software für Pensionen
Pensionssoftware: Belegung, Gästemeldung und Rechnung in einem System
Für Pensionen und Gästehäuser, in denen die Familie selbst an der Rezeption steht: Belegungsplan, Meldedaten, Ortstaxe und Rechnung liegen in einem Programm, das im Browser läuft.
- Meldedaten kommen vor der Anreise online
- Ortstaxe steht in Preis, Buchung und Rechnung
- 14 Tage mit den eigenen Zimmern testen
Kurz gesagt
Pensionssoftware ist ein Hotelprogramm, das Belegungsplan, Gästemeldung, Ortstaxe, Rechnung und Zimmerreinigung einer kleinen Pension verbindet. STRYK läuft im Browser, jedes Familienmitglied arbeitet mit eigenem Zugang und ohne Aufpreis je Person. Bezahlt wird ein Grundpreis plus ein fester Betrag je Zimmer und Monat. Eine Einrichtungsgebühr gibt es nicht, die Übernahme deiner Excel-Liste ist enthalten.
Aktualisiert
Was in der Pension heute Zeit kostet
In vielen Pensionen hängt der Belegungsplan in der Küche, Portalbuchungen stehen im Extranet und die Rechnung entsteht in Word. Zeit kostet das vor allem an diesen Stellen.
- Heute
Der Belegungsplan hängt als Ausdruck in der Küche, eine zweite Fassung liegt in Excel. Während du am Frühstücksbuffet stehst, kommt eine Portalbuchung für Zimmer 4. Der Plan zeigt es erst am Abend, und das Zimmer ist doppelt vergeben.
Mit STRYKBuchungen von Rezeption, Website und verbundenen Portalen landen im selben Kalender. Ist Zimmer 4 vergeben, nimmt in STRYK kein anderer Buchungsweg es mehr an, bei Portalen nach erfolgreicher Synchronisierung. Die neue Buchung erscheint, ohne dass jemand die Seite neu lädt, und das Team bekommt einen Hinweis.
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Die Meldescheine liegen am Sonntagabend als Stapel auf dem Tisch. Die Ortstaxe rechnest du am Abreisetag im Kopf nach und trägst sie von Hand in die Rechnung ein.
Mit STRYKGäste können die Meldedaten vor der Anreise online ausfüllen, deine Rezeption prüft sie. In Österreich zeigt STRYK die 24-Stunden-Frist je Aufenthalt an. Die Ortstaxe steht in Preis, Buchung und Rechnung.
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Die Rechnung entsteht in einer Word-Vorlage. Ein Tippfehler im Betrag wird überschrieben, und in der Ablage liegen zwei Fassungen derselben Rechnung.
Mit STRYKDie Rechnung entsteht aus der Buchung. Ist sie ausgestellt, bleibt sie, wie sie ist; einen Tippfehler korrigierst du mit einer Gutschrift und stellst neu aus. Das PDF trägt dein Logo und lässt sich in der Sprache des Gastes erzeugen.
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Ein Dienstag in einer Pension mit 12 Zimmern
Ein Beispieltag in einer Pension mit 12 Zimmern, geführt von einer Familie mit einer Reinigungskraft.
Portalbuchung während des Frühstücks
Die Chefin schenkt Kaffee nach, als über ein verbundenes Portal eine Buchung für Zimmer 4 eingeht. Sie erscheint im Kalender ohne Neuladen, und Zimmer 4 ist für Telefon und Website ab sofort gesperrt. Niemand muss den Ausdruck in der Küche nachführen.
Der Reinigungsplan liegt schon im Postfach
Die Reinigungskraft hat den Tagesplan um 8 Uhr als PDF bekommen, in ihrer Sprache: drei Abreisen, vier Anreisen, Zimmer 4 neu dazu. Was fertig ist, meldet sie im Plan, und die Chefin sieht am Empfang, welches Zimmer bezugsbereit ist.
Zimmer 3 reist ab
Beim Check-out wechselt Zimmer 3 auf den Reinigungsstatus, den die Reinigungskraft in ihrem Plan sieht. Die zwei Getränke von der Bar stehen bereits als offene Posten auf der Rechnung. Das PDF geht per E-Mail an den Gast.
Anruf mit Terminwunsch
Ein Paar fragt telefonisch nach drei Nächten im September. Im Preisrechner prüfst du Zeitraum, Kategorie, Tarif und Ortstaxe, ohne eine Buchung anzulegen. Beim Anlegen schlägt STRYK das passende freie Zimmer vor.
Anreise ohne Zettelstapel
Die Gäste haben ihre Meldedaten vorab online eingetragen, samt Ausweisdaten und Unterschrift. Deine Rezeption prüft die Angaben und gibt den Schlüssel aus.
Stammgast bucht für nächstes Jahr
Ein Ehepaar, das seit Jahren im September kommt, ruft an. Die Gästekartei zeigt die letzten Aufenthalte, und beim Anlegen der Buchung greift die Rabattregel, die du für die beiden hinterlegt hast. Die Bestätigung geht noch während des Gesprächs hinaus.
Funktionen, die eine Pension täglich nutzt
Was die Familie am Empfang anfasst, vom Kalender am Morgen bis zur Buchungsseite, über die nachts gebucht wird.
Belegungsplan
Der Kalender zeigt Tag, Woche, zwei Wochen oder Monat mit dem Zimmerstatus. Du legst Buchungen an, änderst und stornierst sie und erfasst Walk-ins. Mehrere Zimmer lassen sich in einer Buchung bündeln.
WeiterlesenGästemeldung
Gäste tragen Meldedaten online ein, deine Rezeption prüft sie. Für Österreich überwacht STRYK die 24-Stunden-Frist und exportiert Meldefälle als CSV oder für Gemeindeportale (MBS).
WeiterlesenOrtstaxe
Du trägst Betrag und Berechnungsart einmal unter Einstellungen → Hotel ein, auch für Kinder, Saison und Aufenthaltsdauer. STRYK rechnet die Taxe in Preis, Buchung und Rechnung ein. Die Höhe legt deine Gemeinde fest.
WeiterlesenRechnungen und Angebote
Aus der Buchung entsteht die Rechnung, aus einem Angebot auf Wunsch ebenfalls. Offene Posten kommen beim Check-out automatisch hinein. Der Steuerberatung übergibst du die Daten monatlich als DATEV-, BMD-, CSV- oder Excel-Journal.
WeiterlesenHousekeeping
Der Tagesplan zeigt Status, Belegung und Aufgaben je Zimmer. Du weist Zimmer der Reinigungskraft zu, und die Rezeption sieht, sobald ein Zimmer bezugsbereit ist.
WeiterlesenEigene Buchungsseite
Deine Gäste buchen direkt auf deiner Seite unter einer STRYK-Adresse oder deiner eigenen Domain. Preise und Verfügbarkeit kommen aus deinem Kalender, die Ortstaxe steht im Preis. Für die Buchungsseite zahlst du keinen Aufpreis.
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Pensionsalltag mit Zettel und Extranet oder mit STRYK
Was sich ändert, wenn Plan, Meldung und Rechnung nicht mehr an drei Orten liegen.
| Aufgabe | Papierplan, Extranet, Word | Mit STRYK |
|---|---|---|
| Belegung führen | Papierplan, Excel und Portal-Extranet laufen nebeneinander und müssen abgeglichen werden. | Ein Kalender mit Zimmerstatus. Ein belegtes Zimmer lässt sich auf keinem Weg ein zweites Mal vergeben. |
| Portalbuchung übernehmen | Die Buchung kommt per E-Mail und wird von Hand in den Plan übertragen. | Mit verbundenem Portal landen Buchung, Änderung und Storno im Belegungsplan. Der Channel Manager ist im STRYK-Grundpreis enthalten. |
| Gäste melden | Meldescheine werden handschriftlich ausgefüllt und später nachgetragen. | Meldedaten kommen vorab online. In Österreich zeigt STRYK Fristen an und exportiert als CSV oder für Gemeindeportale. |
| Ortstaxe abrechnen | Betrag je Gast und Nacht wird am Abreisetag von Hand gerechnet. | Eine Einstellung, danach erscheint die Taxe in Preis, Buchung und Rechnung. |
| Rechnung stellen | Word-Vorlage, eine Korrektur überschreibt den Ursprung. | Rechnung aus der Buchung. Fehler korrigiert eine Gutschrift, die ausgestellte Fassung bleibt erhalten. |
| Vertretung organisieren | Das Wissen steckt im Kopf der Chefin und in einem Ordner. | Die Tochter übernimmt mit eigenem Zugang und passenden Rechten. Später siehst du im Aktivitätsprotokoll jede ihrer Änderungen. |
Ein Preis, der mit deinem Haus wächst
Eine Pension zahlt für ihre Zimmer, nicht für die Zahl der Familienmitglieder am Empfang. Nur wenn Gäste über dein Online-Zahlungskonto online anzahlen, kommt auf diese Beträge eine Plattformabgabe dazu.
Preise im Detail59 € Grundpreis + 6 € je Zimmer oder Einheit pro Monat
Beispiel mit 12 Zimmern131 €pro Monat
- 14 Tage kostenlos testen
- Keine Einrichtungsgebühr
- Persönliche Begleitung beim Start
Netto, jährliche Abrechnung. Im ersten Vertragsjahr 20 % Rabatt auf den Grundpreis.
Der Wechsel vom Papierplan zu STRYK
Installiert wird nichts. Die Zimmer und künftigen Buchungen kommen aus deiner Liste, nicht aus deinen Fingern.
Zimmerzahl und Buchungswege nennen
In der Anfrage stehen deine Zimmerzahl und wie heute gebucht wird, etwa Telefon, ein Portal und die Website. Wir melden uns persönlich und richten deinen Testzugang ein.
Excel-Liste übernehmen
Gäste und künftige Buchungen kommen als CSV- oder XLSX-Datei. Ein Testlauf zeigt vorher, welche Zeilen nicht passen, etwa eine Buchung ohne Abreisedatum.
Ruhigen Stichtag wählen
Lege den Umstieg auf einen Tag mit wenigen Anreisen. Ab dann landen neue Buchungen nur noch im Kalender, der Papierplan dient noch zum Nachschlagen.
Team anlegen
Jede Person bekommt einen eigenen Zugang mit passender Rolle, etwa die Chefin als Inhaberin und die Aushilfe nur mit Rezeptionsrechten.
Häufige Fragen
Lohnt sich eine Software schon für sechs Zimmer?
Ja, sobald Buchungen auf mehr als einem Weg eingehen, etwa per Telefon, Website und Portal. Dann wächst das Risiko, dass ein Zimmer doppelt vergeben wird. Der Preis steigt mit jedem Zimmer, ein Grundpreis fällt immer an. Im Preisrechner siehst du, was sechs Zimmer kosten.
Wie setzt sich der Preis für meine Pension zusammen?
Aus zwei Teilen: einem Grundpreis für das Haus und einem festen Betrag je Zimmer und Monat, netto. Monatliche Abrechnung kostet 20 % mehr als jährliche. Beim ersten Vertrag eines Hotels gibt es zwölf Monate 20 % Rabatt auf den Grundpreis, nicht auf die Zimmerbeträge. Die Preiskarte auf dieser Seite rechnet das für deine Zimmerzahl durch.
Wie kommen meine bisherigen Gästedaten ins System?
Meist aus einer Excel-Liste oder einem alten Programm, über einen begleiteten Import aus CSV, XLSX oder ZIP. Du füllst Vorlagen, ein Testlauf zeigt vorab, was übernommen würde, und ein Fehlerbericht nennt Zeilen, die nicht passen. Die Datenübernahme kostet nichts extra.
Übernimmt STRYK die Höhe der Ortstaxe für meine Gemeinde?
Nein, die Höhe legt deine Gemeinde fest. STRYK übernimmt den Wert, den du eintragst, und rechnet ihn in Preis, Buchung und Rechnung ein. Es prüft ihn nicht gegen die Verordnung. Betrag, Berechnungsart, Kinder, Saison und Aufenthaltsdauer stellst du unter Einstellungen → Hotel ein.
Können mehrere Familienmitglieder mit eigenem Zugang arbeiten?
Ja, die Zahl der Nutzer ist nicht begrenzt und kostet nichts extra. Jede Person hat einen eigenen Zugang mit Rolle und Rechten, die Anmeldung läuft über Nextpulse ID mit zweitem Faktor. Das Aktivitätsprotokoll zeigt, wer was geändert hat.
Erkennt STRYK das Ehepaar, das jedes Jahr im September kommt?
Ja, über die Gästekartei mit früheren Aufenthalten. Lege die beiden versehentlich neu an, warnt STRYK anhand von Name, Geburtsdatum und Kontaktdaten vor einem doppelten Profil. Einen festen Stammgastrabatt hinterlegst du als Rabattregel direkt am Gast.
Wie bekommt meine Reinigungskraft den Tagesplan?
Als PDF, auf Wunsch jeden Morgen zu einer festen Uhrzeit per E-Mail. Den Plan gibt es in 18 Sprachen, auch wenn die Reinigungskraft kein Deutsch spricht. Mit eigenem Zugang kann sie Zimmer im Housekeeping-Plan auch selbst als fertig melden.
Deine Pension 14 Tage im Alltag testen
Nenne uns deine Zimmerzahl und wie heute gebucht wird, per Telefon, Portal oder Website. Danach teste 14 Tage mit deinen eigenen Zimmern.