Přijaté faktury v hotelu
Přijaté faktury v hotelu digitálně, bez přepisování
STRYK přijímá od dodavatelů faktury ve formátu XRechnung a Factur-X, kontroluje je a připravuje jejich převod jako přijaté faktury. Schválení a platbu rozhoduješ ty.
- Příjem XRechnung (UBL/CII) a Factur-X
- Žádné automatické schválení, žádná automatická platba
- Papírové doklady s originálem v příloze
Stručně
Digitální zpracování přijatých faktur znamená, že faktura od dodavatele přijde jako strukturovaný soubor a nepřepisuje se ručně. STRYK přijímá XRechnung (UBL/CII) a Factur-X, soubor zkontroluje a po kontrole ho převezme jako přijatou fakturu. Neplatné dokumenty zůstávají zadržené. Schválení a platbu zajišťuje tvůj tým. Funkce je součástí základní ceny, tvořené základním poplatkem a částkou za pokoje, bez poplatku za každou fakturu.
Aktualizováno
Co dnes u faktur od dodavatelů zabírá čas
Když kuchyně, dodavatel nápojů a údržba posílají každý měsíc faktury, samotné zaplacení zabere málo času. Drahé je všechno před ním.
- Dnes
Faktura za nápoje dorazila na nákupní adresu, faktura za prádelnu na recepci a faktura údržby do schránky majitelky. Na konci měsíce hledáš doklady ve třech složkách a dvou schránkách, dokud je účetní nedostane.
S STRYKZkontrolované e-faktury jsou jako přijaté faktury k dispozici mezi přijatými doklady. Papírové a PDF doklady tam zadáš ručně a připojíš originál. Back office pracuje v jednom seznamu.
Číst dál - Dnes
Dodavatel upomíná fakturu, kterou už máš zaplacenou. Nebo naopak: stejná faktura za maso přijde jednou jako PDF příloha a jednou papírově, a obě skončí v hromadě k platbě.
S STRYKKaždá převzatá faktura je záznam se stavem. Před schválením vidíš, co od tohoto dodavatele už eviduješ. Kontrola duplicit zůstává při schvalování tvým úkolem.
Číst dál - Dnes
E-faktura je XML soubor, který člověk nepřečte. Účetní ho neotevře, vyžádá si PDF a znovu přepíše částku, datum a číslo faktury.
S STRYKSTRYK sám načte XRechnung (UBL/CII) a Factur-X a výsledek ukáže jako běžnou fakturu. Obsah souboru se zkontroluje dřív, než vznikne přijatá faktura. Nic se nepřepisuje.
Číst dál
Úterý v back office: čtyři dodavatelé, jeden neplatný soubor
Příklad z domu s 30 pokoji. Účetní pracuje na přijatých fakturách dvakrát týdně, majitelka schvaluje.
Prohlédnout nové e-faktury
Čtyři dodavatelé poslali e-faktury: nápoje, prádelna, kávový servis, údržba. Účetní převezme soubory do přijatých dokladů. Dokumenty, které kontrolou projdou, jsou připraveny k převzetí.
Rozpoznat neplatný soubor
Faktura kávového servisu kontrolou neprojde a zůstane zadržená. Účetní to vidí dřív, než se cokoli zaúčtuje. Požádá dodavatele o opravený soubor.
Převzít jako přijaté faktury
Tři zkontrolované faktury účetní převezme jako přijaté faktury. Dodavatel, číslo faktury, datum a částky pocházejí ze souboru. Nic nemusí přepisovat.
Majitelka schvaluje
Majitelka porovná částky s dodacím listem a objednávkou. Schválí to, co souhlasí. STRYK platbu nespouští. Převod zařídí tým v bance jako doposud.
Nahrát výpis z účtu
Odpoledne účetní nahraje výpis z účtu jako CAMT.053. U odchodů za nápoje a prádelnu STRYK navrhne otevřené faktury, které by mohly sedět. Každé přiřazení potvrzuje sama.
Doklady měsíce pro účetní kancelář
Deníky jdou jako DATEV, BMD, CSV nebo Excel účetní kanceláři, na přání s balíkem dokladů. Daňový poradce dostane faktury, které byly v systému zkontrolovány.
Co STRYK přebírá u přijatých faktur
Cesta sahá od souboru až k účetní kanceláři. U každé funkce je uvedeno, kde do toho zasáhne tvůj tým.
Přijímat a kontrolovat e-faktury
STRYK přijímá přijaté faktury ve formátu XRechnung (UBL/CII) a Factur-X a kontroluje soubor. Dokumenty, které kontrolu neprojdou, zadrží. Papírové a PDF doklady zadáš ve stejné části ručně, s originálem v příloze.
Číst dálPřevzetí jako přijatá faktura
Po úspěšné kontrole vznikne z e-faktury přijatá faktura. Údaje, které jsou už v souboru, nemusíš znovu zadávat. Schválení a platba zůstávají výslovně u týmu.
Číst dálBankovní import pro párování
Výpisy z účtu importuješ jako CAMT.053 (případně CAMT.052/054) nebo CSV. STRYK navrhuje párování k otevřeným fakturám. Přímé napojení na banku neexistuje, import je souborový.
Číst dálMěsíční deník pro účetní kancelář
Měsíční předání probíhá jako deník DATEV, BMD, CSV nebo Excel, volitelně s balíkem dokladů. Archiv kontroly podporuje uchovávání podle lhůt v Rakousku (7 let) a Německu (10 let).
Číst dál
Přijaté faktury s propojeným systémem a bez něj
Vlevo cesta faktury od dodavatele přes schránky a stoly, vpravo stejná cesta ve STRYK. Schválení a platba jsou v obou sloupcích u týmu.
| Úkol | Schránka, složka, přepisování | S STRYK |
|---|---|---|
| Přijetí faktury | Papír, PDF přílohy a XML soubory z více schránek a od recepce. | XRechnung a Factur-X se přijmou a zkontrolují. Papírové a PDF doklady zadáš ručně, s originálem v příloze. |
| Zadání údajů | Dodavatel, číslo, datum a částky se ručně přepisují do tabulky nebo účetního programu. | Údaje pocházejí ze zkontrolovaného souboru a jdou do přijaté faktury. |
| Chybný soubor | Často se to ukáže až při zaúčtování nebo u daňového poradce. | Neplatné dokumenty se zadrží dřív, než vznikne přijatá faktura. |
| Schválení | Faktura putuje na papíře od stolu ke stolu nebo přeposíláním. | Schválení zůstává úkolem tvého týmu. STRYK nic neschvaluje automaticky. |
| Platba | Převod v internetovém bankovnictví. | Beze změny. STRYK platbu nespouští a není propojen s tvým bankovním účtem. |
| Párování s bankou | Výpis z účtu a seznam faktur se položí vedle sebe. | Výpis importuješ jako soubor, navržená párování potvrdíš nebo upravíš. |
| Konec měsíce s účetní kanceláří | Složky, přílohy e-mailů a seznam v Excelu na konci měsíce. | Deník jako DATEV, BMD, CSV nebo Excel, na přání s balíkem dokladů. |
Jedna cena, která roste s tvým ubytováním
Zpracování přijatých faktur patří mezi finanční funkce v základní ceně. Neexistuje poplatek za fakturu ani dodatečná licence pro uživatele back office, protože počet uživatelů je neomezený.
Podrobné ceny59 € základní poplatek + 6 € za pokoj nebo jednotku měsíčně
Příklad pro 30 pokojů239 €měsíčně
- 14 dní zdarma na vyzkoušení
- Žádný poplatek za zavedení
- Osobní podpora na začátku
Netto, roční fakturace. V prvním roce smlouvy sleva 20 % na základní poplatek.
Jak zavést přijaté faktury ve STRYK
Svůj postup s fakturami měníš postupně. Stávající dodavatelé posílají dál jako doposud, dokud nepřejdeš.
Zeptej se dodavatelů na formát
Ověř s back office, kteří dodavatelé už posílají XRechnung nebo Factur-X. Velké dodavatele z obchodu s nápoji a velkokuchyní často přecházejí dřív než malé řemeslné firmy.
Nastav to společně s námi
Nastavení je součástí základní ceny. Probereme s tebou, jak dnes v domě faktury procházejí, a STRYK podle toho nastavíme.
Začni s hrstkou faktur
V prvním měsíci nech přes STRYK procházet e-faktury jen od dvou nebo tří dodavatelů. Tvůj tým se naučí kontrolu, převzetí a schválení na skutečných dokladech.
Formát domluv s účetní kanceláří
Ujasně si s účetní kanceláří, zda chce DATEV, BMD nebo CSV deník. Předání probíhá měsíčně, volitelně s balíkem dokladů.
Časté dotazy
Jaké formáty e-faktur umí STRYK přijmout?
STRYK přijímá XRechnung v syntaxi UBL a CII a Factur-X. Jiné formáty nejsou součástí této funkce. Soubor se před vznikem přijaté faktury zkontroluje.
Co se stane s chybnou e-fakturou?
Zadrží se a jako přijatá faktura se nepřevezme. Tvůj tým vidí, že kontrola neproběhla, a může od dodavatele vyžádat opravený soubor. Zaúčtovat se dá až potom.
Zaplatí se faktura automaticky?
Ne. STRYK fakturu automaticky neschvaluje a platbu nespouští. Schválení a převod provedeš ty nebo tvůj tým. Propojení s bankovním účtem neexistuje.
Jak se papírové nebo PDF faktury dostanou do systému?
Ručně. V části Účetnictví → Platby → Přijaté doklady zadáš dodavatele, číslo dokladu, datum a částky a nahraješ originál jako přílohu. Převzetí bez přepisování platí jen pro XRechnung a Factur-X.
Jak dodavatelé posílají e-faktury do STRYK?
Jako soubor ve formátu XRechnung (UBL/CII) nebo Factur-X. Požádej dodavatele, aby posílali strukturovaný soubor, ne jen PDF. Cestu, kterou soubory dorazí do tvých přijatých dokladů, nastavíme s tebou při zavádění.
Dostane účetní kancelář doklady?
Ano. Měsíční předání probíhá jako deník DATEV, BMD, CSV nebo Excel, na přání s balíkem dokladů. Jaký formát tvoje účetní kancelář potřebuje, určíš s ní.
Kdo zaúčtuje přijaté faktury ve finančním účetnictví?
Tvůj daňový poradce. STRYK převezme zkontrolovanou fakturu jako přijatou fakturu a předá ji v měsíčním deníku. Rozvaha a roční závěrka zůstávají u tvojí účetní kanceláře.
Ukaž nám svou hromadu faktur
Probereme s tebou, které dodavatele posílají e-faktury a jak vypadá cesta až k daňovému poradci v STRYK. K tomu si vyžádej 14denní zkušební přístup.