1. Předmět a role

Zákazník je správcem ve smyslu čl. 4 bod 7 GDPR pro osobní údaje, které on nebo jeho uživatelé zpracovávají v STRYK („zpracovávané údaje“). Nextpulse zpracovává zpracovávané údaje jako zpracovatel.

Předmětem zpracování je poskytování, provoz, údržba, zálohování a podpora STRYK podle hlavní smlouvy včetně zkušebních smluv.

Pro vlastní účely – správu smluv, fakturaci, identitní účty Nextpulse ID, bezpečnost platformy, obranu proti zneužití a uplatňování právních nároků – jedná Nextpulse jako samostatný správce; tato zpracování popisují zásady ochrany osobních údajů.

2. Doba trvání

Smlouva platí po dobu hlavní smlouvy včetně přechodného období a období pro vyzvednutí po skončení smlouvy a dále, dokud Nextpulse zpracovává zpracovávané údaje, až do jejich výmazu podle bodu 14.

3. Druh a účel zpracování

Druh zpracování: shromažďování, zaznamenávání, ukládání, uspořádání, přizpůsobování, vyhledávání, používání, předávání vybraným příjemcům zákazníkem, porovnávání, omezování, zálohování, obnova a výmaz. Účelem je poskytnutí funkcí, které zákazník používá, zejména:

správa hotelu: rezervace, pokoje, obsazenost, housekeeping, profily hostů, faktury, stav plateb, finanční účetní zápisy, vyhodnocení a organizace zaměstnanců;
Booking Engine, hostovský web, online check-in, portál pro hosty a kiosek včetně evidence hlášení a dokladů totožnosti, pokud zákazník tyto funkce aktivuje;
komunikace s hosty e-mailem a v dalších kanálech včetně analýzy s podporou AI, návrhů odpovědí a automatizovaných odpovědí, pokud jsou aktivovány;
distribuce dostupností, cen a rezervací prostřednictvím channel manageru, pokud je aktivován;
propojení platebních, pokladních, bankovních a dalších systémů, pokud je zákazník aktivuje;
převzetí dat z předchozích systémů, analýza chyb, podpora a bezpečnostní opatření, pokud je to pro plnění nezbytné.

4. Dotčené osoby a kategorie údajů

Hosté, spolucestující, objednatelé a zájemci: identifikační a kontaktní údaje, údaje o pobytu a rezervaci, preference, obsah komunikace, údaje o fakturaci a stavu plateb, údaje pro hlášení a evidenci hostů.
Údaje o dokladech totožnosti: údaje z cestovních dokladů a vyobrazení dokladů totožnosti, pokud zákazník používá příslušnou funkci.
Zaměstnanci a uživatelé zákazníka: jméno, kontaktní údaje, role, přiřazení služby a úkolů, aktivitní a přístupové protokoly.
Obchodní kontakty, firemní zákazníci, dodavatelé a partneři: základní, kontaktní, smluvní a fakturační údaje.
Zvláštní kategorie osobních údajů ve smyslu čl. 9 GDPR, například zdravotní údaje v přáních hostů, pouze pokud zákazník rozhodne takové údaje evidovat a má k tomu právní základ.
Nezpracovávají se úplná čísla platebních karet, kontrolní čísla karet ani přístupové údaje k internetovému bankovnictví; platební prostředky zpracovává platební poskytovatel zákazníka.

5. Pokyny

Nextpulse zpracovává zpracovávané údaje pouze na zdokumentovaný pokyn zákazníka, včetně předávání do třetích zemí, pokud ji k zpracování nezavazuje právo Unie nebo členského státu; v takovém případě sdělí Nextpulse zákazníkovi tyto právní požadavky před zpracováním, pokud to právo nezakazuje.

Hlavní smlouva, tato smlouva a nastavení a užívání funkcí zákazníkem představují pokyny. Jednotlivé pokyny se dávají v textové formě.

Je-li Nextpulse toho názoru, že pokyn je v rozporu s předpisy o ochraně údajů, bezodkladně o tom informuje zákazníka a může výkon pokynu pozastavit až do jeho potvrzení nebo změny.

6. Důvěrnost

Nextpulse zaručuje, že se osoby oprávněné ke zpracování zavázaly k mlčenlivosti nebo podléhají přiměřené zákonné povinnosti mlčenlivosti. Přístup ke zpracovávaným údajům probíhá pouze v rozsahu nezbytném pro provoz, bezpečnost nebo podporu. Změnové podpůrné úkony ve správě platformy se zaznamenávají s odůvodněním.

7. Bezpečnost zpracování

Nextpulse přijímá technická a organizační opatření požadovaná podle čl. 32 GDPR. Jsou popsána v bodě 17. Nextpulse může opatření přizpůsobit technickému pokroku, pokud nedojde k poklesu úrovně ochrany.

8. Podzpracovatelé

Zákazník uděluje všeobecný souhlas k zapojení podniků uvedených v seznamu podzpracovatelů. Nextpulse informuje zákazníka v textové formě nejméně 30 dní před pověřením nového nebo výměnou stávajícího podzpracovatele.

Zákazník může změně v textové formě vznést námitku do 14 dnů od doručení informace z důležitého důvodu souvisejícího s ochranou údajů. Strany se snaží o smírné řešení. Pokud se nepodaří, může zákazník dotčenou smlouvu nebo její část vypovědět ke dni nasazení; předem zaplacené poplatky za období po něm se poměrně vrátí.

Je-li výměna nutná krátkodobě k odvrácení akutního bezpečnostního nebo dostupnostního rizika, informuje Nextpulse bezodkladně dodatečně; právo na námitku a výpověď platí obdobně.

Nextpulse ukládá každému podzpracovateli smluvně v podstatě tytéž povinnosti ochrany údajů, které jsou stanoveny v této smlouvě, a odpovídá zákazníkovi za jejich dodržování.

9. Práva subjektů údajů

Nextpulse podporuje Zákazníka vhodnými technickými a organizačními opatřeními při vyřizování žádostí subjektů údajů, především prostřednictvím funkcí dostupných ve STRYK, zejména k opravě, exportu dat a výmazu nebo anonymizaci profilů hostů. Pokud tyto funkce pro určitou žádost nestačí, Nextpulse na žádost Zákazníka do deseti pracovních dnů poskytne údaje subjektu údajů zpracovávané jménem Zákazníka v běžně používaném strojově čitelném formátu, nebo je vymaže. Obrátí-li se subjekt údajů přímo na Nextpulse, Nextpulse žádost do pěti pracovních dnů předá Zákazníkovi a sám na ni neodpovídá, nestanoví-li zákon jinak.

10. Podpora v oblasti bezpečnosti, posouzení vlivu a konzultace

Nextpulse s ohledem na druh zpracování a dostupné informace podporuje zákazníka při plnění povinností podle čl. 32 až 36 GDPR, zejména poskytováním informací pro posouzení vlivu na ochranu údajů a při předchozí konzultaci s dozorovým úřadem.

Podpůrné služby přesahující poskytnutí existujících informací a funkcí a nevyvolané porušením ze strany Nextpulse může Nextpulse po předchozím informování vyúčtovat přiměřenými sazbami.

11. Porušení ochrany osobních údajů

Nextpulse oznámí zákazníkovi porušení ochrany zpracovávaných údajů bez zbytečného odkladu, nejpozději však do 48 hodin poté, co se o něm Nextpulse dozvěděla. Oznámení se zasílá na kontaktní adresu uloženou zákazníkem.

Oznámení obsahuje, pokud je k dispozici, popis druhu porušení, kategorií a přibližného počtu dotčených osob a záznamů, pravděpodobných důsledků a přijatých nebo navrhovaných opatření, jakož i kontaktní místo. Informace, které ještě nejsou k dispozici, budou bez prodlení doplněny.

O oznámeních dozorovému úřadu a o informování subjektů údajů rozhoduje zákazník. Oznámení není uznáním porušení povinnosti.

12. Místa zpracování a předávání do třetích zemí

Zpracovávané údaje se zpracovávají přednostně v Evropské unii nebo v Evropském hospodářském prostoru. Někteří podzpracovatelé zpracovávají údaje také ve třetích zemích, zejména ve Spojených státech; seznam podzpracovatelů uvádí u každého poskytovatele místo a právní základ předání.

Předání do třetích zemí probíhá pouze za podmínek čl. 44 a násl. GDPR, zejména na základě rozhodnutí o adekvátní ochraně, jako je EU-US Data Privacy Framework u certifikovaných příjemců, nebo standardních smluvních doložek Evropské komise včetně nezbytných dodatečných opatření. Kde je použito rozhodnutí o adekvátní ochraně, sjedná Nextpulse, pokud je to možné, standardní smluvní doložky jako doplňkový základ.

13. Prokazování a kontroly

Nextpulse poskytne zákazníkovi všechny potřebné informace k prokázání souladu s touto smlouvou, zejména aktuální popis technických a organizačních opatření a dostupné doklady podzpracovatelů.

Zákazník nebo jím pověřený auditor, který je vázán mlčenlivostí a není konkurentem společnosti Nextpulse, může provádět kontroly včetně inspekcí. Pravidelné kontroly se konají nejvýše jednou ročně s předchozím oznámením nejméně 30 dní. Při porušení ochrany zpracovávaných údajů, nařízení dozorového úřadu nebo konkrétních indicích o porušení jsou přiměřeně předem ohlášené dodatečné kontroly přípustné.

Kontroly probíhají v provozní době bez nepřiměřeného narušení provozu a se zachováním důvěrnosti údajů jiných zákazníků. Náklady nese zákazník; prokáže-li kontrola podstatné porušení ze strany Nextpulse, nese Nextpulse přiměřené náklady.

14. Vrácení a výmaz

Během trvání smlouvy může zákazník zpracovávané údaje získat prostřednictvím dostupných exportních funkcí. Po skončení smlouvy drží Nextpulse zpracovávané údaje během přechodného období a období pro vyzvednutí podle B2B-SaaS-VOP připravené k vrácení; pokud již přístup k STRYK není možný, poskytne Nextpulse na požádání export.

Po uplynutí období pro vyzvednutí Nextpulse zpracovávané údaje neprodleně smaže, nejpozději do 90 dnů, pokud ji samu nezavazuje povinnost uchovávání podle práva Unie nebo členského státu. Existuje-li taková povinnost, Nextpulse dotčené údaje zablokuje a zpracovává je pouze pro tento účel. Zálohy se přepisují v běžném cyklu zálohování, nejpozději po 90 dnech, a do té doby se již nepoužívají pro běžný provoz. Na žádost Nextpulse potvrdí výmaz v textové formě.

Zákonné povinnosti uchovávání zákazníka, například podle BAO, UGB nebo zákona o hlášení pobytu (Meldegesetz), leží na zákazníkovi; plní je na základě vrácení, respektive exportů. Nextpulse neuchovává zpracovávané údaje po skončení smlouvy pro zákazníka, pokud zákazník výslovně nezadá samostatnou zakázku jako vlastní službu se stanovenou dobou. Vlastní smluvní, fakturační a důkazní údaje společnosti Nextpulse nejsou zpracovávanými údaji.

15. Anonymizované údaje

Nextpulse smí zpracovávané údaje anonymizovat, pokud je to nezbytné k poskytování, zajištění a zlepšování STRYK, a anonymizované údaje používat bez vyvozování závěrů o fyzických osobách nebo jednotlivém zákazníkovi. Zpracovávané údaje se nepoužívají k trénování modelů AI.

16. Přednost a odpovědnost

Pro otázky ochrany údajů má tato smlouva přednost před ostatními smluvními dokumenty, s výjimkou individuálních ujednání, která výslovně odkazují na konkrétní ustanovení této smlouvy; odchylka od čl. 28 GDPR v neprospěch zákazníka se nesjednává.

Zákonná odpovědnost podle GDPR se nevylučuje ani neomezuje. Vzájemné vyrovnání mezi stranami se řídí čl. 82 odst. 5 GDPR; pro ně a jinak platí ustanovení o odpovědnosti B2B-SaaS-VOP včetně jejich omezení při lehké nedbalosti.

17. Příloha: technická a organizační opatření

Následující opatření popisují aktuální stav. Pravidelně se přezkoumávají a dále rozvíjejí.

Oddělení zákazníků: údaje každého zákazníka jsou označeny podle klienta; databáze vynucuje oddělení kromě aplikační logiky také politikami zabezpečení řádků (Row Level Security), které nelze pro aplikační roli obejít.
Řízení přístupu: přihlašování uživatelů přes Nextpulse ID pomocí OpenID Connect; podpora druhého faktoru; pro citlivé administrativní úkony správy platformy je vyžadováno čerstvé přihlášení s druhým faktorem. Účty zařízení pro funkce kiosku jsou omezeny na příslušný provoz.
Kontrola přístupu: rolová oprávnění podle zásady nezbytnosti s kontrolou každého požadavku na straně serveru; nepřiřazené přístupy se odmítají. Podpůrné úkony se provádějí přes správu platformy; změnové úkony vyžadují odůvodnění a zaznamenávají se.
Kontrola přenosu: přístupy ke STRYK přes internet probíhají výhradně šifrovaně pomocí TLS. E-maily se přenášejí transportně šifrovaně, pokud to přijímající server podporuje. Přístupová tajemství pro připojené třetí systémy se ukládají šifrovaně.
Šifrování uložených dat: zálohy se ukládají šifrovaně. U zvlášť citlivého obsahu, jako jsou vyobrazení dokladů totožnosti, Nextpulse doporučuje omezit evidenci na zákonně nezbytné a stanovit lhůty pro výmaz.
Lhůty pro výmaz: u údajů z online check-inu včetně evidovaných dokladů totožnosti může zákazník ve STRYK stanovit lhůtu pro výmaz. Standardně není aktivována; stanovení lhůt pro výmaz přísluší zákazníkovi jako správci.
Nahrávání: nahrané soubory se před zpracováním kontrolují na škodlivý software.
Kontrola vstupů a protokolování: protokolování bezpečnostně a provozně relevantních úkonů; protokoly neobsahují hesla, tokeny ani přístupová tajemství.
Kontrola dostupnosti: denní zálohy, které se ukládají šifrovaně na úložišti odděleném od produkčního provozu; zdokumentované postupy obnovy; omezení anonymních dotazů proti přetížení a zneužití.
Kontrola oddělení: oddělení vývojového, testovacího a produkčního prostředí; žádné produkční přístupové údaje ve zdrojovém kódu.
Organizační opatření: závazek k mlčenlivosti, omezení administrativních přístupů na oprávněné osoby, postupy pro bezpečnostní aktualizace a pro řešení bezpečnostních incidentů.