Контролинг за малки хотели
Контролинг на хотел: пет месечни показателя за хотел с 24 стаи
Заетост, ADR, RevPAR, приходи по направления и неплатени фактури с формула и пример за изчисление. Данните за това идват от отчетите и експортите, които STRYK предоставя за всяко направление.
- Списък с резервации по месец като CSV или XLSX
- Отчети и експорт в PDF, Excel и CSV
- Издадените фактури остават непроменени
Накратко
Контролингът на малък хотел се свежда до пет месечни показателя: заетост, ADR, RevPAR, приходи по направления и неплатени фактури. Изчисляваш ги от данните за резервации и фактури, които STRYK предоставя като отчет или експорт в PDF, Excel и CSV. Цена: основна такса плюс сума за стая на месец, 14-дневен тест.
Актуализирано
Къде месечните показатели се объркват в малките хотели
Който сам съставя месечния отчет, рядко греши във формулите. Проблемът е в данните от няколко източника и в числата, които всеки брои по различен начин.
- Днес
Месечният отчет се създава на третия работен ден в Excel файл. Резервации от програмата за рецепция, приходи от счетоводството, а между тях пет таба, които никой друг не разбира освен теб.
С STRYKРезервациите, фактурите и плащанията са в една система. Филтрираш списъка с резервации по месец, експортираш го като CSV или XLSX и изчисляваш петте показателя в фиксиран шаблон.
Прочетете още - Днес
Собственичката казва 74 % заетост, собственикът 70 %. И двамата са прави, само че единият смята без стаите в ремонт, а другият с всичките 24.
С STRYKФормулите на тази страница определят какво е в знаменателя. Блокираните стаи записваш като блокиране на стая, така че периодът остава проследим.
Прочетете още - Днес
Семейството собственици получава всеки месец различен преглед: понякога снимка на таблица, понякога имейл с три числа. Сравненията с предходния месец стават само по памет.
С STRYKВсеки месец изпращаш едни и същи пет показателя в същия ред, като Excel файл или PDF. Бюджетът водиш в собствена таблица до него.
Прочетете още
Месечното приключване в хотел Nordlicht
Да допуснем, че собственичката на хотел Nordlicht с 24 стаи приключва септември на вторя работен ден от октомври. Сутрешната смяна на рецепцията ѝ помага.
Приключване на последния ден
Първо рецепцията приключва 30 септември. Как дневното приключване показва незавършените напускания и чернови, е описано на собствената му страница.
Филтриране на резервациите по месец
Собственичката задава филтър за настаняванията през септември и експортира списъка като CSV. В Excel има вече по един ред за всяка резервация, с който продължава да смята.
Изчисляване на заетост, ADR и RevPAR
Въвежда свободните и продадените нощувки в шаблона. Стая 11 е била блокирана шест дни, затова в знаменателя има 714 вместо 720 нощувки. Резултатът: 70,0 % заетост.
Прехвърляне на приходите по направления
Настаняването, закуската и барът се вадят от отчетите на направленията. Рецепцията преди това издава последните чернови на фактури, защото издадените фактури не се променят. Сборът след това не се мести.
Проверка на неплатените фактури към датата на отчета
Четири фактури от 30 септември все още не са платени. При банковото съгласуване собственичката съпоставя получените плащания, преди да предаде списъка на рецепцията за напомняне.
Отчет към собствениците и счетоводителя
Петте показателя отиват като Excel файл при семейството собственици. Данните за счетоводството следват чрез предаване на данъчния консултант.
Откъде идват числата в STRYK
STRYK предоставя суровите данни за петте показателя. Как да изчисляваш от тях, е описано в таблицата на тази страница.
Отчети по направления
Всяко направление, от резервациите до счетоводството, предоставя отчети в PDF, Excel и CSV. Excel файла използваш за собствения шаблон, а PDF за разговора със собствениците.
Прочетете ощеСписък с резервации с експорт
Списъкът с резервации можеш да филтрираш по месец с филтри по колони и да го експортираш като CSV или XLSX. От него броиш продадените нощувки на стаите.
Прочетете ощеМесечен приход, който не се мести
Никой не променя издадените фактури. Корекцията се появява като сторно или кредитно известие в месеца, в който възниква, затова докладваният септември остава същият.
Прочетете ощеРоли и журнал на действията
Собственичката дава на рецепцията само правата, от които се нуждае. Журналът на действията показва кой какво е променил, когато някой попита за дадено число.
Прочетете още
Пет месечни показателя за 24 стаи
Стойностите са примерни: хотел Nordlicht през септември с 30 дни. Приходите са приети като нетни.
| Показател | Как се изчислява | Хотел Nordlicht, септември |
|---|---|---|
| Заетост | Продадените нощувки се делят на наличните нощувки, умножено по 100. Наличните са стаи по дни, без дните с блокирани стаи. | 500 продадени от 714 налични нощувки (24 по 30 минус 6 дни блокиране) дават 70,0 %. |
| ADR (средна дневна цена) | Приходът от настаняване се дели на продадените нощувки. Закуската и туристическият данък не се включват. | 47 500 € настаняване, разделени на 500 нощувки, дават 95,00 €. |
| RevPAR (приход на налична стая) | Приходът от настаняване се дели на наличните нощувки. Същият резултат като ADR по заетост. | 47 500 € разделени на 714 нощувки дават 66,53 €. Проверка: 95,00 по 0,700 дава също 66,53. |
| Приходи по направления | Нетните приходи по направления, без преминаващи суми като туристическия данък. | Настаняване 47 500 €, закуска 7 000 €, бар и мини бар 2 300 €, общо 56 800 €. |
| Неплатени фактури | Сборът на издадените фактури, които на датата на отчета не са платени, и техният брой. | Четири фактури на обща стойност 3 120 € към 30 септември. |
Една цена, която расте с твоя обект
Отчетите, експортът и журналът на действията са част от основния продукт. Цената зависи от броя стаи, а допълнителните потребители не струват нищо повече.
Цени подробно59 € основна цена + 6 € на стая или единица на месец
Пример с 24 стаи203 €на месец
- 14 дни безплатен тест
- Без такса за настройка
- Личен старт с придружаване
Нетни цени, годишно фактуриране. През първата година на договора 20% отстъпка от основната цена.
Контролен списък за месечното приключване в малки хотели
Тези пет стъпки изпълняваш всеки месец в един и същ ред. С времето приключването отнема по-малко, защото нищо не се решава наново.
Приключи последния ден
Провери дали няма напускане без check-out и отворена чернова на фактура от месеца. Едва тогава месецът може да се брои.
Експортирай списъка с резервации
Филтрирай по месец и експортирай като CSV или XLSX. Запази файла с постоянно име, например с година и месец.
Изчисли петте показателя
Въведи нощувките и приходите в твоя шаблон и провери RevPAR спрямо ADR по заетост. Ако резултатът не съвпада, някое броене не е вярно.
Съгласувай с фактурите и банката
Приходът от настаняване в шаблона трябва да съвпада с издадените фактури. Неплатените суми изчисляваш към датата на отчета, а не към датата на обработката.
Изпрати отчета и предай данните
Изпрати на собствениците петте показателя със сравнение с предходния месец и със същия месец на миналата година. Счетоводството получава данните си чрез месечното предаване.
Често задавани въпроси
Как се изчислява RevPAR в малък хотел?
RevPAR е приходът от настаняване, разделен на наличните нощувки за месеца. В хотел Nordlicht това е 47 500 € разделени на 714 нощувки, т.е. 66,53 €. За проверка умножи ADR по заетостта като десетична дроб.
Блокираните стаи влизат ли в заетостта?
Зависи от правилото, което уговаряш със собствениците. В примера не броим дните на блокиране, защото стаята не е била за продан. Запиши правилото веднъж и го прилагай всеки месец еднакво.
Защо закуската и туристическият данък не влизат в ADR?
Защото ADR измерва цената на стаята. Закуската е приход на друго направление, а туристическият данък се предава на общината. Ако ги включиш, ADR ще се повиши, без стаята да е продадена по-скъпо.
Какво трябва да съдържа месечният отчет за собствениците?
Пет показателя: заетост, ADR, RevPAR, приходи по направления и неплатени фактури. Покажи всеки с предходния месец и със същия месец на миналата година и запиши формулите веднъж. Бюджетът и сравнението план-факт водиш в собствена таблица до тях.
Как обединявам отчета на няколко хотела?
В обща таблица. Всеки хотел в STRYK вижда само своите данни, затова експортирай петте показателя за всеки хотел и ги обедини в своя шаблон. Повече има на страницата Софтуер за няколко обекта.
Изчислявам ли месечните показатели с брутен или нетен приход?
С нетен приход, т.е. без ДДС. Иначе различните ставки за настаняване и закуска изместват числата. По-важно от избора е да изчисляваш всеки месец еднакво и да го посочиш в отчета.
Пресметни един месец от твоя хотел
Изпрати ни броя стаи и таблицата, в която смяташ днес. В 14-дневния тест експортираш един месец от списъка с резервации и проверяваш дали петте ти показателя излизат.