Vhodni računi v hotelu
Vhodne račune v hotelu obdeluj digitalno, brez prepisovanja
STRYK sprejema dobaviteljeve račune kot XRechnung in Factur-X, jih preveri in pripravi prevzem kot vhodni račun. Odobritev in plačilo odločaš ti.
- Prejem XRechnung (UBL/CII) in Factur-X
- Brez samodejne odobritve in samodejnega plačila
- Papirni računi z izvirnikom v priponki
Na kratko
Digitalna obdelava vhodnih računov pomeni, da račun dobavitelja pride kot strukturirana datoteka in se ne vnaša ročno. STRYK sprejme XRechnung (UBL/CII) in Factur-X, datoteko preveri in jo po preverjanju prevzame kot vhodni račun. Neveljavni dokumenti ostanejo zadržani. Odobritev in plačilo opravi tvoja ekipa. Funkcija je vključena v osnovno ceno, ki jo sestavljata osnovna pristojbina in znesek na sobo, brez pristojbine za posamezen račun.
Posodobljeno
Koliko časa danes vzamejo dobaviteljevi računi
Ko kuhinja, dobavitelj pijač in tehnična služba vsak mesec pošljejo račune, plačevanje samo po sebi vzame malo časa. Drago je vse pred tem.
- Danes
Račun za pijačo je prišel na naslov za nabavo, račun za pranje perila na recepcijo, račun tehnične službe pa v predal lastnice. Ob koncu meseca iščeš v treh mapah in dveh predalih, dokler računovodski servis ne dobi dokumentov.
S sistemom STRYKPreverjeni e-računi so kot vhodni računi med vhodnimi dokumenti. Papirne in PDF račune tam vneseš ročno in dodaš izvirnik. Tvoj back office dela v enem seznamu.
Preberi več - Danes
Dobavitelj opominja račun, ki ga že imaš plačanega. Ali obratno: isti račun za meso je enkrat prišel kot PDF priponka in enkrat kot papirna kopija, obe pa sta pristali na kupu za plačilo.
S sistemom STRYKVsak prevzeti račun je zapis s statusom. Pred odobritvijo vidiš, kaj je od tega dobavitelja že evidentirano. Preverjanje podvojenih računov pri odobritvi ostaja tvoja naloga.
Preberi več - Danes
E-račun pride kot XML datoteka, ki je človek ne more brati. Računovodstvo je ne odpre, zahteva PDF in znova vtipka znesek, datum in številko računa.
S sistemom STRYKSTRYK sam bere XRechnung (UBL/CII) in Factur-X ter rezultat prikaže kot običajen račun. Vsebina datoteke se preveri, preden nastane vhodni račun. Nič se ne vtipka znova.
Preberi več
Torek v back officeu: štirje dobavitelji, ena neveljavna datoteka
Primer iz hiše s 30 sobami. Knjigovodkinja dela na vhodnih računih dvakrat na teden, lastnica pa odobri plačila.
Pregled novih e-računov
Štirje dobavitelji so poslali e-račune: pijača, pranje perila, storitev kave, tehnična služba. Knjigovodkinja prenese datoteke v vhodne dokumente. Dokumenti, ki opravijo preverjanje, so pripravljeni za prevzem.
Prepoznavanje neveljavne datoteke
Račun kavnega servisa ne opravi preverjanja in ostane zadržan. Knjigovodkinja to vidi, preden se kar koli knjiži. Dobavitelja prosi za popravljeno datoteko.
Prevzem kot vhodni računi
Tri preverjene račune knjigovodkinja prevzame kot vhodne račune. Dobavitelj, številka računa, datum in zneski prihajajo iz datoteke. Ničesar ji ni treba vtipkati.
Lastnica odobri
Lastnica preveri zneske glede na dobavnico in naročilo. Odobri, kar je prav. STRYK ne sproži nobenega plačila. Nakazilo kot doslej opravi ekipa prek banke.
Uvoz bančnega izpiska
Popoldne knjigovodkinja naloži bančni izpisek kot CAMT.053. Pri bremenitvah za pijačo in pranje perila STRYK predlaga odprte račune, ki bi lahko ustrezali. Vsako dodelitev potrdi sama.
Računi meseca za davčnega svetovalca
Dnevniki gredo računovodskemu servisu kot DATEV, BMD, CSV ali Excel, po želji s paketom dokumentov. Davčni svetovalec prejme račune, ki so bili v sistemu preverjeni.
Kaj STRYK prevzame pri vhodnih računih
Pot gre od datoteke do računovodskega servisa. Pri vsaki funkciji je zapisano, kje prevzame tvoja ekipa.
Prejem in preverjanje e-računov
STRYK sprejema vhodne račune kot XRechnung (UBL/CII) in Factur-X ter preverja datoteko. Dokumenti, ki preverjanja ne opravijo, ostanejo zadržani. Papirne in PDF račune v istem področju vnašaš ročno, z izvirnikom v priponki.
Preberi večPrevzem kot vhodni račun
Po uspešnem preverjanju iz e-računa nastane vhodni račun. Podatkov, ki so že v datoteki, ti ni treba znova vnašati. Odobritev in plačilo ostajata izrecno pri ekipi.
Preberi večUvoz banke za usklajevanje
Izpiske uvažaš kot CAMT.053 (ter CAMT.052/054) ali CSV. STRYK predlaga dodelitve odprtim računom. Neposredne povezave z banko ni, uvoz je uvoz datoteke.
Preberi večMesečni dnevnik za računovodski servis
Mesečna predaja poteka kot dnevnik DATEV, BMD, CSV ali Excel, po želji s paketom dokumentov. Arhiv preverjenih dokumentov podpira hrambo v skladu z roki v Avstriji (7 let) in Nemčiji (10 let).
Preberi več
Vhodni računi s povezanim sistemom in brez njega
Levo je pot dobaviteljevega računa skozi predale in mize, desno ista pot v STRYK-u. Odobritev in plačilo sta v obeh stolpcih pri ekipi.
| Naloga | Predal, mape, ročno vnašanje | S STRYK-om |
|---|---|---|
| Sprejem računa | Papir, PDF priponke in XML datoteke iz več predalov in z recepcije. | XRechnung in Factur-X se sprejmeta in preverita. Papirne in PDF račune vnašaš ročno, z izvirnikom v priponki. |
| Vnos podatkov | Dobavitelj, številka, datum in zneski se ročno vpišejo v tabelo ali računovodski program. | Podatki prihajajo iz preverjene datoteke in gredo v kreditorski račun. |
| Napačna datoteka | Pogosto se opazi šele pri knjiženju ali pri računovodskem servisu. | Neveljavni dokumenti se zadržijo, preden nastane vhodni račun. |
| Odobritev | Račun na papirju potuje z mize na mizo ali prek posredovanja. | Odobritev ostaja naloga tvoje ekipe. STRYK ničesar ne odobri samodejno. |
| Plačilo | Nakazilo v spletnem bančništvu. | Nespremenjeno. STRYK ne sproži plačila in ni povezan z tvojim bančnim računom. |
| Usklajevanje z banko | Izpisek in seznam računov se položita drug ob drugega. | Izpisek uvoziš kot datoteko, predloge dodelitve pa potrdiš ali spremeni. |
| Konec meseca z računovodskim servisom | Mape, priponke e-pošte in Excel seznam ob koncu meseca. | Dnevnik kot DATEV, BMD, CSV ali Excel, po želji s paketom dokumentov. |
Ena cena, ki raste z tvojo hišo
Obdelava vhodnih računov spada med finančne funkcije v osnovni ceni. Ni pristojbine za račun in ni dodatne licence za uporabnike back officea, ker je število uporabnikov neomejeno.
Cene podrobno59 € osnovna cena + 6 € na sobo ali enoto na mesec
Primer s 30 sobami239 €na mesec
- 14 dni brezplačnega preizkusa
- Brez stroška nastavitve
- Osebna podpora na začetku
Neto cene, letno obračunavanje. V prvem letu pogodbe 20 % popusta na osnovno ceno.
Kako uvedeš vhodne račune v STRYK
Pot računov spreminjaš postopoma. Obstoječi dobavitelji še naprej pošiljajo kot doslej, dokler ne preklopiš.
Vprašaj dobavitelje po formatu
Preveri z back officeom, kateri dobavitelji že pošiljajo XRechnung ali Factur-X. Veliki dobavitelji iz veletrgovine s pijačo in iz velikih kuhinj pogosto preidejo prej kot majhni obrtniki.
Uredi skupaj z nami
Vzpostavitev je del osnovne cene. Pogovorimo se s tabo o tem, kako račun danes poteka v hiši, in STRYK nastavimo nanj.
Začni z nekaj računi
V prvem mesecu naj prek STRYK-a tečejo e-računi le od dveh ali treh dobaviteljev. Tvoja ekipa spozna preverjanje, prevzem in odobritev na pravih dokumentih.
Format uskladiš z računovodskim servisom
Dogovori se z računovodskim servisom, ali želi dnevnik DATEV, BMD ali CSV. Predaja poteka mesečno, po želji s paketom dokumentov.
Pogosta vprašanja
Katere formate e-računov lahko STRYK sprejme?
STRYK sprejema XRechnung v sintaksah UBL in CII ter Factur-X. Drugi formati niso del te funkcije. Datoteka se preveri, preden iz nje nastane vhodni račun.
Kaj se zgodi z napačnim e-računom?
Zadrži se in ne prevzame kot vhodni račun. Tvoja ekipa vidi, da preverjanje ni uspelo, in lahko od dobavitelja zahteva popravljeno datoteko. Knjiži se šele potem.
Ali se račun plača samodejno?
Ne. STRYK ne odobri računov samodejno in ne sproži plačila. Odobritev in nakazilo opraviš ti ali tvoja ekipa. Povezave z bančnim računom tudi ni.
Kako papirni ali PDF računi pridejo v sistem?
Ročno. Pod Računovodstvo → Plačila → Vhodni dokumenti vneseš dobavitelja, številko dokumenta, datum in zneske ter naložiš izvirnik kot priponko. Prevzem brez ročnega vnosa velja samo za XRechnung in Factur-X.
Kako dobavitelji pošiljajo e-račune v STRYK?
Kot datoteko v formatu XRechnung (UBL/CII) ali Factur-X. Prosi dobavitelje, naj pošljejo strukturirano datoteko in ne samo PDF. Pot, po kateri datoteke pridejo med tvoje vhodne dokumente, uredimo s tabo pri vzpostavitvi.
Ali bo moj davčni svetovalec dobil dokumente?
Da. Mesečna predaja poteka kot dnevnik DATEV, BMD, CSV ali Excel, po želji s paketom dokumentov. Kateri format potrebuje tvoj svetovalec, določi z njim.
Kdo knjiži vhodne račune v finančnem knjigovodstvu?
Tvoj davčni svetovalec. STRYK prevzame preverjeni račun kot vhodni račun in ga preda v mesečnem dnevniku. Bilanca in letno poročilo ostajata pri tvojem servisu.
Pokaži nam svoj kup računov
Pogovorimo se s tabo o tem, kateri dobavitelji pošiljajo e-račune in kako pot do davčnega svetovalca izgleda v STRYK-u. Pošlji prošnjo za 14-dnevni preizkus.