Útrata z reštaurácie a baru na izbu: ako správne prepojiť pokladnicu a PMS

Prečo je útrata na izbu dôležitá

Hostia, ktorí nemusia pri každom nápoji vyťahovať kartu, míňajú uvoľnenejšie. Na konci pobytu zaplatia všetko naraz na recepcii: izbu, raňajky, večeru, bar aj masáž. Pre mnohé prázdninové hotely s polpenziou a wellness je to bežný štandard, pre mestské hotely s barom aspoň častá požiadavka.

Riziko leží v odovzdávaní. Bez prepojenia pokladnice a PMS vytlačí reštaurácia bloček, ktorý niekto donesie na recepciu a tam ho ručne doplní. Pritom sa stávajú tri typické chyby: bloček nikdy nepríde, priradí sa k nesprávnej izbe, alebo sa zadá dvakrát. Keď hosť odcestuje skoro ráno skôr, než sa včerajší večerný bloček zapíše, je tržba v najhoršom prípade stratená.

Ako spolupracujú pokladnica a PMS

Pokladnica zostáva nástrojom v reštaurácii a na bare. Tam sa objednáva, markuje a vystavuje doklad. PMS vie, ktorí hostia sú práve v hoteli, v akej izbe bývajú a či u nich možno účtovať na izbu. Rozhranie oboje prepojí: pokladnica sa opýta PMS na izbu a pošle hotovú položku, PMS ju zaúčtuje na konto hosťa.

Dôležitá je jasná kontrola pred zaúčtovaním. Je hosť skutočne ubytovaný? Neodcestoval už? Nemá hotel pri tejto rezervácii poznámku „bez útraty na izbu“, napríklad pri firemných hosťoch, ktorým firma platí len izbu, alebo neplatí úverový limit? Dobré rozhranie na tieto otázky odpovie skôr, než čašník bloček uzavrie, a nie až pri check-oute.

Registračná pokladnica, RKSV a TSE: povinnosť zostáva pri pokladnici

V Rakúsku platí pre prevádzky od určitých hraníc obratu a hotovostných tržieb povinnosť registračnej pokladnice (Registrierkassenpflicht). Pokladnica musí spĺňať požiadavky nariadenia o bezpečnosti registračných pokladníc (RKSV), zabezpečiť každú hotovostnú tržbu podpisom a vydať doklad. V Nemecku vyžaduje nariadenie o zabezpečení pokladníc (Kassensicherungsverordnung), aby elektronické pokladnice pracovali s certifikovaným technickým bezpečnostným zariadením (TSE); k tomu pribúda povinnosť vydávať doklady a hlásenie pokladníc finančnému úradu. Presné hranice a povinnosti si over u daňového poradcu a dodávateľa pokladnice.

Pre útratu na izbu to znamená: certifikovaná pokladnica v reštaurácii tieto povinnosti plní pre svoje tržby. Vytvorí bloček, podpíše ho a zdokumentuje vo vlastnom žurnáli. PMS dostane len položku, teda informáciu, že izba 214 má otvorené nápoje za 18,40 €. Bloček v reštaurácii preto podpisuje pokladnica reštaurácie. Ak recepcia neskôr prijme hotovosť alebo kartu, STRYK tento doklad podpíše modulom „Pokladnica a fiškalizácia“.

Jeden bod sa často prehliada: keď hosť pri check-oute platí v hotovosti, je aj to hotovostná tržba. Ujasniš si s daňovým poradcom, ako sa platby v hotovosti na recepcii vo tvojej prevádzke zaznamenávajú a zabezpečujú, napríklad certifikovanou pokladnicou na recepcii. To platí bez ohľadu na to, aký PMS používaš.

Ako predísť dvojitému zaúčtovaniu a zabudnutým položkám

Väčšina chýb nevzniká v bežnej prevádzke, ale keď sa niečo zasekne. V reštaurácii vypadne Wi-Fi, pokladnica nemôže položku odoslať, čašník ju preto nahlási na recepcii a tá ju zaúčtuje ručne. O hodinu neskôr je spojenie späť, pokladnica položku dodatočne odošle a hosť má rovnaké víno na účte dvakrát.

Pomáhajú dve veci. Po prvé dostane každý bloček jednoznačnú referenciu, ktorá zostáva rovnaká pri každom opakovaní; PMS tak spozná, že rovnaký bloček nesmie zaúčtovať znovu. Po druhé recepcia pri ručnom doplnení zapíše číslo bločku z pokladnice, aby sa neskoršie dodatočné odoslania dali spárovať. Pevný rituál pri dennej uzávierke zabezpečí, že podozrivé dvojice nezostanú nepovšimnuté až do odchodu.

Ako vybrať správnu pokladnicu pre hotel

Kto obstaráva novú pokladnicu, mal by najprv preveriť rozhranie k hotelu a až potom hardvér a dizajn. Mnohé gastro pokladnice sú postavené pre samostatné reštaurácie a izby vôbec nepoznajú. Iné vedia útratu na izbu len s jedným konkrétnym PMS. Rozhodujúce je, či pokladnica vie pracovať s otvoreným rozhraním a či je dodávateľ ochotný prepojenie nastaviť a otestovať.

Nenechaj si útratu na izbu len opísať, ale ukázať so skutočným testovacím hosťom: vyhľadať izbu, zaúčtovať bloček, stornovať ho, prerušiť spojenie a odoslať znovu, check-out s účtom. Čo v tomto teste nefunguje čisto, nebude fungovať lepšie ani v rušný sobotný večer.

Ako to rieši STRYK

STRYK má otvorené pokladničné rozhranie pre reštauráciu, bar, spa a ďalšie predajné miesta. V STRYK založíš svoje predajné miesta so sadzbou DPH a pre každú pokladnicu vytvoríš vlastný prístupový kľúč, ktorý môžeš kedykoľvek zneplatniť. Prepojenie vykoná tvoj dodávateľ pokladnice; dokumentácia „Prepojenie pokladničného systému so STRYK“ opisuje nastavenie, zabezpečenie a priebeh. Pokladničné rozhranie je v základnej cene.

Pred každým zaúčtovaním vyhľadá pokladnica hosťa podľa čísla izby. STRYK prijíma položky len pri hosťoch, ktorí sú ubytovaní a ešte neodhlásení. Pri každej rezervácii môžeš útratu na izbu zablokovať alebo nastaviť úverový limit, a len čo je vystavený konečný účet, konto hosťa už nové položky neprijíma. Každá položka nesie jednoznačnú referenciu pokladnice: keď pokladnica po chybe spojenia pošle rovnaký bloček znovu, STRYK ho nezaúčtuje dvakrát.

Pre prípad, že recepcia bloček doplnila ručne, rozpozná STRYK možné zdvojenia: ak neskôr na rovnakú rezerváciu príde pokladničná položka s rovnakou sumou v časovej blízkosti, zobrazí sa dvojica na kontrolu a ty jednu z položiek stornuješ. Pri check-oute prevezme STRYK otvorené položky do hotelového účtu a recepcia všetko vyinkasuje naraz. Ak už položka je na účte, oprava prebieha cez finančnú oblasť.

A úplne jasne: bloček v reštaurácii podpisuje tvoja certifikovaná pokladnica, v Rakúsku podľa RKSV a v Nemecku s TSE. STRYK preberá útratu na izbu a hotelovú faktúru. Na platby v hotovosti a kartou na recepcii je modul „Pokladnica a fiškalizácia“.