Hotelový účet a e-faktúra: povinné údaje, sadzby DPH a čistý postup

Čo patrí na hotelový účet

Či ide o penzión s ôsmimi izbami, alebo o mestský hotel so šesťdesiatimi: pre účet platia rovnaké základné pravidlá ako pre každú inú firmu. Účet musí ukázať, kto komu čo poskytol, v akom období, za akú cenu a koľko je v tom DPH. Ak chýba povinný údaj, firemný hosť si za určitých okolností nemôže uplatniť odpočet DPH, a najneskôr vtedy sa účet vráti na recepciu s prosbou o opravu.

Zoznam nižšie zhŕňa, čo sa v Rakúsku a Nemecku zvyčajne vyžaduje. Nenahrádza daňové poradenstvo: podrobnosti ako hranicu pre zjednodušený doklad, uvedenie IČ DPH príjemcu alebo osobitné prípady pri zahraničných hosťoch upravuje príslušný zákon o DPH a z času na čas sa menia. Nechaj preto svoju šablónu účtu raz schváliť daňovou kanceláriou, skôr než ju začneš používať vo veľkom.

Pre účty s malou sumou platia úľavy. V Nemecku sa za zjednodušený doklad (Kleinbetragsrechnung) považuje účet do 250 € brutto, v Rakúsku do 400 € brutto (stav 2026, over s daňovým poradcom). Potom stačí menej údajov, napríklad bez mena a adresy hosťa. V praxi však väčšina hotelov aj tak vystavuje úplné účty, pretože ich firemní hostia potrebujú na vyúčtovanie cestovných náhrad.

Ubytovanie, raňajky a doplnkové služby: uvádzaj zvlášť

V Rakúsku aj v Nemecku je samotné ubytovanie daňovo zvýhodnené. V Nemecku platí pre prenocovanie znížená sadzba 7 %, v Rakúsku znížená sadzba 10 % (stav 2026, over s daňovým poradcom). Iné služby pod ňu automaticky nespadajú: nápoje, minibar, parkovanie, wellness alebo seminárne miestnosti majú často inú sadzbu.

Pri raňajkách sa obe krajiny líšia. V Rakúsku sa raňajky ako súčasť ubytovania spravidla zvýhodňujú spolu s prenocovaním, nápoje môžu podliehať inej sadzbe. V Nemecku raňajky do zvýhodneného ubytovania nepatria a musia byť uvedené zvlášť; aká sadzba platí pre jedlo a nápoje, sa v posledných rokoch niekoľkokrát zmenila. Mnohé nemecké hotely spájajú pre služobne cestujúcich raňajky, parkovanie a Wi-Fi do paušálu, ktorý treba správne rozdeliť. Skôr než založíš sadzby a balíky, oplatí sa krátka dohoda s daňovou kanceláriou.

Mimoriadne háklivé sú balíky ako „prenocovanie s polpenziou“ alebo wellness pobyty. Hosť vidí jednu cenu, účet však musí ukázať, aký podiel pripadá na ktorú sadzbu DPH. Rozdelenie nastav raz v sadzbe, nie zakaždým na recepcii.

Záloha, konečný účet a opravy

Mnohé hotely požadujú pri rezervácii zálohu, pri nevratných sadzbách aj celú sumu. Platba tak príde skôr, než je služba poskytnutá. Na konečnom účte pri check-oute sa potom musí znovu objaviť: ako už uhradená suma, ktorá sa odpočíta od celkovej sumy. Či musíš na zálohu vystaviť aj samostatný zálohový doklad, napríklad preto, že ho firemný klient vyžaduje, si over u daňového poradcu.

A keď je niečo zle? Vystavený účet sa už neprepisuje, aj keď by to na recepcii šlo lákavo rýchlo. Správny postup je stornovať účet dobropisom (v Nemecku sa mu hovorí aj Stornorechnung alebo Rechnungskorrektur) a vystaviť nový, správny účet. Pri každej kontrole tak zostane vidieť, čo sa pôvodne účtovalo a prečo sa to opravilo.

K tomu patrí súvislé číslovanie. Každé číslo účtu sa prideľuje práve raz, aj pri stornovaných účtoch. Ak v rade nejaké číslo chýba, musíš vedieť vysvetliť prečo. To ide len vtedy, keď sa číslo prideľuje až pri definitívnom vystavení, a nie už pri založení konceptu.

E-faktúra v hoteli: čo sa mení pre firemných klientov

E-faktúra podľa nových pravidiel je faktúra v štruktúrovanom, strojovo čitateľnom formáte podľa európskej normy EN 16931. V Nemecku sú rozšírené XRechnung, čistý súbor XML, a ZUGFeRD, resp. rovnocenný Factur-X, teda PDF, do ktorého sú vložené štruktúrované dáta. Človek číta PDF, účtovný softvér číta dáta.

V Nemecku musia všetky firmy od 1. januára 2025 vedieť prijímať e-faktúry od iných firiem. Povinnosť ich vystavovať prichádza postupne, podľa súčasného stavu od roku 2027 pre väčšie firmy a od roku 2028 pre všetky. Zjednodušené doklady do 250 € sú podľa dnešného stavu vyňaté a súkromným hosťom môžeš ďalej vystavovať papierové alebo PDF účty (stav 2026, over s daňovým poradcom). Pre hotel to znamená: firemný účet za dlhšiu pracovnú cestu alebo seminár sa postupne stane e-faktúrou, účet pre rodinu na letnej dovolenke nie.

V Rakúsku je e-faktúra zatiaľ povinná najmä pri faktúrach pre verejných obstarávateľov na spolkovej úrovni. Všeobecná povinnosť medzi firmami tam podľa súčasného stavu neexistuje; na európskej úrovni sa pripravuje rozšírenie pre cezhraničné obchody. Keď však u teba prenocujú nemeckí firemní klienti, ich účtovné oddelenia sa budú na štruktúrovanú faktúru pýtať čoraz častejšie.

Firemné účty a odovzdanie daňovému poradcovi

Firemní hostia majú vlastné požiadavky: účet znie na firmu, nie na hosťa; niektoré firmy chcú účet za každý pobyt, iné súhrnný účet za mesiac; doplnkové služby ako bar alebo minibar často platí hosť súkromne. Pri firemných dohodách si písomne ujasniš, ktoré služby idú cez firmu a ktoré si hosť hradí sám. Ušetríš si tým pri check-oute diskusiu aj rozdeľovanie účtov.

Na konci mesiaca potrebuje daňový poradca účty, dobropisy, platby a bankové pohyby v podobe, ktorú prevezme bez prepisovania. V Nemecku je to väčšinou formát DATEV, v Rakúsku často BMD. Čím lepšie sú platby už v hoteli priradené k účtom, tým menej otázok príde z kancelárie.

Ako to rieši STRYK

V STRYK vzniká účet priamo z rezervácie: izba, doplnkové služby, minibar, pokladničné položky z reštaurácie a baru aj miestny poplatok za ubytovanie sa prevezmú ako položky s množstvom, cenou a vlastnou sadzbou DPH. Pri firmách vedie STRYK názov firmy, adresu a IČ DPH oddelene od hosťa; pri firemných dohodách možno pobyty za určité obdobie vyúčtovať súhrnným účtom. Ponuky môžeš pripraviť vopred a po prijatí ich previesť na účet.

Kým je účet koncept, dá sa upravovať. Číslo pridelí STRYK až pri vystavení z číselného radu tvojho hotela; medzery sa zaznamenávajú. Vystavené účty sú nemenné a nemožno ich vrátiť späť na koncept: opravy prebiehajú cez očíslovaný dobropis, ktorý zostáva prepojený s originálom. Náhľad, stiahnutie aj e-mail používajú rovnaké PDF, ktoré môžeš vystaviť v 18 jazykoch, s tvojím logom, farbami a bankovým spojením.

Pri odoslaní firme vytvorí STRYK e-faktúru ako dokument ZUGFeRD podľa EN 16931, pre nemeckých verejných obstarávateľov s Leitweg-ID ako XRechnung. Kde je e-faktúra povinná, napríklad pri nemeckých firemných zákazníkoch od roku 2027, zvolí ju STRYK automaticky, inak len so súhlasom firmy; chýbajúce údaje príjemcu zobrazí vopred. Prijaté e-faktúry dodávateľov vo formáte XRechnung alebo Factur-X prijíma STRYK v príjme dokladov.

Zálohu a doplatok nastavíš v cenovom pláne. Online platby prebiehajú cez integrovanú platobnú službu a STRYK strhne doplatok k lehote na bezplatné storno, ak to spôsob platby a súhlas hosťa umožňujú; pri bezplatnom storne sa online platba automaticky vráti. Bankové výpisy importuješ ako CAMT.053 alebo CSV a pohyby priradíš k otvoreným účtom. Pre daňovú kanceláriu pripraví STRYK balík pre daňového poradcu vo formáte DATEV alebo BMD, ako CSV alebo Excel.