Gerir um hotel sem Excel: substituir as folhas de cálculo em 30 dias

Onde estão hoje o Excel e os papelinhos

O típico é um mapa de ocupação com uma linha por quarto e uma coluna por dia, colorido por hóspede ou OTA. Ao lado há uma lista de quartos impressa todas as manhãs para o housekeeping, uma lista de hóspedes com moradas para o registo e para os clientes habituais, uma lista de sinais, uma folha da taxa turística para o município e, no fim do mês, uma lista de receitas para o proprietário e o contabilista.

Cada uma destas listas tem a sua razão de ser, e cada uma nasceu de uma necessidade real. O problema não é o Excel, mas sim a mesma reserva aparecer em quatro ficheiros e cada alteração ter de ser repetida à mão em quatro sítios.

Os riscos do Excel no dia a dia do hotel

O primeiro risco são as versões. Se o mapa de ocupação está no computador da receção, depressa existe uma cópia no escritório, outra no portátil da diretora e uma impressa dessa manhã. Qual está certa? Numa terça-feira calma descobre-se. Num sábado à noite com três chegadas e uma chamada do Booking.com, não.

O segundo risco são os erros sem verificação. O Excel não avisa se um quarto é registado duas vezes para a mesma noite, se uma partida aparece um dia mais cedo ou se uma fórmula se desloca ao inserir uma linha. Um software hoteleiro recusa uma reserva num quarto ocupado antes de o hóspede receber a confirmação.

O terceiro risco diz respeito aos dados dos hóspedes. Nomes, moradas, datas de nascimento e por vezes números de documento num ficheiro enviado por e-mail ou levado numa pen USB encaixam mal nas exigências do RGPD quanto a controlo de acessos e apagamento. Num software com acessos e permissões próprios fica registado quem vê que dados. O quarto risco é a dependência: muitas vezes só uma pessoa conhece os códigos de cores, as abreviaturas e as regras especiais. Se faltar, a casa para.

O que substituir primeiro

Em primeiro lugar vem o mapa de ocupação, porque é aí que nascem as reservas duplicadas. Assim que todas as reservas, também as telefónicas e os walk-in, estão num só sítio, o maior risco desaparece. Se vende através de OTA, a ligação por channel manager faz parte deste mesmo passo.

Em segundo lugar vêm o housekeeping e os dados de hóspedes, porque dependem diretamente da ocupação. A lista de quartos da manhã passa a nascer das chegadas e partidas, e a ficha de hóspedes cresce com cada reserva sem ninguém escrever moradas. Em terceiro lugar ficam sinais, taxa turística e listas de receitas. São os que mais ganham quando os dois primeiros passos estão consolidados, porque aí cada número vem de reservas reais.

O plano de 30 dias

Trinta dias chegam para uma unidade pequena se dividir a mudança em semanas e cada semana tiver um objetivo claro. O importante é uma data de corte fixa a partir da qual o mapa de ocupação em Excel deixa de ser alterado. Até lá, os dois podem coexistir; depois, só há uma fonte de verdade.

Que relatórios e exportações continuam a fazer sentido

Sem Excel não significa sem folhas de cálculo. Para as suas próprias análises, uma reunião com o banco ou uma comparação anual, uma folha é muitas vezes exatamente o certo. A diferença: os dados deixam de ser mantidos no Excel e passam a ser exportados do software quando for preciso. Assim, calcula sempre com a informação atual e nunca com uma cópia da semana passada.

Continuam a fazer sentido sobretudo três tipos de exportação: listas de reservas de um período, por exemplo para analisar por si canais ou duração da estadia; relatórios de ocupação, preço médio e receitas para o proprietário e o banco; e o pacote para o contabilista no formato com que o gabinete dele trabalha. Tudo o resto que hoje nasce como lista mensal deveria poder ser mostrado pelo próprio software.

Como a STRYK resolve isto

No STRYK, o mapa de ocupação substitui a folha de Excel: vista diária, semanal, de duas semanas e mensal, reservas movidas com arrastar e largar, clientes sem reserva e reservas de vários quartos criados diretamente. As novas reservas, também as dos portais, aparecem sem recarregar. Antes de cada gravação, o STRYK verifica se o tipo de quarto ainda está livre para cada noite, para que um quarto nunca seja prometido duas vezes. Liga Booking.com, Expedia, Airbnb e outros portais ao STRYK. Gira preços e disponibilidade num só lugar e as reservas dos portais no calendário.

O plano de housekeeping é gerado todos os dias a partir da ocupação real, com estados de quarto como sujo, limpo e verificado, atribuição às empregadas de andares e um plano em PDF que a STRYK, se quiseres, envia diariamente por e-mail. Os dados dos hóspedes vão para a ficha de hóspedes e os dados de registo chegam do check-in online; para a Áustria, a STRYK controla o prazo de registo e gera a exportação para o sistema de registo de hóspedes. Os sinais são cobrados com o pagamento online e ficam associados à reserva. A STRYK calcula a taxa turística por reserva, com escalões etários e isenções, e apresenta-a na fatura.

Para análises, a STRYK oferece relatórios em PDF, XLSX e CSV; as listas de reservas exportam-se em CSV ou XLSX e, para o contabilista, há exportações, entre outras, nos formatos DATEV e BMD. As suas listas de Excel atuais passam para a STRYK com a importação de dados, com mapeamento de colunas e teste prévio. Cada pessoa trabalha com o seu próprio acesso e as permissões adequadas, o número de utilizadores não tem limite e o registo de atividade mostra quem alterou o quê. A STRYK custa 59 € de mensalidade base mais 6 € por quarto e por mês, sem IVA e com faturação anual, sem taxa de instalação; pode testá-la gratuitamente durante 14 dias.