O que é um sistema operativo hoteleiro
O termo soa técnico, mas refere-se a algo muito prático: um único sítio onde toda a equipa vê a mesma informação.O sistema operativo de um computador garante que todos os programas acedem aos mesmos ficheiros. Um sistema operativo hoteleiro, também chamado Hotel OS ou software hoteleiro tudo-em-um, faz o mesmo pela sua unidade: a reserva que entra pelo Booking.com aparece no mesmo instante no mapa de ocupação, no plano de housekeeping, na ficha do hóspede e, mais tarde, na fatura. Ninguém precisa de a voltar a escrever, reencaminhar ou passar para uma segunda lista.
O modelo oposto são as ferramentas soltas. Um PMS clássico gere as reservas, um channel manager à parte fala com as OTA, o motor de reservas do site é de outro fornecedor, o check-in online passa por mais uma ferramenta, os vouchers são vendidos numa loja online e o que não cabe em lado nenhum vai parar ao Excel. Cada um destes programas tem o seu próprio inventário de quartos ou a sua própria lista de hóspedes, que têm de ser sincronizados por integrações.
A diferença não se vê na demonstração, mas num sábado com a casa cheia. Quando um hóspede altera a reserva na receção, com ferramentas soltas essa alteração tem de passar por vários sistemas. Num Hotel OS existe apenas um registo, e altera-o uma única vez.
A caixa de ferramentas típica de hoje comparada com um só sistema
O resumo seguinte mostra como é muitas vezes o dia a dia de um hotel pequeno ou médio com ferramentas separadas e o que muda quando as mesmas tarefas estão num só sistema. Nem todas as unidades usam todas as ferramentas, mas a maioria reconhece-se em três ou quatro linhas.
| Tarefa | Hoje com ferramentas soltas | Num Hotel OS |
|---|---|---|
| Reservas e ocupação | PMS ou calendário de reservas e, ao lado, papelinhos para as reservas por telefone | Um único mapa de ocupação para todos os canais, também walk-in e telefone |
| Portais como a Booking.com e a Expedia | Channel manager separado, com contrato próprio e associação de quartos própria | Channel manager no sistema, o mesmo inventário da receção |
| Reserva direta no site | Motor de reservas de outro fornecedor, com preços em parte mantidos em duplicado | O motor de reservas usa os mesmos preços e quartos |
| Check-in online e dados de registo | Ferramenta de formulários ou papel; os dados são escritos à mão na receção | O hóspede preenche antes da chegada e os dados entram diretamente na reserva |
| Vouchers-presente | Loja de vouchers com lista própria; o resgate é conferido à mão | Venda e resgate no mesmo sistema, saldo restante visível de imediato |
| Housekeeping | Lista de Excel impressa de manhã, alterações de viva voz | O plano do dia nasce das chegadas e partidas, com o estado visível para todos |
| Fatura e sinal | Programa de faturação, sinais numa lista à parte | Fatura emitida a partir da reserva, sinais associados à reserva |
| Relatórios | Montados todos os meses em Excel a partir de várias exportações | Ocupação, receitas e canais diretamente a partir dos mesmos dados |
O que deve estar no sistema e o que é melhor ligar
Tudo-em-um não significa que um programa tenha de fazer tudo. Significa que tudo o que gira à volta do quarto e do hóspede está num só sítio.A fronteira traça-se melhor com uma pergunta: esta tarefa precisa do inventário de quartos, da reserva ou do hóspede? Se sim, pertence ao Hotel OS. Reservas, preços, OTA, reserva direta, check-in, housekeeping, comunicação com hóspedes, faturação e vouchers dependem todos da reserva. Se forem separados, surgem precisamente as conferências que quer eliminar.
Outra coisa são as áreas com lógica própria e obrigações legais próprias. Na Áustria e na Alemanha, a caixa de um restaurante ou bar tem de cumprir requisitos específicos de proteção dos talões; aí o correto é um sistema de caixa especializado que lance os consumos no quarto através de uma integração. A contabilidade fica com o contabilista, que recebe os dados como exportação no formato dele. Fechaduras, central telefónica ou processamento salarial são também mundos à parte.
| Área | Recomendação | Porquê |
|---|---|---|
| Reservas, ocupação, quartos, bloqueios | No sistema | É o núcleo de que tudo o resto depende |
| Channel manager e motor de reservas | No sistema | Um só inventário e uma só tabela de preços protegem contra overbooking e manutenção em duplicado |
| Check-in online, dados de registo, vouchers | No sistema | Precisam da reserva e do hóspede; separados, geram dados escritos à mão e listas de conferência |
| Housekeeping e comunicação com hóspedes | No sistema | Vivem das chegadas, partidas e do estado da reserva |
| Fatura, sinal, taxa turística | No sistema | A fatura deve nascer da reserva, não de uma segunda introdução de dados |
| Caixa de restaurante e bar | Por integração | Obrigações próprias de proteção dos talões; os consumos são lançados no quarto |
| Contabilidade no contabilista | Por exportação | O contabilista trabalha no programa dele e precisa de dados limpos no formato certo |
| Fechadura, telefone, salários | Sistemas próprios | Fora do núcleo hoteleiro; ligar só se poupar trabalho real no dia a dia |
O que custam realmente as ferramentas soltas
Quem compara ferramentas soltas com um sistema tudo-em-um olha normalmente para as mensalidades. São apenas uma parte. Somam-se taxas de integração, comissões de algumas ferramentas sobre reservas ou vouchers e, sobretudo, o tempo que a sua equipa gasta a transcrever, conferir e procurar erros. Esse tempo não aparece em nenhuma fatura, mas falta na receção quando um hóspede tem uma pergunta.
Faz as contas com honestidade para a sua unidade: quantas vezes por semana se acrescenta à mão na extranet uma reserva feita por telefone, se marca um sinal numa lista, se transcreve um formulário de check-in ou se assinala um voucher como resgatado na loja? Poucos minutos por tarefa somam, ao longo de um ano, um número surpreendente de horas.
Mudar passo a passo
Passar para um Hotel OS não é um salto no escuro se o planear por etapas.A maior preocupação de muitos hoteleiros é o dia da mudança: o que acontece às reservas que já estão no sistema antigo e o que acontece se no primeiro dia faltar alguma coisa? A resposta é um processo claro, com teste prévio e data de corte. Até essa data, a equipa trabalha no sistema antigo; a partir dela, apenas no novo. Manter os dois sistemas em paralelo durante semanas é a causa mais frequente de reservas duplicadas numa mudança de sistema.
A mudança em seis passos
- 01Fazer o levantamento
Anota todas as ferramentas, listas e papelinhos com que a equipa trabalha hoje e quem os mantém. Daí resulta o que o novo sistema tem de cobrir.
- 02Configurar o essencial
Criar quartos, tipologias, tarifas, condições de cancelamento e utilizadores com as permissões adequadas. Num sistema na cloud, isto leva normalmente poucos dias.
- 03Importar dados com teste prévio
Exportar hóspedes e reservas futuras do sistema antigo, mapear as colunas e iniciar um teste. Mostra o que seria criado, associado ou ignorado, sem alterar nada.
- 04Fazer um dia de ensaio
Simular do início ao fim no novo sistema uma chegada, uma mudança de quarto, um serviço extra, uma fatura e uma partida, em conjunto com a receção e o housekeeping.
- 05Fixar a data de corte e mudar as OTA
Na data de corte, passar as últimas alterações, ligar as OTA ao novo channel manager e, a partir daí, reservar apenas no novo sistema.
- 06Cancelar as ferramentas antigas
Só depois de duas ou três semanas tranquilas terminar os contratos antigos, exportando antes os dados que tem de guardar.
Como a STRYK resolve isto
O STRYK Hotel Management foi concebido como sistema operativo hoteleiro para hotéis pequenos e médios, pensões e complexos de apartamentos. Mapa de ocupação, quartos e bloqueios, housekeeping, perfis de hóspedes, comunicação com hóspedes por e-mail, tarifas e planos tarifários, taxa turística, faturação e pagamento online estão num só sistema. O motor de reservas e a venda de vales-oferta trabalham a partir do mesmo inventário; o check-in online e o quiosque de self check-in são módulos próprios incluídos no preço base. Liga Booking.com, Expedia, Airbnb e outros portais ao STRYK. Gira preços e disponibilidade num só lugar e as reservas dos portais no calendário.
Em cada reserva, sê na receção, no site, através de uma OTA, numa importação de dados ou numa mudança de quarto, a STRYK verifica imediatamente antes de gravar se a tipologia ainda tem mesmo disponibilidade para todas as noites. Assim, o último quarto não é confirmado duas vezes. Para o restaurante existe uma integração de caixa que lança os consumos no quarto; o STRYK não é uma caixa de restaurante; para pagamentos na receção, existe na Áustria e na Alemanha o módulo «Caixa e fiscalização». Para o contabilista, a STRYK gera exportações, entre outras nos formatos DATEV e BMD.
A importação de dados facilita a mudança: associa as colunas do sistema atual, o STRYK verifica os dados e mostra numa execução de teste o que seria importado antes de guardar alguma coisa. O preço continua simples: 59 € de taxa base mais 6 € por quarto por mês, sem IVA e com faturação anual, com motor de reservas, vales-oferta e interface de caixa no preço base, check-in online e quiosque como módulos próprios incluídos no preço base, sem taxa de configuração e sem limite de utilizadores. O STRYK funciona no navegador e como app STRYK para iPhone e Android.
