O PMS explicado de forma simples
O Property Management System é o único sítio onde toda a equipa do hotel vê a mesma informação.Quando um hóspede liga a pedir um quarto duplo para o fim de semana, a sua receção tem de saber em segundos: há disponibilidade, quanto custa e há condições como uma estadia mínima? É exatamente a esta pergunta que o PMS responde. Junta o inventário de quartos, as tarifas e todas as reservas existentes.
Antigamente, o PMS era um programa instalado no computador da receção. Hoje, um PMS é normalmente um software na cloud que funciona no browser. Para o hotel, isto significa: sem servidor próprio, sem atualizações em CD, sem preocupações se o computador da receção avariar. Os dados ficam protegidos num centro de dados e estão acessíveis a partir de qualquer dispositivo autorizado.
O termo é usado com diferentes alcances. Em sentido estrito, PMS é a gestão de reservas e quartos. Na prática, os hoteleiros esperam hoje bastante mais: fatura, channel manager, reservas online no site do hotel e check-in online fazem parte do essencial para a maioria das unidades.
O que deve ter um PMS hoteleiro moderno
Nem todas as unidades precisam de todos os módulos. A tabela seguinte mostra o que um hotel de 10 a 80 quartos usa realmente no dia a dia, e para quê.
| Área | O que a sua equipa resolve com ela | Importante para |
|---|---|---|
| Reservas e mapa de ocupação | Criar, alterar e cancelar reservas; ver a ocupação de várias semanas num relance; atribuir quartos | Receção, direção |
| Quartos e tipologias | Inventário de quartos, tipologias, bloqueios por obras ou avaria | Receção, manutenção |
| Housekeeping | Plano do dia, estado dos quartos (sujo, limpo, inspecionado), tarefas e checklists | Governanta, empregadas de andares |
| Hóspedes e comunicação | Ficha de cliente, preferências, confirmações e mensagens associadas à reserva | Receção, reservas |
| Preços e tarifas | Preços por época, tarifas com e sem pequeno-almoço, estadia mínima, descontos | Direção, revenue |
| Fatura e pagamento | Fatura a partir da reserva, sinais, valores em aberto, taxa turística | Receção, contabilidade |
| Channel manager | Manter atualizados disponibilidade e preços no Booking.com, Expedia e outros portais | Comercial, direção |
| Motor de reservas | Reserva direta no site do hotel, sem comissão para um portal | Comercial, marketing |
| Check-in online e registo de hóspedes | Recolher os dados do hóspede antes da chegada e preparar o boletim de alojamento (Meldeschein na Áustria e na Alemanha) | Receção |
| Relatórios | Taxa de ocupação, preço médio (ADR), RevPAR, receitas por área | Direção, proprietários |
O que um bom PMS muda no dia a dia do hotel
O maior ganho raramente é uma função isolada. É a informação partilhada: a receção vê que o quarto 12 já está limpo. Os andares veem que a chegada no quarto 14 vem mais cedo. A direção vê como estão reservadas as próximas quatro semanas sem que ninguém tenha de compilar uma lista.
Em muitas unidades pequenas convivem hoje cinco ferramentas lado a lado: um programa de reservas, um Excel para o housekeeping, a extranet do Booking.com, um programa de faturação e uma caixa de e-mail. Cada ferramenta funciona por si, mas as passagens entre elas custam tempo todos os dias e acabam em overbookings ou extras esquecidos na fatura.
PMS na cloud ou software instalado?
O software hoteleiro instalado corre num computador ou servidor no próprio hotel. Foi durante muito tempo o padrão e continua comum nas grandes unidades. Os PMS na cloud funcionam no browser e são operados, salvaguardados e atualizados continuamente pelo fornecedor.
Para hotéis pequenos e médios, quase tudo joga a favor da cloud: paga uma mensalidade em vez de uma licença cara, não precisa de apoio informático no hotel e pode ver a partir de casa como está o fim de semana. O importante é que o fornecedor indique onde os dados são tratados, como são feitas as cópias de segurança e quem tem acesso.
| Critério | PMS na cloud | Software instalado |
|---|---|---|
| Arranque | Criar o acesso, importar os dados e começar | Servidor, instalação, muitas vezes visita ao local |
| Custos | Mensalidade, normalmente por quarto | Licença mais contrato de manutenção e hardware |
| Atualizações | Contínuas e automáticas | Por marcação, por vezes pagas |
| Acesso | A partir de qualquer dispositivo autorizado com browser | Normalmente só na rede do hotel |
| Cópias de segurança | Feitas pelo fornecedor | Feitas pelo hotel ou pelo parceiro de informática |
Como reconhecer um bom PMS
Na demonstração, não aceite que lhe mostrem menus: pede para percorrerem o seu próprio dia. Faz uma reserva real do início ao fim: pedido, confirmação, atribuição de quarto, chegada, mudança de quarto, minibar, fatura, saída, limpeza. Onde o sistema o obrigar a manter listas paralelas, vai encravar mais tarde no dia a dia.
Checklist para a demonstração
- Uma reserva de teste vai do pedido à fatura sem papel nem Excel.
- Receção e housekeeping veem o mesmo estado do quarto em tempo real.
- Uma reserva de portal aparece no mapa de ocupação sem ser digitada de novo.
- Um preço é alterado uma vez e vale no site e nos portais.
- O preço por quarto é claro, e os módulos adicionais e comissões são apresentados de forma transparente.
- Cada colaboradora e cada colaborador trabalha com acesso próprio e as permissões adequadas.
- O software está disponível na língua da sua equipa.
- O fornecedor ajuda a migrar os seus dados do sistema atual.
Como o STRYK resolve isto
O STRYK Hotel Management é um PMS na cloud de Salzburgo, criado para hotéis pequenos e médios, pensões e aparthotéis. Reservas, mapa de ocupação, quartos e housekeeping, hóspedes, tarifas, faturação, motor de reservas e vales-oferta estão ligados num só sistema e incluídos no preço base. O check-in online e o quiosque de self check-in são módulos próprios, também incluídos no preço base. Liga Booking.com, Expedia, Airbnb e outros portais ao STRYK. Gira preços e disponibilidade num só lugar e as reservas dos portais no calendário.
O preço é propositadamente simples: 59 € de mensalidade base mais 6 € por quarto e por mês, sem IVA, com faturação anual. Não há taxa de instalação, o número de utilizadores é ilimitado e pode testar o STRYK gratuitamente durante 14 dias. A interface está disponível em 18 línguas, para que também a sua equipa internacional trabalhe com segurança.
Ser honesto também é dizer o que o STRYK não é: o STRYK não é um sistema de caixa para restaurante; os pagamentos em numerário e cartão na receção só os assina com o módulo «Caixa e fiscalização». As vendas do restaurante ou do bar podem ser lançadas no quarto através da interface aberta para sistemas de caixa. O STRYK funciona no browser e como app STRYK para iPhone e Android.
