Ligar o Booking.com ao software do hotel: passo a passo

Porque vale a pena ligar

Muitas casas mais pequenas começam no Booking.com gerindo quartos e preços diretamente na extranet. Funciona bem enquanto o Booking.com for o único canal. Assim que os hóspedes reservam também por telefone, por e-mail ou pelo próprio site, cada uma dessas reservas tem de ser lançada à mão na extranet. Se alguém se esquece, o Booking.com vende um quarto que já está ocupado.

Com uma ligação, dois inventários passam a ser um. O software do hotel sabe o que está livre e comunica-o ao Booking.com. Uma reserva do Booking.com chega ao mapa de ocupação sem nada ter de ser digitado, com nome do hóspede, datas, tarifa e número de pessoas. Se o hóspede alterar a viagem ou cancelar, o software também o reflete.

A segunda vantagem é a gestão de preços. Em vez de introduzir um preço de época separadamente na extranet, no site e no programa da receção, altera-o uma única vez. Sobretudo em casas com pouca gente na receção, esse é o tempo que depois falta para o hóspede.

O que precisa antes de ligar

A técnica raramente é o problema. O que atrasa uma ligação são tipologias de quarto pouco claras, tarifas a mais e acessos em falta. Quem trata da lista seguinte antecipadamente termina normalmente numa manhã.

É especialmente importante saber que tipologias vende realmente no Booking.com. Se lá aparece um «Duplo Superior» que na sua casa não existe dessa forma, é preciso esclarecer antes que quartos reais estão por trás. Uma tipologia no Booking.com deve corresponder sempre a exatamente uma tipologia no software do hotel.

Como se faz a configuração passo a passo

O Booking.com não trabalha diretamente com qualquer software hoteleiro, mas através de parceiros de conectividade certificados. Por isso, na extranet escolhe o parceiro de conectividade indicado pelo seu fornecedor de software e confirma a autorização. Só depois o software pode enviar disponibilidade e preços da sua casa.

Segue-se o verdadeiro trabalho no hotel: o mapeamento. Para cada tipologia e cada tarifa do Booking.com define que tipologia e que tarifa do seu software estão por trás. A ligação só deve ser ativada quando esse mapeamento estiver completo.

Expedia, Airbnb e outros portais

Na Expedia, a autorização faz-se no Expedia Partner Central: também aí escolhe o parceiro de conectividade do seu software para disponibilidade, preços e reservas e, depois, introduz no software do hotel o ID do hotel e os dados de ligação pedidos. Outros portais seguem o mesmo modelo; só os menus têm outros nomes. O Airbnb liga-se sem extranet: inicia sessão no channel manager com a sua conta Airbnb, autoriza a ligação e associa as suas unidades.

É importante não ligar todos os portais no mesmo dia. Liga primeiro o portal que mais fatura, observa durante uma semana se reservas, alterações e cancelamentos chegam corretamente e só depois acrescenta o seguinte. Assim, se houver um desfasamento, sabe logo onde procurar.

Em cada portal adicional, pense também se compensa. Cada portal cobra a sua própria comissão, e cada tarifa adicional tem de ser gerida e mapeada. Para muitas casas mais pequenas, dois portais bem geridos e um bom motor de reservas próprio rendem mais do que cinco canais meio geridos.

Erros típicos e como evitá-los

A maioria dos problemas depois de uma ligação tem as mesmas causas. Não nascem na técnica, mas em hábitos que vêm do tempo anterior à ligação.

O que acontece com cancelamentos, alterações e mensagens dos hóspedes

Se um hóspede cancelar no Booking.com, o cancelamento chega ao software do hotel através do channel manager. A reserva é cancelada, as noites ficam livres e o novo inventário é enviado para todos os canais ligados. Se há custos de cancelamento depende da condição que o hóspede aceitou na reserva; quem os cobra depende de ser o Booking.com ou a sua casa a tratar do pagamento.

Alterações como outras datas ou outro número de pessoas são aplicadas à reserva existente enquanto o hóspede ainda não chegou. As noites antigas ficam livres e as novas são ocupadas. Se para as novas datas não houver um quarto adequado livre, o software não pode ignorá-lo em silêncio; um bom channel manager assinala o conflito para que alguém no hotel decida.

As mensagens dos hóspedes vindas do portal não devem ir parar a uma segunda caixa de correio, mas sim à reserva a que pertencem. Assim, a receção vê na chegada que o hóspede perguntou por estacionamento ou por uma chegada tardia, sem ter de ir à extranet.

Como o STRYK resolve a ligação

Liga Booking.com, Expedia, Airbnb e outros portais ao STRYK. Gira preços e disponibilidade num só lugar e as reservas dos portais no calendário. Em «Canais» vê os portais confirmados para o teu alojamento, cada um com um estado claro: não ligado, inativo, ativo ou desligado. Um clique abre a configuração: introduz o ID do alojamento a partir da extranet, testa a ligação, associa quartos e tarifas, guarda. Uma nova ligação é primeiro guardada como inativa. Só a pode ativar quando o STRYK não encontrar pontos em aberto, como uma tarifa em falta, uma política de cancelamento em falta ou uma associação incompleta. A janela leva diretamente à extranet.

Tudo é gerido num só lugar: tipologias, fotos e equipamento nos quartos; tarifas, condições de cancelamento, estadia mínima e fechos à chegada e à partida em «Preços», onde também podes definir um acréscimo opcional por canal. A disponibilidade resulta das reservas e dos bloqueios de quartos. Cada alteração é enviada para os portais ligados e, além disso, o STRYK sincroniza uma vez por dia o estado completo. Ao ligar, pode carregar uma vez as reservas futuras que o portal já tem.

Reservas, alterações e cancelamentos dos portais chegam ao mapa de ocupação e alteram o mesmo inventário que uma reserva feita na receção ou no seu próprio motor de reservas. Se o STRYK não encontrar um quarto livre adequado para uma reserva de portal, não a coloca num quarto ocupado: mostra-a como aviso de reconciliação para ser esclarecida. As mensagens do portal aparecem na reserva, em «Hóspedes → Mensagens». A ligação de portal que a sua casa pode usar é confirmada por nós depois do mapeamento e de um teste de ligação completo; os seus contratos e comissões com os portais continuam a ser seus.