Hotel bez Excela: zastąp arkusze w 30 dni

Gdzie dziś kryją się Excel i karteczki

Typowy jest grafik obłożenia z jednym wierszem na pokój i jedną kolumną na dzień, oznaczony kolorami według gościa lub portalu. Obok jest lista pokoi drukowana co rano dla housekeepingu, lista gości z adresami do meldunku i dla stałych gości, lista zaliczek, tabela opłaty miejscowej dla gminy, a na koniec miesiąca zestawienie przychodów dla właściciela i doradcy podatkowego.

Każda z tych list ma swoje uzasadnienie i każda powstała z realnej potrzeby. Problemem nie jest Excel, tylko to, że ta sama rezerwacja pojawia się w czterech plikach, a każdą zmianę trzeba ręcznie nanieść w czterech miejscach.

Ryzyka Excela w codziennej pracy hotelu

Pierwszym ryzykiem są wersje. Jeśli grafik obłożenia leży na komputerze w recepcji, wkrótce pojawia się kopia w biurze, jedna na laptopie szefowej i jedna wydrukowana przed południem. Która jest aktualna? W spokojny wtorek da się to ustalić. W sobotni wieczór z trzema przyjazdami i telefonem z Booking.com już nie.

Drugim ryzykiem są błędy bez kontroli. Excel nie ostrzega, gdy pokój zostanie wpisany dwa razy na tę samą noc, gdy wyjazd jest wpisany dzień za wcześnie albo gdy formuła przesunie się po wstawieniu wiersza. Oprogramowanie hotelowe odrzuci rezerwację zajętego pokoju, zanim gość dostanie potwierdzenie.

Trzecie ryzyko dotyczy danych gości. Imiona, adresy, daty urodzenia, a czasem numery dokumentów w pliku wysyłanym e-mailem albo noszonym na pendrivie słabo pasują do wymogów RODO dotyczących ochrony dostępu i usuwania danych. W oprogramowaniu z osobnymi kontami i uprawnieniami wiadomo, kto widzi jakie dane. Czwartym ryzykiem jest zależność: często tylko jedna osoba zna kody kolorów, skróty i wyjątki. Gdy jej zabraknie, obiekt staje.

Co zastąpić najpierw

Na pierwszym miejscu jest grafik obłożenia, bo to tu powstają podwójne rezerwacje. Gdy tylko wszystkie rezerwacje, także telefoniczne i walk-in, są w jednym miejscu, największe ryzyko znika. Jeśli sprzedajesz przez portale, od razu dochodzi do tego połączenie przez channel manager.

Na drugim miejscu są housekeeping i dane gości, bo zależą bezpośrednio od obłożenia. Poranna lista pokoi powstaje wtedy z przyjazdów i wyjazdów, a kartoteka gości rośnie z każdą rezerwacją, bez przepisywania adresów. Na trzecim miejscu są zaliczki, opłata miejscowa i zestawienia przychodów. Zyskują najwięcej, gdy dwa pierwsze kroki już działają, bo wtedy każda liczba pochodzi z prawdziwych rezerwacji.

Plan na 30 dni

Trzydzieści dni wystarczy małemu obiektowi, jeśli podzielisz zmianę na tygodnie, a każdy tydzień będzie miał jasny cel. Ważny jest stały dzień przejścia, od którego grafik obłożenia w Excelu nie jest już zmieniany. Do tego czasu oba mogą istnieć obok siebie, potem jest już tylko jedno źródło prawdy.

Jakie raporty i eksporty nadal mają sens

Bez Excela nie znaczy bez tabel. Do własnych analiz, rozmów z bankiem czy porównania rok do roku tabela jest często dokładnie tym, czego trzeba. Różnica: danych nie prowadzi się już w Excelu, tylko w razie potrzeby eksportuje z oprogramowania. Dzięki temu zawsze liczysz na aktualnym stanie, a nigdy na kopii z zeszłego tygodnia.

Sens mają przede wszystkim trzy rodzaje eksportów: listy rezerwacji za dany okres, na przykład do samodzielnej analizy źródeł lub długości pobytu; raporty obłożenia, średniej ceny i przychodów dla właściciela i banku; oraz paczka dla doradcy podatkowego w formacie, w którym pracuje jego biuro. Wszystko inne, co dziś powstaje jako lista miesięczna, oprogramowanie powinno umieć pokazać samo.

Jak STRYK to rozwiązuje

W STRYK plan obłożenia zastępuje arkusz Excela: widok dzienny, tygodniowy, dwutygodniowy i miesięczny, przesuwanie rezerwacji metodą przeciągnij i upuść, goście bez rezerwacji i rezerwacje wielopokojowe zakładane bezpośrednio. Nowe rezerwacje, także z portali, pojawiają się bez przeładowania. Przed każdym zapisem STRYK sprawdza, czy typ pokoju jest jeszcze wolny na każdą noc, więc pokój nigdy nie zostaje obiecany dwa razy. Channel manager jest w cenie podstawowej STRYK; dostępne portale potwierdzamy dla każdego hotelu po przypisaniu i teście połączenia.

Plan housekeepingu powstaje codziennie z rzeczywistego obłożenia, ze statusami pokoi takimi jak brudny, czysty i sprawdzony, przydziałem do pracowniczek i planem w PDF, który STRYK na życzenie codziennie wysyła e-mailem. Dane gości trafiają do kartoteki, dane meldunkowe pochodzą z online check-in; dla Austrii STRYK pilnuje terminu meldunku i przygotowuje eksport do systemu meldunkowego. Zaliczki przechodzą przez płatności online i są przypisane do rezerwacji. Opłatę miejscową STRYK liczy dla każdej rezerwacji z uwzględnieniem progów wiekowych i zwolnień, a następnie wykazuje ją na rachunku.

Do analiz STRYK oferuje raporty w formacie PDF, XLSX i CSV, listy rezerwacji można eksportować jako CSV lub XLSX, a dla doradcy podatkowego są eksporty m.in. w formacie DATEV i BMD. Dotychczasowe listy z Excela przenosisz przez import danych z przypisaniem kolumn i przebiegiem testowym. Każda osoba pracuje na własnym koncie z odpowiednimi uprawnieniami, liczba użytkowników jest nieograniczona, a dziennik aktywności pokazuje, kto co zmienił. STRYK kosztuje 59 € opłaty podstawowej plus 6 € za pokój miesięcznie, netto przy rozliczeniu rocznym, bez opłaty wdrożeniowej; możesz go testować bezpłatnie przez 14 dni.