Czym jest hotel OS
Pojęcie brzmi technicznie, ale oznacza coś bardzo praktycznego: jedno miejsce, w którym każdy w obiekcie widzi ten sam stan.System operacyjny w komputerze sprawia, że wszystkie programy korzystają z tych samych plików. Hotelowy system operacyjny, nazywany też hotel OS albo oprogramowaniem hotelowym all-in-one, robi to samo dla Twojego obiektu: rezerwacja, która przychodzi z Booking.com, w tej samej chwili jest w grafiku obłożenia, w planie housekeepingu, w kartotece gości, a później na rachunku. Nikt nie musi jej przepisywać, przekazywać dalej ani przenosić do drugiej listy.
Przeciwieństwem są osobne rozwiązania. Klasyczny PMS zarządza rezerwacjami, osobny channel manager komunikuje się z portalami, silnik rezerwacji na stronie pochodzi od innego dostawcy, online check-in działa w kolejnym narzędziu, bony sprzedaje się w sklepie internetowym, a to, co nigdzie nie pasuje, trafia do Excela. Każdy z tych programów ma własną pulę pokoi albo własną listę gości, które trzeba synchronizować przez integracje.
Różnica nie wychodzi na prezentacji, lecz w pełną sobotę. Gdy gość zmienia rezerwację w recepcji, przy osobnych rozwiązaniach ta zmiana musi przejść przez kilka systemów. W hotel OS jest tylko jeden rekord i zmieniasz go raz.
Typowy zestaw narzędzi dziś w porównaniu z jednym systemem
Poniższe zestawienie pokazuje, jak często wygląda codzienność w małym lub średnim hotelu z osobnymi narzędziami i co się zmienia, gdy te same zadania są w jednym systemie. Nie każdy obiekt używa wszystkich narzędzi, ale większość rozpozna się w trzech lub czterech wierszach.
| Zadanie | Dziś z osobnymi rozwiązaniami | W hotel OS |
|---|---|---|
| Rezerwacje i obłożenie | PMS lub kalendarz rezerwacji, obok karteczki z rezerwacjami telefonicznymi | Jeden grafik obłożenia dla wszystkich kanałów, także walk-in i telefon |
| Portale takie jak Booking.com i Expedia | Osobny channel manager z własną umową i własnym przypisaniem pokoi | Channel manager w systemie, ta sama pula pokoi co recepcja |
| Rezerwacja bezpośrednia na stronie | Silnik rezerwacji innego dostawcy, ceny częściowo prowadzone podwójnie | Silnik rezerwacji korzysta z tych samych cen i pokoi |
| Online check-in i dane meldunkowe | Narzędzie z formularzem lub papier, dane przepisywane w recepcji | Gość wypełnia przed przyjazdem, dane trafiają prosto do rezerwacji |
| Bony podarunkowe | Sklep z bonami z własną listą, realizacja uzgadniana ręcznie | Sprzedaż i realizacja w tym samym systemie, saldo widoczne od razu |
| Housekeeping | Lista w Excelu drukowana rano, zmiany przekazywane na głos | Plan dnia powstaje z przyjazdów i wyjazdów, status widoczny dla wszystkich |
| Rachunek i zaliczka | Program do fakturowania, zaliczki na osobnej liście | Rachunek z rezerwacji, zaliczki przypisane do rezerwacji |
| Raporty | Co miesiąc składane w Excelu z kilku eksportów | Obłożenie, przychody i źródła bezpośrednio z tych samych danych |
Co powinno być w systemie, a co lepiej podłączyć
All-in-one nie znaczy, że jeden program musi umieć wszystko. Znaczy, że wszystko, co dotyczy pokoju i gościa, jest w jednym miejscu.Granicę najlepiej wyznaczyć pytaniem: czy to zadanie potrzebuje puli pokoi, rezerwacji albo gościa? Jeśli tak, należy do hotel OS. Rezerwacje, ceny, portale, rezerwacje bezpośrednie, check-in, housekeeping, komunikacja z gośćmi, rachunki i bony są powiązane z rezerwacją. Gdy się je rozdzieli, powstają dokładnie te uzgodnienia, których chcesz się pozbyć.
Inaczej jest z obszarami o własnej logice branżowej i własnych obowiązkach prawnych. Kasa restauracyjna lub barowa musi w Austrii i Niemczech spełniać szczególne wymogi dotyczące zabezpieczenia paragonów; tu właściwy jest wyspecjalizowany system kasowy, który przez integrację księguje sprzedaż na pokój. Księgowość zostaje u doradcy podatkowego, który dostaje dane jako eksport w swoim formacie. Zamki do drzwi, centrala telefoniczna czy kadry i płace to również osobne światy.
| Obszar | Zalecenie | Dlaczego |
|---|---|---|
| Rezerwacje, obłożenie, pokoje, blokady | W systemie | To rdzeń, od którego zależy cała reszta |
| Channel manager i silnik rezerwacji | W systemie | Jedna pula pokoi i jeden cennik chronią przed overbookingiem i podwójną pracą |
| Online check-in, dane meldunkowe, bony | W systemie | Potrzebują rezerwacji i gościa; osobno oznaczają przepisywanie i listy do uzgadniania |
| Housekeeping i komunikacja z gośćmi | W systemie | Zależą od przyjazdów, wyjazdów i statusu rezerwacji |
| Rachunek, zaliczka, opłata miejscowa | W systemie | Rachunek ma powstawać z rezerwacji, a nie z ponownego wprowadzania danych |
| Kasa restauracyjna i barowa | Przez integrację | Własne obowiązki dotyczące zabezpieczenia paragonów; sprzedaż księgowana na pokój |
| Księgowość u doradcy podatkowego | Przez eksport | Doradca pracuje we własnym programie i potrzebuje czystych danych w odpowiednim formacie |
| Zamek do drzwi, telefon, płace | Osobne systemy | Inna dziedzina; podłączaj tylko wtedy, gdy realnie oszczędza to pracę na co dzień |
Ile naprawdę kosztują osobne rozwiązania
Kto porównuje osobne rozwiązania z systemem all-in-one, zwykle patrzy na miesięczne abonamenty. To tylko część kosztów. Do tego dochodzą opłaty za integracje, prowizje pobierane przez poszczególne narzędzia od rezerwacji lub bonów, a przede wszystkim czas, który Twój zespół spędza na przenoszeniu danych, uzgadnianiu i szukaniu błędów. Tego czasu nie widać na żadnej fakturze, ale brakuje go w recepcji, gdy gość ma pytanie.
Policz uczciwie dla swojego obiektu: ile razy w tygodniu rezerwacja telefoniczna jest dopisywana w extranecie, zaliczka odhaczana na liście, formularz check-in przepisywany albo bon oznaczany w sklepie jako zrealizowany? Już kilka minut na każdą czynność daje w skali roku zaskakująco wiele godzin.
Zmiana krok po kroku
Przejście na hotel OS nie jest skokiem na głęboką wodę, jeśli zaplanujesz je etapami.Największą obawą wielu hotelarzy jest dzień przełączenia: co się stanie z rezerwacjami, które są już w starym systemie, i co, jeśli pierwszego dnia czegoś zabraknie? Odpowiedzią jest jasny przebieg z testem i dniem przejścia. Do dnia przejścia zespół pracuje w starym systemie, potem wyłącznie w nowym. Równoległa praca w obu systemach przez kilka tygodni to najczęstsza przyczyna podwójnych rezerwacji przy zmianie systemu.
Zmiana w sześciu krokach
- 01Spisz stan obecny
Zanotuj wszystkie narzędzia, listy i karteczki, z którymi Twój zespół dziś pracuje, oraz kto je prowadzi. Z tego wynika, co musi obsłużyć nowy system.
- 02Skonfiguruj podstawy
Załóż pokoje, kategorie, stawki, warunki anulacji i użytkowników z odpowiednimi uprawnieniami. W systemie w chmurze zajmuje to zwykle kilka dni.
- 03Przenieś dane z przebiegiem testowym
Wyeksportuj gości i przyszłe rezerwacje ze starego systemu, przypisz kolumny i uruchom przebieg testowy. Pokazuje on, co zostałoby utworzone, powiązane lub pominięte, niczego nie zmieniając.
- 04Przeprowadź dzień próbny
Przejdź w całości w nowym systemie przyjazd, zmianę pokoju, usługę dodatkową, rachunek i wyjazd, razem z recepcją i housekeepingiem.
- 05Wyznacz dzień przejścia i przełącz portale
W dniu przejścia przenieś ostatnie zmiany, połącz portale z nowym channel managerem i od tej chwili rezerwuj już tylko w nowym systemie.
- 06Wypowiedz stare narzędzia
Dopiero gdy dwa, trzy tygodnie przebiegną spokojnie, zakończ stare umowy, a wcześniej wyeksportuj dane, które musisz przechowywać.
Jak STRYK to rozwiązuje
STRYK Hotel Management jest zbudowany jako hotelowy system operacyjny dla małych i średnich hoteli, pensjonatów i obiektów apartamentowych. Plan obłożenia, pokoje i blokady, housekeeping, profile gości, komunikacja z gośćmi e-mailem, ceny i plany taryfowe, opłata miejscowa, faktury i płatności online są w jednym systemie. Silnik rezerwacji i sprzedaż voucherów korzystają z tej samej puli; online check-in i kiosk do samodzielnego zameldowania to osobne moduły zawarte w cenie podstawowej. Channel manager jest w cenie podstawowej STRYK; dostępne portale potwierdzamy dla każdego hotelu po przypisaniu i teście połączenia.
Przy każdej rezerwacji, czy to w recepcji, przez stronę, przez portal, przy imporcie danych czy przy zmianie pokoju, STRYK bezpośrednio przed zapisem sprawdza, czy w danej kategorii naprawdę jest jeszcze wolne miejsce na wszystkie noce. Dzięki temu ostatni pokój nie zostanie obiecany dwa razy. Dla restauracji jest integracja z kasą, przez którą sprzedaż jest księgowana na pokój; sTRYK nie jest kasą restauracyjną; do płatności w recepcji w Austrii i Niemczech służy moduł „Kasa i fiskalizacja”. Dla doradcy podatkowego STRYK przygotowuje eksporty, m.in. w formacie DATEV i BMD.
Przejście ułatwia import danych: przypisujesz kolumny z dotychczasowego systemu, STRYK sprawdza dane i w przebiegu testowym pokazuje, co zostałoby zaimportowane, zanim cokolwiek zapisze. Cena pozostaje prosta: opłata podstawowa 59 € plus 6 € za pokój miesięcznie, netto bez VAT i przy rozliczeniu rocznym, z silnikiem rezerwacji, voucherami i interfejsem kasowym w cenie podstawowej, online check-inem i kioskiem jako osobnymi modułami zawartymi w cenie podstawowej, bez opłaty za wdrożenie i bez limitu użytkowników. STRYK działa w przeglądarce i jako aplikacja STRYK na iPhone’a i Androida.
