PMS w prostych słowach
Property Management System to jedno miejsce, w którym każdy w hotelu widzi ten sam, aktualny stan.Gdy gość dzwoni i chce pokój dwuosobowy na weekend, recepcja musi w kilka sekund wiedzieć: czy coś jest wolne, ile to kosztuje i czy obowiązują warunki, na przykład minimalna długość pobytu? Właśnie na to pytanie odpowiada PMS. Łączy stan pokoi, ceny i wszystkie istniejące rezerwacje.
Kiedyś PMS był programem zainstalowanym na komputerze w recepcji. Dziś to najczęściej oprogramowanie w chmurze, które działa w przeglądarce. Dla hotelu oznacza to: brak własnego serwera, brak aktualizacji z płyty i brak nerwów, gdy komputer na recepcji odmówi posłuszeństwa. Dane są bezpiecznie przechowywane w centrum danych i dostępne z każdego zatwierdzonego urządzenia.
Pojęcie bywa rozumiane szerzej lub węziej. W wąskim znaczeniu PMS to zarządzanie rezerwacjami i pokojami. W praktyce hotelarze oczekują dziś znacznie więcej: rachunków, channel managera, rezerwacji online na własnej stronie i odprawy online (online check-in), to standard w większości obiektów.
Te obszary powinien obejmować nowoczesny system hotelowy
Nie każdy obiekt potrzebuje każdego modułu. Poniższe zestawienie pokazuje, z czego hotel z 10 do 80 pokojami faktycznie korzysta na co dzień i do czego.
| Obszar | Co dzięki niemu robi Twój zespół | Ważne dla |
|---|---|---|
| Rezerwacje i grafik obłożenia | Tworzenie, zmiana i anulowanie rezerwacji; obłożenie na kilka tygodni w jednym widoku; przydział pokoi | Recepcja, dyrekcja |
| Pokoje i kategorie | Stan pokoi, kategorie, blokady z powodu remontu lub usterki | Recepcja, dział techniczny |
| Housekeeping | Plan dnia, status pokoi (brudny, czysty, sprawdzony), zadania i checklisty | Kierowniczka housekeepingu, pokojowe |
| Goście i komunikacja | Kartoteka gości, preferencje, potwierdzenia i wiadomości do rezerwacji | Recepcja, dział rezerwacji |
| Ceny i stawki | Ceny sezonowe, stawki ze śniadaniem i bez, minimalny pobyt, rabaty | Dyrekcja, revenue |
| Rachunki i płatności | Rachunek z rezerwacji, zaliczki, należności, opłata miejscowa (taksa turystyczna) | Recepcja, księgowość |
| Channel manager | Aktualna dostępność i ceny na Booking.com, Expedia i innych portalach | Sprzedaż, dyrekcja |
| Silnik rezerwacji | Rezerwacje bezpośrednie na stronie hotelu, bez prowizji dla portalu | Sprzedaż, marketing |
| Online check-in i meldunek gości | Zbieranie danych gości przed przyjazdem, przygotowanie karty meldunkowej | Recepcja |
| Raporty | Obłożenie, średnia cena (ADR), RevPAR, przychody według obszarów | Dyrekcja, właściciele |
Co dobry PMS zmienia w codziennej pracy hotelu
Największą korzyścią rzadko jest pojedyncza funkcja. Jest nią wspólny, aktualny obraz: recepcja widzi, że pokój 12 jest już posprzątany. Housekeeping widzi, że gość do pokoju 14 przyjeżdża wcześniej. Dyrekcja widzi, jak wyglądają rezerwacje na najbliższe cztery tygodnie, bez czekania, aż ktoś przygotuje zestawienie.
W wielu małych obiektach działa dziś obok siebie pięć narzędzi: program rezerwacyjny, Excel dla housekeepingu, extranet Booking.com, program do faktur i skrzynka e-mail. Każde z osobna działa, ale przekazywanie informacji między nimi kosztuje codziennie czas i prowadzi do overbookingu albo zapomnianych dodatków na rachunku.
PMS w chmurze czy oprogramowanie instalowane?
Instalowane oprogramowanie hotelowe działa na komputerze lub serwerze w obiekcie. Przez lata było standardem i nadal jest popularne w dużych hotelach. PMS w chmurze działa w przeglądarce, a dostawca go utrzymuje, zabezpiecza i na bieżąco aktualizuje.
Dla małych i średnich hoteli niemal wszystko przemawia za chmurą: płacisz miesięczny abonament zamiast drogiej licencji, nie potrzebujesz informatyka na miejscu i możesz z domu sprawdzić, jak wygląda obłożenie na weekend. Ważne, by dostawca jasno informował, gdzie przetwarzane są dane, jak tworzone są kopie zapasowe i kto ma dostęp.
| Kryterium | PMS w chmurze | Oprogramowanie instalowane |
|---|---|---|
| Start | Założenie dostępu, import danych, start | Serwer, instalacja, często wizyta technika |
| Koszty | Miesięczny abonament, zwykle za pokój | Licencja plus umowa serwisowa i sprzęt |
| Aktualizacje | Na bieżąco i automatycznie | Według terminu, czasem płatne |
| Dostęp | Z każdego zatwierdzonego urządzenia z przeglądarką | Zwykle tylko w sieci hotelu |
| Kopie zapasowe | Po stronie dostawcy | Po stronie hotelu lub partnera IT |
Jak rozpoznać dobry system hotelowy
Podczas prezentacji nie pozwól sobie pokazywać menu, poproś o przejście przez Twój własny dzień. Przećwicz prawdziwą rezerwację: zapytanie, potwierdzenie, przydział pokoju, przyjazd, zmiana pokoju, minibar, rachunek, wyjazd, sprzątanie. Tam, gdzie system zmusza Cię do pomocniczych list, w codziennej pracy będzie się zacinać.
Lista kontrolna na prezentację
- Testowa rezerwacja przechodzi od zapytania do rachunku bez karteczek i Excela.
- Recepcja i housekeeping widzą ten sam status pokoju w czasie rzeczywistym.
- Rezerwacja z portalu pojawia się w grafiku obłożenia bez przepisywania.
- Cenę zmienia się raz i obowiązuje na stronie oraz w portalach.
- Cena za pokój jest jasno podana, a moduły dodatkowe i prowizje są otwarcie wykazane.
- Każda pracowniczka i każdy pracownik ma własny dostęp z odpowiednimi uprawnieniami.
- Oprogramowanie jest dostępne w języku Twojego zespołu.
- Dostawca pomaga przenieść dane z dotychczasowego systemu.
Jak rozwiązuje to STRYK
STRYK Hotel Management to chmurowy PMS z Salzburga, stworzony dla małych i średnich hoteli, pensjonatów i aparthoteli. Rezerwacje, plan obłożenia, pokoje i housekeeping, goście, ceny, rozliczenia, silnik rezerwacji i vouchery podarunkowe są połączone w jednym systemie i zawarte w cenie podstawowej. Online check-in i kiosk do samodzielnego zameldowania to osobne moduły, również zawarte w cenie podstawowej. Channel manager jest w cenie podstawowej STRYK; dostępne portale potwierdzamy dla każdego hotelu po przypisaniu i teście połączenia.
Cena jest celowo prosta: 59 € opłaty podstawowej plus 6 € za pokój miesięcznie, netto przy rozliczeniu rocznym. Nie ma opłaty za wdrożenie, liczba użytkowników jest nieograniczona, a STRYK możesz testować bezpłatnie przez 14 dni. Interfejs jest dostępny w 18 językach, więc także Twój międzynarodowy zespół pracuje pewnie.
Uczciwie trzeba też powiedzieć, czym STRYK nie jest: STRYK nie jest systemem kasowym dla restauracji; płatności gotówką i kartą w recepcji podpisuje tylko z modułem „Kasa i fiskalizacja”. Sprzedaż z restauracji lub baru można obciążyć na pokój przez otwarty interfejs dla systemów kasowych. STRYK działa w przeglądarce i jako aplikacja STRYK na iPhone’a i Androida.
