Dlaczego połączenie się opłaca
Podwójna obsługa kosztuje czas każdego dnia, a w sobotni wieczór w najgorszym razie sprzedany pokój, którego już nie ma.Wiele mniejszych obiektów zaczyna z Booking.com, prowadząc pokoje i ceny bezpośrednio w extranecie. To działa, dopóki Booking.com jest jedynym kanałem. Gdy tylko goście rezerwują też telefonicznie, mailowo lub przez własną stronę, każdą z tych rezerwacji trzeba ręcznie nanieść w extranecie. Jeśli ktoś zapomni, Booking.com sprzeda pokój, który jest już zajęty.
Dzięki integracji dwie pule stają się jedną. Twój system hotelowy wie, co jest wolne, i zgłasza to do Booking.com. Rezerwacja z Booking.com trafia do grafiku obłożenia bez przepisywania, z nazwiskiem gościa, terminem, stawką i liczbą osób. Gdy gość zmieni podróż lub ją anuluje, system także to uwzględni.
Druga korzyść to prowadzenie cen. Zamiast wpisywać cenę sezonową osobno w extranecie, na stronie i w programie recepcyjnym, zmieniasz ją raz. Zwłaszcza w obiektach z niewielką obsadą recepcji to czas, którego inaczej brakuje dla gościa.
Czego potrzebujesz przed połączeniem
Technika rzadko jest problemem. Połączenie opóźniają niejasne kategorie pokoi, zbyt wiele stawek i brakujące dostępy. Kto zawczasu przejdzie przez poniższą listę, zwykle kończy w jedno przedpołudnie.
Szczególnie ważne jest pytanie, które kategorie faktycznie sprzedajesz w Booking.com. Jeśli widnieje tam „Pokój dwuosobowy Superior”, którego w Twoim obiekcie w tej formie w ogóle nie ma, trzeba najpierw ustalić, jakie prawdziwe pokoje za nim stoją. Kategoria w Booking.com powinna zawsze odpowiadać dokładnie jednej kategorii w Twoim systemie hotelowym.
Przygotowanie do Booking.com
- Dostęp do extranetu Booking.com z uprawnieniami administratora i Twój identyfikator hotelu w Booking.com.
- Kategorie pokoi w systemie hotelowym są kompletnie założone, każda z właściwymi pokojami i maksymalną liczbą osób.
- Stawki, które chcesz sprzedawać w Booking.com, na przykład elastyczna ze śniadaniem i bezzwrotna, są założone jako osobne stawki.
- Do każdej stawki przypisany jest warunek anulacji zgodny z tym, co Booking.com pokazuje gościowi.
- Ograniczenia, takie jak minimalny pobyt oraz blokady przyjazdu i wyjazdu, są prowadzone w systemie hotelowym, a nie tylko w extranecie.
- Lista kategorii i stawek z Booking.com leży obok listy z Twojego systemu, aby spokojnie przeprowadzić przypisanie.
- Ustalony jest dzień graniczny, od którego ceny i dostępność zmienia się już tylko w systemie hotelowym.
Jak przebiega konfiguracja krok po kroku
Przebieg jest prawie taki sam u wszystkich dostawców oprogramowania hotelowego: zgoda w extranecie, przypisanie, kontrola, aktywacja.Booking.com nie współpracuje bezpośrednio z każdym systemem hotelowym, lecz przez certyfikowanych partnerów połączeń. Dlatego w extranecie wybierasz partnera połączenia wskazanego przez dostawcę oprogramowania i potwierdzasz zgodę. Dopiero potem system może wysyłać dostępność i ceny dla Twojego obiektu.
Następnie przychodzi właściwa praca w hotelu: przypisanie. Dla każdej kategorii i każdej stawki w Booking.com ustalasz, jaka kategoria i stawka w Twoim systemie się za nią kryje. Połączenie powinno zostać aktywowane dopiero wtedy, gdy przypisanie jest kompletne.
Połączenie z Booking.com w sześciu krokach
- 01Dopracować kategorie, stawki i warunki w systemie hotelowym
Pokoje, kategorie, stawki, warunki anulacji i ograniczenia muszą być poprawne w systemie, zanim trafią do Booking.com. Co jest niejasne tutaj, w Booking.com nie stanie się jaśniejsze.
- 02Zatwierdzić partnera połączenia w extranecie
W extranecie Booking.com, w ustawieniach konta dotyczących łączności, wybrać partnera połączenia wskazanego przez dostawcę oprogramowania i potwierdzić zgodę.
- 03Wpisać identyfikator hotelu w systemie i sprawdzić połączenie
Zapisać identyfikator hotelu z extranetu w systemie. Test pokaże, czy Booking.com przyjmuje połączenie, i odczyta istniejące kategorie i stawki.
- 04Przypisać kategorie i stawki
Przypisać każdą kategorię i stawkę z Booking.com do dokładnie jednej kategorii i stawki w systemie. Stawki, których nie chcesz już sprzedawać, celowo zostaw niepołączone.
- 05Przejąć istniejące rezerwacje
Jednorazowo pobrać do systemu przyszłe rezerwacje, które już są w Booking.com, i porównać je z grafikiem obłożenia. Rezerwacje wpisane podwójnie uporządkować teraz, a nie dopiero przy przyjeździe.
- 06Aktywować i przeprowadzić rezerwację testową
Po aktywacji wysłać pełny stan, następnie utworzyć rezerwację, zmienić ją i anulować oraz sprawdzić, czy każdy krok dociera do grafiku obłożenia.
Expedia, Airbnb i inne portale
W Expedia zgoda odbywa się przez Expedia Partner Central: tam również wybierasz partnera połączenia swojego systemu dla dostępności, cen i rezerwacji, a następnie wpisujesz w systemie hotelowym identyfikator hotelu i wymagane dane połączenia. Inne portale działają według tego samego schematu, tylko menu nazywają się inaczej. Airbnb podłączasz bez extranetu: logujesz się w channel managerze na swoje konto Airbnb, zatwierdzasz połączenie i przypisujesz swoje jednostki.
Ważne, by nie łączyć wszystkich portali jednego dnia. Najpierw podłącz portal z największym przychodem, przez tydzień obserwuj, czy rezerwacje, zmiany i anulacje docierają poprawnie, a dopiero potem dodaj kolejny. Wtedy przy rozbieżności od razu wiesz, gdzie szukać.
Przy każdym kolejnym portalu zastanów się też, czy się opłaca. Każdy portal pobiera własną prowizję, a każdą dodatkową stawkę trzeba prowadzić i przypisać. W wielu mniejszych obiektach dwa dobrze prowadzone portale plus mocny własny silnik rezerwacji dają więcej niż pięć kanałów prowadzonych po łebkach.
Typowe błędy i jak ich uniknąć
Większość problemów po połączeniu ma te same przyczyny. Nie powstają w technice, lecz w przyzwyczajeniach z czasów sprzed integracji.
| Błąd | Co się dzieje | Jak go uniknąć |
|---|---|---|
| Błędne mapowanie | Gość rezerwuje „Pokój dwuosobowy z balkonem” i trafia do kategorii bez balkonu albo pula jednej kategorii jest odejmowana od innej. | Każdą kategorię z portalu przypisać do dokładnie jednej kategorii w systemie i po mapowaniu sprawdzić rezerwację testową dla każdej kategorii. |
| Stawki prowadzone podwójnie | W extranecie jest inna cena niż w systemie. Przy następnej synchronizacji zostaje nadpisana albo gość przez chwilę widzi złą cenę. | Ceny, narzuty i stawki promocyjne zmieniać już tylko w systemie hotelowym. |
| Dostępność zmieniona ręcznie w extranecie | System nie zna blokady i przy następnej synchronizacji znowu zgłasza wolne pokoje. | Blokady z powodu remontu, usterki lub potrzeb własnych zawsze ustawiać w systemie hotelowym. |
| Stare stawki pozostają aktywne | Nieprowadzona już stawka w Booking.com dalej sprzedaje po nieaktualnej cenie. | Nieprzypisane stawki w extranecie zamknąć lub świadomie dezaktywować. |
| Warunek anulacji się nie zgadza | Booking.com pokazuje bezpłatną anulację, a Twoja stawka przewiduje opłatę, albo odwrotnie. | Dla każdej stawki zapisać warunek anulacji i porównać go z widokiem w extranecie. |
Co dzieje się z anulacjami, zmianami i wiadomościami od gości
Gdy gość anuluje przez Booking.com, anulacja trafia przez channel manager do systemu hotelowego. Rezerwacja zostaje anulowana, noce znowu są wolne, a nowy stan trafia do wszystkich połączonych kanałów. Czy należy się opłata za anulację, zależy od warunku zaakceptowanego przez gościa przy rezerwacji; kto ją pobiera, zależy od tego, czy płatność obsługuje Booking.com, czy Twój obiekt.
Zmiany, takie jak inny termin lub inna liczba osób, są nanoszone na istniejącą rezerwację, dopóki gość jeszcze nie przyjechał. Stare noce się zwalniają, nowe zostają zajęte. Jeśli w nowym terminie nie ma wolnego odpowiedniego pokoju, system nie może tego po cichu pominąć; dobry channel manager zgłasza konflikt, aby ktoś w hotelu podjął decyzję.
Wiadomości od gości z portalu nie powinny trafiać do drugiej skrzynki, lecz do rezerwacji, której dotyczą. Wtedy recepcja przy przyjeździe widzi, że gość pytał o parking lub późny przyjazd, bez zaglądania do extranetu.
Jak STRYK rozwiązuje połączenie
Channel manager jest w cenie podstawowej STRYK; dostępne portale potwierdzamy dla każdego hotelu po przypisaniu i teście połączenia. W sekcji „Kanały” widzisz portale potwierdzone dla Twojego obiektu, każdy z jasnym statusem: niepołączony, nieaktywny, aktywny lub rozłączony. Jedno kliknięcie otwiera konfigurację: wpisz ID obiektu z extranetu, przetestuj połączenie, przypisz pokoje i stawki, zapisz. Nowe połączenie zapisuje się najpierw jako nieaktywne. Aktywować je możesz dopiero, gdy STRYK nie znajdzie otwartych braków, np. brakującej stawki, brakujących warunków anulacji lub niepełnego przypisania. Okno prowadzi bezpośrednio do extranetu.
Wszystko prowadzi się w jednym miejscu: kategorie, zdjęcia i wyposażenie przy pokojach, stawki, warunki anulacji, minimalny pobyt oraz blokady przyjazdu i wyjazdu w sekcji „Ceny”, gdzie można też ustawić opcjonalny narzut dla każdego kanału. Dostępność wynika z rezerwacji i blokad pokoi. Każda zmiana trafia do połączonych portali, a dodatkowo STRYK raz dziennie synchronizuje pełny stan. Przy łączeniu możesz jednorazowo pobrać istniejące przyszłe rezerwacje z portalu.
Rezerwacje, zmiany i anulacje z portali trafiają do grafiku obłożenia i zmieniają tę samą pulę co rezerwacja na recepcji lub przez Twój własny silnik rezerwacji. Jeśli STRYK nie znajdzie dla rezerwacji z portalu wolnego, odpowiedniego pokoju, nie umieszcza jej w zajętym pokoju, lecz pokazuje ją jako komunikat do wyjaśnienia. Wiadomości z portalu pojawiają się przy rezerwacji w sekcji „Goście → Wiadomości”. Z którego połączenia z portalem może korzystać Twój obiekt, potwierdzamy po przypisaniu i pełnym teście połączenia; Twoje umowy i prowizje z portalami pozostają po Twojej stronie.
