Passaggio dal registro cartaceo
Registro prenotazioni digitale: il passaggio al gestionale alberghiero
Prima entrano in STRYK le camere, le tariffe e i soggiorni già prenotati. Il registro cartaceo resta nel cassetto finché ti fidi del calendario.
- Prenotazioni future importa o inserisci a mano
- Accesso personale per ogni collaboratore, senza costi aggiuntivi
- Trasferimento dei dati incluso nel prezzo base
In breve
Per digitalizzare un registro prenotazioni, trasferite camere, tariffe e soggiorni già prenotati in un gestionale alberghiero. STRYK funziona nel browser e importa ospiti e prenotazioni da CSV, XLSX e ZIP, con una prova prima dell'importazione definitiva. Il prezzo prevede un canone base più un importo per camera al mese; la configurazione standard, il trasferimento dei dati, l'assistenza e un numero illimitato di accessi sono inclusi.
Aggiornato
Che cosa costa il registro cartaceo nella vita di tutti i giorni
Il registro funziona finché una sola persona lo gestisce e a prenotare è solo il telefono. Quando entrano in gioco il portale, il personale di supporto e l'obbligo di comunicazione degli alloggiati, diventa difficile da gestire.
- Oggi
Il registro sta alla reception e solo la titolare conosce le sue abbreviazioni. Quando lei è fuori per commissioni, il collaboratore di supporto non sa se la camera 6 è libera sabato e deve telefonarle.
Con STRYKChiunque abbia un accesso vede lo stesso piano di occupazione nel browser. Ogni collaboratore riceve un accesso personale con ruolo e permessi, e il registro attività mostra chi ha modificato che cosa.
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Alle 18 chiama un ospite e la camera 3 viene segnata a matita. Un'ora prima un portale aveva già venduto la stessa notte. Il registro se ne accorge solo la mattina dopo.
Con STRYKSe la reception inserisce la camera 3 in STRYK, il sistema verifica prima che la notte sia ancora libera. Le nuove prenotazioni compaiono nel calendario senza ricaricare la pagina, con un avviso per il tuo team. Il channel manager è incluso nel prezzo base di STRYK.
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Gli ospiti compilano le schedine degli alloggiati al banco, mentre il caffè si raffredda e alle loro spalle aspetta la famiglia successiva. La sera riscrivi nomi e indirizzi una seconda volta.
Con STRYKGli ospiti compilano i dati di alloggio online prima dell'arrivo, e la reception li verifica. In Austria STRYK mostra il termine di 24 ore per ogni soggiorno ed esporta in CSV e per i portali comunali (MBS).
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La prima settimana: il registro resta sul banco, si scrive nel browser
Una giornata tipo in una pensione con 12 camere. Il registro cartaceo è ancora alla reception, ma ormai si scrive solo nel browser.
Il collaboratore vede le stesse camere
La titolare è al supermercato e alle 7:15 il collaboratore apre il piano di occupazione. Chi parte oggi, chi arriva e se la camera 6 è libera sabato sono lì, senza abbreviazioni. Il personale di pulizia vede le proprie camere nel piano housekeeping.
Telefonata per il fine settimana successivo
Un cliente abituale chiede due camere da venerdì a domenica. La reception controlla la vista settimanale del calendario, crea una prenotazione multi-camera e allega alla prenotazione una nota per la colazione.
La camera 4 parte
La coppia della camera 4 lascia l'hotel. Il conto nasce dalla prenotazione e i saldi aperti vi confluiscono. Al check-out la camera passa allo stato di pulizia corrispondente.
Dati di alloggio per l'ospite di domani
Un ospite ha compilato il check-in online per domani. La reception vede i dati del documento e la firma e li verifica con calma, senza aspettare al banco.
Una coppia senza prenotazione
Due ciclisti sono alla porta e vogliono fermarsi una notte. La reception registra il walk-in e STRYK propone una camera libera della categoria scelta. Sul registro la camera 9 sarebbe stata chiara solo dopo il confronto con la lavagna appesa al muro.
Chiusura serale senza confronto con il registro
Nella chiusura della giornata compare ciò che è rimasto in sospeso, per esempio una bozza di fattura. Arriva dallo stesso calendario, quindi non serve alcun confronto con il registro. Quella sera il registro non riceve più nessuna registrazione.
Che cosa conta per primo nel passaggio
Nel primo mese ti serve solo una parte di STRYK. L'elenco completo delle funzioni si trova nella pagina dedicata.
Trasferimento dei dati con prova
L'importazione legge CSV, XLSX e ZIP con modelli. Prima dell'importazione definitiva si esegue una prova, poi viene generato un rapporto sugli errori. Il passaggio ha una data di riferimento, da cui in poi scrivi solo in STRYK.
Leggi di piùCalendario con tutte le prenotazioni
Il piano di occupazione mostra giorno, settimana, due settimane o mese con lo stato delle camere. Due camere per una famiglia e gli ospiti senza prenotazione si inseriscono direttamente. Un inserimento che assegnerebbe due volte la stessa camera non viene salvato.
Leggi di piùElenco delle camere dall'avviso al piano
Crei le camere una alla volta o in blocco e le assegni alle categorie con occupazione, letti aggiuntivi e descrizione. Un blocco camera per ristrutturazione o guasto agisce subito sulla selezione.
Leggi di piùAccessi per famiglia e collaboratori
La titolare, il figlio nel fine settimana e il collaboratore ricevono ciascuno un accesso personale con i permessi adatti. L'accesso avviene tramite Nextpulse ID e un secondo fattore. Il registro attività documenta chi ha modificato una prenotazione.
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Registro cartaceo e STRYK a confronto
La tabella descrive il lavoro di tutti i giorni, non la storia del registro. Molte strutture ci lavorano bene per anni, finché telefono, portali e personale non si incontrano.
| Attività | Con il registro prenotazioni | Con STRYK |
|---|---|---|
| Verificare le camere libere | Sfogliare le pagine, leggere i segni a matita, confrontare con la lavagna | Calendario in vista giorno, settimana, due settimane e mese, con lo stato delle camere visibile |
| Chi può scrivere | Chi ha il registro in mano, ciascuno con una grafia diversa | Accessi personali con ruoli e permessi, registro attività |
| Doppia assegnazione | Se ne accorge chi si trova due ospiti davanti alla stessa porta | Controllo della disponibilità prima del salvataggio, alla reception, sul sito, in importazione e al cambio camera |
| Fattura | Scritta a mano o da modello, correzione per sovrascrittura | Generata dalla prenotazione, non modificabile dopo l'emissione, correzione tramite storno o nota di credito |
| Dati di alloggio | Schedina cartacea al banco, trascritta in seguito | Compilati online prima dell'arrivo, verificati dalla reception |
| Pulizia delle camere | Passaparola o bigliettino la mattina | Piano housekeeping con assegnazione al personale di pulizia e stato per ogni camera |
Un prezzo che cresce con la vostra struttura
Per dodici camere la scheda prezzi calcola l'importo. Il trasferimento delle prenotazioni future e la configurazione standard non comportano costi aggiuntivi, come non ne comportano gli accessi per famiglia e collaboratori.
Prezzi nel dettaglio59 € canone base + 6 € per camera o unità al mese
Esempio con 12 camere131 €al mese
- 14 giorni di prova gratuita
- Nessun costo di attivazione
- Accompagnamento personale all'avvio
Netto, fatturazione annuale. Nel primo anno contrattuale sconto del 20% sul canone base.
Come sostituire il registro in quattro passaggi
L'ordine conta più della velocità. Lavora prima in STRYK, poi chiudi il registro.
Trasferire l'elenco delle camere
Crea le camere, assegnatele alle categorie e inserisci occupazione e descrizione. L'elenco delle camere di solito esiste già come avviso o tabella.
Inserire tariffe e Ortstaxe
Gestisci i prezzi nel calendario tariffario e crea le tariffe con le condizioni di annullamento. La Ortstaxe austriaca, cioè l'imposta di soggiorno, si imposta in Impostazioni → Hotel. STRYK applica il valore stabilito dal tuo comune.
Trasferire le prenotazioni future
I soggiorni a partire dalla data di riferimento entrano nel calendario per importazione o a mano. La prova mostra in anticipo quali righe contengono errori. Gli anni passati non vanno trasferiti.
Consultare il registro per una settimana, poi chiuderlo
Dalla data di riferimento il tuo team registra le novità solo in STRYK. Il registro resta una settimana alla reception per consultazione, e la sera verifica che ogni prenotazione futura sia nel calendario. Poi archivia il registro.
Domande frequenti
Quanto dura il passaggio dal registro prenotazioni?
Dipende dal numero di prenotazioni future da trasferire. L'ordine è fisso: camere, tariffe, prenotazioni future, poi la data di riferimento. La data la scegli tu, per esempio all'inizio del mese.
Devo ribattere tutte le vecchie prenotazioni?
No. Da trasferire ci sono solo i soggiorni a partire dalla data di riferimento. Se si trovano in una tabella, li importi. Se stanno solo nel registro, inserisci una volta le prenotazioni future. Gli anni passati restano nel registro.
E se non me la cavo bene con i computer?
Comincia con poche attività, per esempio il calendario, e aggiungi il resto più avanti. STRYK funziona nel browser e non richiede un reparto IT. La configurazione standard e l'assistenza sono incluse nel prezzo base. L'assistenza è raggiungibile dal lunedì al venerdì dalle 9 alle 17.
Mi serve un computer nuovo?
No, basta un dispositivo con un browser aggiornato, non si installa nulla. Se il computer che hai alla reception è sufficiente, lo vedrai durante la prova.
I clienti abituali del registro finiranno nell'anagrafica ospiti?
Sì. Gli indirizzi da una tabella si importano. Dal registro, i clienti abituali si inseriscono al più tardi con la prossima prenotazione. STRYK segnala, in base a nome, data di nascita e contatti, quando un ospite ha già un profilo.
Il check-in online sostituisce la schedina cartacea degli alloggiati?
Non automaticamente. Se i dati digitali sostituiscano la carta lo stabilisce la normativa di registrazione del tuo paese, non il software. STRYK raccoglie i dati in digitale, la reception li verifica e in Austria mostra il termine di 24 ore dal check-in. Se serve anche la carta, chiarisci la questione con il tuo comune.
Trasferisci le prossime settimane dal tuo registro
Invia una richiesta per la prova di 14 giorni. Tieni a portata di mano registro prenotazioni, elenco delle camere e listino prezzi: insieme configuriamo il primo calendario.