Software per pensioni
Software per pensioni: planning, registrazione e fatture in un sistema
Per pensioni e affittacamere in cui è la famiglia stessa a stare alla reception: planning delle camere, dati di registrazione, imposta di soggiorno e fatture in un unico programma che funziona nel browser.
- I dati di registrazione arrivano online prima dell'arrivo
- L'imposta di soggiorno compare nel prezzo, nella prenotazione e nella fattura
- 14 giorni di prova con le tue camere
In breve
Il software per pensioni è un gestionale che collega planning delle camere, registrazione degli ospiti, imposta di soggiorno, fatture e pulizia delle camere di una piccola pensione. STRYK funziona nel browser: ogni familiare lavora con un accesso personale, senza sovrapprezzo per persona. Si paga una quota base più un importo fisso per camera al mese. Non c'è un costo di attivazione e l'importazione della tua lista Excel è compresa.
Aggiornato
Dove si perde tempo oggi in pensione
In molte pensioni il planning delle camere è appeso in cucina, le prenotazioni dei portali restano nell'extranet e le fatture si scrivono in Word. Il tempo si perde soprattutto in questi punti.
- Oggi
Il planning stampato è appeso in cucina, una seconda versione è in Excel. Mentre sei al buffet della colazione arriva dal portale una prenotazione per la camera 4. Il planning la mostra solo la sera, e la camera è venduta due volte.
Con STRYKLe prenotazioni dalla reception, dal sito web e dai portali collegati finiscono nello stesso calendario. Se la camera 4 è occupata, in STRYK nessun altro canale può più venderla; per i portali, una volta completata la sincronizzazione. La nuova prenotazione compare senza ricaricare la pagina e il team riceve un avviso.
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La domenica sera le schedine di registrazione sono ancora impilate sul tavolo. L'imposta di soggiorno la ricalcoli a mente il giorno della partenza e la riporti a mano in fattura.
Con STRYKGli ospiti possono compilare i dati di registrazione online prima dell'arrivo, e la tua reception li controlla. Per l'Austria STRYK mostra il termine di 24 ore per ogni soggiorno. L'imposta di soggiorno compare nel prezzo, nella prenotazione e nella fattura.
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La fattura viene compilata su un modello Word. Un errore di battitura nell'importo viene sovrascritto e in archivio finiscono due versioni della stessa fattura.
Con STRYKLa fattura si genera dalla prenotazione. Una volta emessa non cambia più; un errore si corregge con una nota di credito e una nuova fattura. Il PDF riporta il tuo logo e può essere generato nella lingua dell'ospite.
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Un martedì in una pensione con 12 camere
Una giornata tipo in una pensione con 12 camere, gestita da una famiglia con un'addetta alle pulizie.
Prenotazione dal portale durante la colazione
La titolare sta servendo il caffè quando da un portale collegato arriva una prenotazione per la camera 4. Compare nel calendario senza ricaricare e la camera 4 è subito bloccata per telefono e sito web. Nessuno deve aggiornare la stampa in cucina.
Il piano delle pulizie è già nella casella e-mail
Alle 8 l'addetta alle pulizie ha ricevuto il piano del giorno in PDF, nella sua lingua: tre partenze, quattro arrivi e in più la camera 4. Segna nel piano le camere finite, e la titolare vede alla reception quale camera è pronta per l'arrivo.
Partenza dalla camera 3
Al check-out la camera 3 passa allo stato «da pulire», che l'addetta vede nel suo piano. Le due bevande del bar sono già in fattura come voci aperte. Il PDF viene inviato all'ospite per e-mail.
Telefonata con richiesta di date
Una coppia chiede per telefono tre notti a settembre. Nel calcolatore dei prezzi verifichi periodo, categoria, tariffa e imposta di soggiorno senza creare una prenotazione. Quando la crei, STRYK propone la camera libera adatta.
Arrivo senza pile di moduli
Gli ospiti hanno inserito in anticipo online i dati di registrazione, compresi documento e firma. La tua reception controlla i dati e consegna la chiave.
Cliente abituale prenota per l'anno prossimo
Telefona una coppia che da anni viene a settembre. L'anagrafica ospiti mostra gli ultimi soggiorni e, quando crei la prenotazione, si applica la regola di sconto che hai impostato per loro. La conferma parte mentre sei ancora al telefono.
Funzioni che una pensione usa ogni giorno
Quello che la famiglia usa alla reception, dal calendario del mattino alla pagina su cui gli ospiti prenotano anche di notte.
Planning delle camere
Il calendario mostra giorno, settimana, due settimane o mese con lo stato delle camere. Create, modifichi e annulli prenotazioni e registri i walk-in. Più camere si possono raggruppare in un'unica prenotazione.
Leggi di piùRegistrazione degli ospiti
Gli ospiti inseriscono online i dati di registrazione e la tua reception li controlla. Per l'Austria STRYK sorveglia il termine di 24 ore ed esporta le notifiche in CSV o per i portali comunali (MBS).
Leggi di piùImposta di soggiorno
Inserisci importo e modalità di calcolo una sola volta in Impostazioni → Hotel, anche per bambini, stagione e durata del soggiorno. STRYK calcola l'imposta nel prezzo, nella prenotazione e nella fattura. L'importo lo stabilisce il tuo comune.
Leggi di piùFatture e preventivi
La fattura si genera dalla prenotazione o, se vuoi, da un preventivo. Le voci aperte entrano automaticamente al check-out. Ogni mese consegni i dati al commercialista come giornale DATEV, BMD, CSV o Excel.
Leggi di piùHousekeeping
Il piano del giorno mostra stato, occupazione e compiti per ogni camera. Assegni le camere all'addetta alle pulizie, e la reception vede appena una camera è pronta.
Leggi di piùPagina di prenotazione propria
I tuoi ospiti prenotano direttamente sulla tua pagina, con un indirizzo STRYK o con il tuo dominio. Prezzi e disponibilità arrivano dal tuo calendario, l'imposta di soggiorno è inclusa nel prezzo. Per la pagina di prenotazione non paghi alcun sovrapprezzo.
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La pensione tra fogli ed extranet o con STRYK
Cosa cambia quando planning, registrazione e fatture non sono più in tre posti diversi.
| Compito | Carta, extranet, Word | Con STRYK |
|---|---|---|
| Gestire l'occupazione | Planning cartaceo, Excel ed extranet del portale convivono e vanno allineati a mano. | Un calendario con lo stato delle camere. Una camera occupata non può essere venduta una seconda volta da nessun canale. |
| Acquisire prenotazioni dai portali | La prenotazione arriva via e-mail e viene riportata a mano nel piano. | Con il portale collegato, prenotazioni, modifiche e cancellazioni arrivano nel planning. Il channel manager è incluso nel prezzo base di STRYK. |
| Registrare gli ospiti | Le schedine si compilano a mano e si trascrivono in un secondo momento. | I dati arrivano online in anticipo. Per l'Austria STRYK mostra i termini ed esporta come CSV o per i portali comunali. |
| Calcolare l'imposta di soggiorno | L'importo per ospite e notte si calcola a mano il giorno della partenza. | Una sola impostazione, poi l'imposta compare nel prezzo, nella prenotazione e nella fattura. |
| Emettere la fattura | Modello Word; una correzione sovrascrive l'originale. | Fattura dalla prenotazione. Un errore si corregge con una nota di credito; la versione emessa resta conservata. |
| Organizzare una sostituzione | Tutto è nella testa della titolare e in un raccoglitore. | La figlia subentra con un accesso proprio e i diritti adeguati. In seguito vedi nel registro attività ogni sua modifica. |
Un prezzo che cresce con la vostra struttura
Una pensione paga per le sue camere, non per il numero di familiari alla reception. Solo se gli ospiti pagano online in anticipo tramite il tuo conto di pagamento online, su questi importi si aggiunge una commissione di piattaforma.
Prezzi nel dettaglio59 € canone base + 6 € per camera o unità al mese
Esempio con 12 camere131 €al mese
- 14 giorni di prova gratuita
- Nessun costo di attivazione
- Accompagnamento personale all'avvio
Netto, fatturazione annuale. Nel primo anno contrattuale sconto del 20% sul canone base.
Il passaggio dal piano cartaceo a STRYK
Non si installa nulla. Le camere e le prenotazioni future arrivano dalla tua lista, non vanno inserisci a mano.
Indicare numero di camere e canali di prenotazione
Nella richiesta indica il numero di camere e come prenoti oggi, per esempio telefono, un portale e il sito web. Ti ricontattiamo personalmente e attiviamo il tuo accesso di prova.
Importare la lista Excel
Ospiti e prenotazioni future arrivano come file CSV o XLSX. Una prova mostra in anticipo quali righe non vanno bene, per esempio una prenotazione senza data di partenza.
Scegliere una data di passaggio tranquilla
Fai il passaggio in un giorno con pochi arrivi. Da quel giorno le nuove prenotazioni finiscono solo nel calendario e il planning cartaceo serve ancora per consultazione.
Creare il team
Ogni persona riceve un accesso personale con il ruolo adatto, per esempio la titolare come proprietaria e il collaboratore occasionale solo con i diritti di reception.
Domande frequenti
Conviene un software anche con sei camere?
Sì, appena le prenotazioni arrivano da più canali, per esempio telefono, sito web e portale. A quel punto cresce il rischio di vendere due volte la stessa camera. Il prezzo sale con ogni camera, la quota base è sempre dovuta. Nel calcolatore dei prezzi vedi quanto costano sei camere.
Come si compone il prezzo per la mia pensione?
Da due parti: una quota base per la struttura e un importo fisso per camera al mese, IVA esclusa. La fatturazione mensile costa il 20% in più di quella annuale. Con il primo contratto di un hotel hai per dodici mesi il 20% di sconto sulla quota base, non sugli importi per camera. La tabella dei prezzi di questa pagina fa il calcolo per il tuo numero di camere.
Come porto nel sistema i dati dei miei ospiti?
Di solito da un elenco Excel o da un vecchio programma, con un'importazione guidata da CSV, XLSX o ZIP. Compila i modelli, una prova mostra in anticipo cosa verrebbe importato e un report degli errori indica le righe non valide. L'importazione dei dati non costa nulla in più.
STRYK conosce l'importo dell'imposta di soggiorno del mio comune?
No, l'importo lo stabilisce il tuo comune. STRYK usa il valore che inserisci e lo calcola nel prezzo, nella prenotazione e nella fattura, senza verificarlo rispetto al regolamento comunale. Importo, modalità di calcolo, bambini, stagione e durata del soggiorno si impostano in Impostazioni → Hotel.
Più familiari possono lavorare ciascuno con il proprio accesso?
Sì, il numero di utenti non è limitato e non costa nulla in più. Ogni persona ha un accesso con ruolo e diritti propri; il login avviene tramite Nextpulse ID con secondo fattore. Il registro attività mostra chi ha cambiato cosa.
STRYK riconosce la coppia che ogni anno viene a settembre?
Sì, tramite l'anagrafica ospiti con i soggiorni precedenti. Se per errore li registri come nuovi ospiti, STRYK segnala un possibile profilo doppio in base a nome, data di nascita e contatti. Uno sconto fisso per clienti abituali si imposta come regola di sconto direttamente sull'ospite.
Come riceve il piano del giorno l'addetta alle pulizie?
In PDF, se vuoi ogni mattina via e-mail a un orario fisso. Il piano è disponibile in 18 lingue, anche se l'addetta non parla italiano. Con un accesso proprio può anche segnare da sé le camere pronte nel piano housekeeping.
Prova STRYK per 14 giorni nella tua pensione
Indicateci il numero di camere e come prenoti oggi, per telefono, portale o sito web. Poi prova per 14 giorni con le tue camere.