Gestire l’hotel senza Excel: sostituire le liste in 30 giorni

Dove si nascondono oggi Excel e i foglietti

Il caso tipico è un planning con una riga per camera e una colonna per giorno, colorato per ospite o portale. Accanto c’è una lista camere stampata ogni mattina per l’housekeeping, una lista ospiti con indirizzi per la notifica alle autorità e per i clienti abituali, una lista degli acconti, un foglio per l’imposta di soggiorno da versare al comune e a fine mese una lista degli incassi per proprietario e commercialista.

Ognuna di queste liste ha una sua ragione ed è nata da un’esigenza reale. Il problema non è Excel, ma il fatto che la stessa prenotazione compare in quattro file e ogni modifica va riportata a mano in quattro punti.

I rischi di Excel nella gestione quotidiana dell’hotel

Il primo rischio sono le versioni. Se il planning sta sul computer della reception, presto ne esiste una copia in ufficio, una sul portatile della titolare e una stampata in mattinata. Quale è quella giusta? In un martedì tranquillo lo si scopre. Il sabato sera con tre arrivi e una chiamata da Booking.com no.

Il secondo rischio sono gli errori senza controllo. Excel non avvisa se una camera viene inserita due volte per la stessa notte, se una partenza è segnata un giorno prima o se una formula si sposta quando si inserisce una riga. Un software alberghiero rifiuta una prenotazione su una camera occupata prima che l’ospite riceva una conferma.

Il terzo rischio riguarda i dati degli ospiti. Nomi, indirizzi, date di nascita e talvolta numeri di documento in un file inviato via e-mail o portato in giro su una chiavetta USB si conciliano male con i requisiti del GDPR su protezione degli accessi e cancellazione. In un software con accessi e permessi propri si sa chi vede quali dati. Il quarto rischio è la dipendenza: spesso solo una persona conosce colori, sigle e regole speciali. Se manca lei, la struttura si ferma.

Cosa sostituire per primo

Al primo posto c’è il planning, perché è lì che nascono le doppie prenotazioni. Appena tutte le prenotazioni, anche telefono e walk-in, stanno in un unico posto, il rischio maggiore è eliminato. Se vendete tramite portali, va collegato subito anche il channel manager.

Al secondo posto vengono housekeeping e dati degli ospiti, perché dipendono direttamente dall’occupazione. La lista camere del mattino nasce allora da arrivi e partenze, e l’anagrafica ospiti cresce con ogni prenotazione, senza che nessuno ricopi indirizzi. Al terzo posto ci sono acconti, imposta di soggiorno e liste degli incassi. Ne traete il massimo beneficio quando i primi due passi funzionano, perché a quel punto ogni numero viene da prenotazioni reali.

Il piano di 30 giorni

Per una piccola struttura trenta giorni bastano, se suddividete il passaggio in settimane e ogni settimana ha un obiettivo chiaro. Importante è una data di passaggio fissa, dopo la quale il planning Excel non viene più modificato. Fino a quel giorno possono convivere entrambi, dopo esiste una sola verità.

Quali report ed esportazioni restano utili

Senza Excel non vuol dire senza tabelle. Per analisi proprie, colloqui con la banca o un confronto annuale una tabella è spesso proprio la cosa giusta. La differenza: i dati non vengono più gestiti in Excel, ma esportati dal software quando servono. Così lavorate sempre con la situazione attuale e mai con la copia della settimana scorsa.

Restano utili soprattutto tre tipi di esportazione: liste di prenotazioni per un periodo, per esempio per analizzare voi stessi canali o durata dei soggiorni; report su occupazione, prezzo medio e ricavi per proprietario e banca; e il pacchetto per il commercialista nel formato con cui lavora il suo studio. Tutto il resto che oggi nasce come lista mensile dovrebbe poterlo mostrare il software stesso.

Come lo risolve STRYK

In STRYK il planning sostituisce il foglio Excel: vista giornaliera, settimanale, bisettimanale e mensile, prenotazioni spostate con il trascinamento, walk-in e prenotazioni multicamera create direttamente. Le nuove prenotazioni, anche dai portali, compaiono senza ricaricare. Prima di ogni salvataggio STRYK verifica che la tipologia sia ancora libera per ogni notte, così una camera non viene mai promessa due volte. Collega Booking.com, Expedia, Airbnb e altri portali a STRYK. Gestisci prezzi e disponibilità da un solo punto e ritrova le prenotazioni dei portali nel calendario.

Il piano dell’housekeeping nasce ogni giorno dall’occupazione reale, con stati camera come sporca, pulita e controllata, assegnazione alle collaboratrici e un piano in PDF che STRYK, se lo desiderate, invia ogni giorno via e-mail. I dati degli ospiti finiscono nell’anagrafica, i dati di notifica arrivano dal check-in online; per l’Austria STRYK controlla la scadenza della notifica e crea l’esportazione per il sistema di registrazione degli ospiti. Gli acconti passano dal pagamento online e sono collegati alla prenotazione. L’imposta di soggiorno viene calcolata da STRYK per prenotazione, con fasce d’età ed esenzioni, e riportata in fattura.

Per le analisi STRYK offre report in PDF, XLSX e CSV, le liste di prenotazioni si esportano in CSV o XLSX e per il commercialista ci sono esportazioni, tra cui nei formati DATEV e BMD. Le vostre liste Excel attuali le importate tramite l’importazione dati con abbinamento delle colonne e simulazione. Ogni persona lavora con un accesso personale e permessi adeguati, il numero di utenti è illimitato e il registro attività mostra chi ha modificato cosa. STRYK costa 59 € di canone base più 6 € per camera al mese, IVA esclusa, con fatturazione annuale, senza costi di attivazione; potete provarlo gratis per 14 giorni.