Cos’è un sistema operativo per hotel
Il termine suona tecnico, ma indica qualcosa di molto pratico: un unico punto in cui tutti nella struttura vedono la stessa situazione.Il sistema operativo di un computer fa sì che tutti i programmi accedano agli stessi file. Un sistema operativo per hotel, spesso chiamato Hotel OS o software alberghiero all-in-one, fa lo stesso per la vostra struttura: la prenotazione che arriva da Booking.com compare nello stesso istante nel planning, nel piano dell’housekeeping, nell’anagrafica ospiti e più tardi in fattura. Nessuno deve ricopiarla, inoltrarla o trascriverla in una seconda lista.
Il modello opposto sono le soluzioni separate. Un PMS classico gestisce le prenotazioni, un channel manager a parte parla con i portali, il booking engine del sito ha un altro fornitore, il check-in online passa da un ulteriore strumento, i buoni regalo si vendono in un negozio online e tutto ciò che non trova posto finisce in Excel. Ognuno di questi programmi ha il proprio inventario camere o la propria lista ospiti, da allineare tramite interfacce.
La differenza non si vede durante la demo, ma in un sabato pieno. Se un ospite modifica la prenotazione alla reception, con le soluzioni separate quella modifica deve passare attraverso più sistemi. Nell’Hotel OS esiste un solo record, e lo modificate una volta sola.
La cassetta degli attrezzi di oggi e un unico sistema a confronto
La panoramica seguente mostra come appare spesso la giornata in un hotel piccolo o medio con strumenti separati, e cosa cambia quando gli stessi compiti stanno in un unico sistema. Non tutte le strutture usano tutti gli strumenti, ma la maggior parte si riconosce in tre o quattro righe.
| Attività | Oggi con soluzioni separate | In un Hotel OS |
|---|---|---|
| Prenotazioni e occupazione | PMS o calendario prenotazioni, accanto foglietti per le prenotazioni telefoniche | Un unico planning per tutti i canali, anche walk-in e telefono |
| Portali come Booking.com ed Expedia | Channel manager separato con contratto proprio e abbinamento camere proprio | Channel manager nel sistema, stesso inventario della reception |
| Prenotazione diretta sul sito | Booking engine di un altro fornitore, prezzi in parte gestiti due volte | Il booking engine usa gli stessi prezzi e le stesse camere |
| Check-in online e dati di notifica | Modulo esterno o carta, dati ricopiati alla reception | L’ospite compila prima dell’arrivo, i dati finiscono direttamente nella prenotazione |
| Buoni regalo | Negozio di buoni con lista propria, riscatto verificato a mano | Vendita e riscatto nello stesso sistema, valore residuo subito visibile |
| Housekeeping | Lista Excel stampata al mattino, modifiche a voce | Il piano del giorno nasce da arrivi e partenze, stato visibile a tutti |
| Fattura e acconto | Programma di fatturazione, acconti in una lista a parte | Fattura dalla prenotazione, acconti collegati alla prenotazione |
| Report | Messi insieme ogni mese in Excel da più esportazioni | Occupazione, ricavi e canali direttamente dagli stessi dati |
Cosa deve stare nel sistema e cosa conviene collegare
All-in-one non significa che un programma debba saper fare tutto. Significa che tutto ciò che ruota intorno a camera e ospite sta in un unico posto.Il confine si traccia meglio con una domanda: questa attività ha bisogno dell’inventario camere, della prenotazione o dell’ospite? Se sì, appartiene all’Hotel OS. Prenotazioni, prezzi, portali, vendita diretta, check-in, housekeeping, comunicazione con gli ospiti, fatture e buoni regalo dipendono tutti dalla prenotazione. Se li separate, nascono proprio gli allineamenti di cui volete liberarvi.
Diverso è il caso di aree con logiche e obblighi di legge propri. Una cassa di ristorante o bar deve rispettare, in Austria e in Germania, requisiti specifici sulla sicurezza degli scontrini; qui la scelta giusta è un sistema di cassa specializzato che addebita i consumi sulla camera tramite interfaccia. La contabilità resta al commercialista, che riceve i dati come esportazione nel suo formato. Serrature, centralino o paghe sono anch’essi mondi a sé.
| Area | Consiglio | Perché |
|---|---|---|
| Prenotazioni, occupazione, camere, blocchi | Nel sistema | È il cuore da cui dipende tutto il resto |
| Channel manager e booking engine | Nel sistema | Un solo inventario e un solo listino proteggono da overbooking e doppia gestione |
| Check-in online, dati di notifica, buoni regalo | Nel sistema | Servono prenotazione e ospite; separati generano trascrizioni e liste di controllo |
| Housekeeping e comunicazione con gli ospiti | Nel sistema | Vivono di arrivi, partenze e stato della prenotazione |
| Fattura, acconto, imposta di soggiorno | Nel sistema | La fattura deve nascere dalla prenotazione, non da un secondo inserimento |
| Cassa ristorante e bar | Tramite interfaccia | Obblighi propri sulla sicurezza degli scontrini; i consumi vengono addebitati sulla camera |
| Contabilità presso il commercialista | Tramite esportazione | Il commercialista lavora nel suo programma e ha bisogno di dati puliti nel formato giusto |
| Serratura, telefonia, paghe | Sistemi propri | Fuori dal core business; collegarli solo se nella pratica fanno davvero risparmiare lavoro |
Quanto costano davvero le soluzioni separate
Chi confronta soluzioni separate con un sistema all-in-one guarda di solito ai canoni mensili. Ma sono solo una parte. A questi si aggiungono costi di interfaccia, commissioni di singoli strumenti su prenotazioni o buoni e soprattutto il tempo che il vostro team dedica a trascrivere, allineare e cercare errori. Questo tempo non compare in nessuna fattura, ma manca alla reception quando un ospite ha una domanda.
Fate un conto onesto per la vostra struttura: quante volte alla settimana una prenotazione telefonica viene riportata nell’extranet, un acconto spuntato in una lista, un modulo di check-in ricopiato o un buono segnato come riscattato nel negozio online? Pochi minuti per operazione diventano, in un anno, un numero sorprendente di ore.
Passare al nuovo sistema passo dopo passo
Il passaggio a un Hotel OS non è un salto nel vuoto, se lo pianificate per tappe.La preoccupazione più grande di molti albergatori è il giorno del cambio: cosa succede alle prenotazioni già presenti nel vecchio sistema, e cosa succede se il primo giorno manca qualcosa? La risposta è una procedura chiara con simulazione e data di passaggio. Fino a quella data il team lavora nel vecchio sistema, dopo esclusivamente nel nuovo. Lavorare in parallelo per settimane è la causa più frequente di doppie prenotazioni durante un cambio di sistema.
Il passaggio in sei passi
- 01Fare l’inventario
Annotate tutti gli strumenti, le liste e i foglietti con cui il team lavora oggi e chi li aggiorna. Da qui capite cosa deve coprire il nuovo sistema.
- 02Configurare le basi
Creare camere, categorie, tariffe, condizioni di cancellazione e utenti con i permessi adeguati. In un sistema cloud di solito bastano pochi giorni.
- 03Importare i dati con una simulazione
Esportare ospiti e prenotazioni future dal vecchio sistema, abbinare le colonne e avviare una simulazione. Mostra cosa verrebbe creato, collegato o saltato, senza modificare nulla.
- 04Fare una giornata di prova
Simulare per intero nel nuovo sistema un arrivo, un cambio camera, un servizio extra, una fattura e una partenza, insieme a reception e housekeeping.
- 05Fissare la data e spostare i portali
Alla data di passaggio riportare le ultime modifiche, collegare i portali al nuovo channel manager e da quel momento prenotare solo nel nuovo sistema.
- 06Disdire i vecchi strumenti
Solo dopo due o tre settimane tranquille chiudere i vecchi contratti, esportando prima i dati che dovete conservare.
Come lo risolve STRYK
STRYK Hotel Management è pensato come sistema operativo per hotel piccoli e medi, pensioni e strutture di appartamenti. Planning, camere e chiusure, housekeeping, profili ospite, comunicazione con gli ospiti via e-mail, tariffe e piani tariffari, imposta di soggiorno, fatturazione e pagamento online sono in un unico sistema. Booking engine e vendita di buoni regalo lavorano sullo stesso inventario; check-in online e chiosco self check-in sono moduli a sé inclusi nel prezzo base. Collega Booking.com, Expedia, Airbnb e altri portali a STRYK. Gestisci prezzi e disponibilità da un solo punto e ritrova le prenotazioni dei portali nel calendario.
A ogni prenotazione, che arrivi dalla reception, dal sito, da un portale, da un’importazione dati o da un cambio camera, STRYK verifica subito prima del salvataggio che nella categoria ci sia davvero disponibilità per tutte le notti. Così l’ultima camera non viene promessa due volte. Per il ristorante c’è un’interfaccia di cassa che addebita i consumi sulla camera; STRYK non è una cassa da ristorante; per i pagamenti alla reception, in Austria e Germania c’è il modulo «Cassa e fiscalizzazione». Per il commercialista STRYK crea esportazioni, tra cui nei formati DATEV e BMD.
Il passaggio è facilitato dall’importazione dati: abbinate le colonne del sistema attuale, STRYK controlla i dati e mostra in una prova cosa verrebbe importato prima di salvare qualcosa. Il prezzo resta semplice: 59 € di quota base più 6 € per camera al mese, IVA esclusa e con fatturazione annuale, con booking engine, buoni regalo e interfaccia cassa nel prezzo base, check-in online e chiosco come moduli a sé inclusi nel prezzo base, senza costi di attivazione e senza limiti di utenti. STRYK funziona nel browser e nell’app STRYK per iPhone e Android.
