Il PMS spiegato in parole semplici
Il Property Management System è l’unico punto in cui tutti, in hotel, vedono la stessa situazione aggiornata.Quando un ospite telefona e chiede una matrimoniale per il fine settimana, la reception deve sapere in pochi secondi: c’è disponibilità, quanto costa e ci sono condizioni come un soggiorno minimo? È esattamente a questa domanda che risponde il PMS. Tiene insieme inventario camere, tariffe e tutte le prenotazioni esistenti.
Un tempo il PMS era un programma installato sul computer della reception. Oggi è quasi sempre un software in cloud che funziona nel browser. Per l’hotel significa: nessun server proprio, nessun aggiornamento da CD, nessuna preoccupazione se il PC della reception si guasta. I dati sono custoditi in un data center protetto e accessibili da qualsiasi dispositivo autorizzato.
Il termine viene usato in senso più o meno ampio. In senso stretto, PMS indica la gestione di prenotazioni e camere. Nella pratica gli albergatori oggi si aspettano molto di più: fatturazione, channel manager, prenotazione diretta sul proprio sito e check-in online fanno parte del pacchetto per la maggior parte delle strutture.
Le aree che un gestionale alberghiero moderno deve coprire
Non tutte le strutture hanno bisogno di ogni modulo. La panoramica qui sotto mostra cosa usa davvero, ogni giorno, un hotel da 10 a 80 camere, e per che cosa.
| Area | Cosa fa il vostro team | Importante per |
|---|---|---|
| Prenotazioni e planning | Inserire, modificare e cancellare prenotazioni; vedere l’occupazione delle prossime settimane a colpo d’occhio; assegnare le camere | Reception, direzione |
| Camere e tipologie | Inventario camere, tipologie, camere bloccate per ristrutturazione o guasti | Reception, manutenzione |
| Housekeeping | Piano giornaliero, stato camere (da pulire, pulita, controllata), compiti e checklist | Governante, cameriere ai piani |
| Ospiti e comunicazione | Anagrafica ospiti, preferenze, conferme e messaggi legati alla prenotazione | Reception, ufficio prenotazioni |
| Tariffe e prezzi | Prezzi stagionali, tariffe con o senza colazione, soggiorno minimo, sconti | Direzione, revenue |
| Conto e pagamenti | Fattura direttamente dalla prenotazione, acconti, partite aperte, imposta di soggiorno | Reception, amministrazione |
| Channel manager | Disponibilità e prezzi sempre aggiornati su Booking.com, Expedia e altri portali | Vendite, direzione |
| Booking engine | Prenotazione diretta sul sito dell’hotel, senza commissioni ai portali | Vendite, marketing |
| Check-in online e registrazione ospiti | Raccogliere i dati degli ospiti prima dell’arrivo e preparare la registrazione | Reception |
| Statistiche | Occupazione, prezzo medio (ADR), RevPAR, ricavi per reparto | Direzione, proprietà |
Cosa cambia un buon PMS nella quotidianità dell’hotel
Il vantaggio più grande raramente è una singola funzione. È la visione condivisa: la reception vede che la camera 12 è già pulita. L’housekeeping vede che l’ospite della 14 arriva prima. La direzione vede come sono prenotate le prossime quattro settimane senza che nessuno debba preparare un elenco.
In molte piccole strutture oggi convivono cinque strumenti: un programma di prenotazione, un Excel per l’housekeeping, l’extranet di Booking.com, un programma di fatturazione e una casella e-mail. Ognuno funziona da solo, ma i passaggi tra l’uno e l’altro fanno perdere tempo ogni giorno e portano a overbooking o a extra dimenticati sul conto.
PMS in cloud o software installato?
Il software alberghiero installato gira su un computer o un server in struttura. È stato a lungo lo standard ed è ancora diffuso nei grandi hotel. Il PMS in cloud funziona nel browser e viene gestito, salvato e aggiornato continuamente dal fornitore.
Per gli hotel piccoli e medi quasi tutto parla a favore del cloud: si paga un canone mensile invece di una grande licenza, non serve assistenza IT interna e si può controllare da casa come va il fine settimana. L’importante è che il fornitore dichiari apertamente dove vengono trattati i dati, come vengono eseguiti i backup e chi vi ha accesso.
| Criterio | PMS in cloud | Software installato |
|---|---|---|
| Avvio | Configurare l’accesso, importare i dati, partire | Server, installazione, spesso intervento in loco |
| Costi | Canone mensile, di solito per camera | Licenza più contratto di manutenzione e hardware |
| Aggiornamenti | Continui e automatici | Su appuntamento, a volte a pagamento |
| Accesso | Da qualsiasi dispositivo autorizzato con browser | Di solito solo nella rete dell’hotel |
| Backup | A cura del fornitore | A cura dell’hotel o del partner IT |
Come riconoscere un buon PMS
Durante la demo non fatevi mostrare i menu, ma la vostra giornata. Simulate una prenotazione reale: richiesta, conferma, assegnazione camera, arrivo, cambio camera, minibar, conto, partenza, pulizia. Dove il sistema vi costringe a liste parallele, si incepperà anche nella gestione quotidiana.
Checklist per la demo
- Una prenotazione di prova va dalla richiesta al conto senza bigliettini né Excel.
- Reception e housekeeping vedono lo stesso stato camere in tempo reale.
- Una prenotazione da portale compare nel planning senza essere ridigitata.
- Un prezzo si modifica una volta e vale sul sito e sui portali.
- Il prezzo per camera è indicato chiaramente; moduli aggiuntivi e commissioni sono dichiarati apertamente.
- Ogni collaboratrice e collaboratore lavora con un proprio accesso e i permessi adeguati.
- Il software è disponibile nella lingua del vostro team.
- Il fornitore vi aiuta a trasferire i dati dal sistema attuale.
Come lo risolve STRYK
STRYK Hotel Management è un PMS in cloud di Salisburgo, pensato per hotel piccoli e medi, pensioni e aparthotel. Prenotazioni, planning, camere e housekeeping, ospiti, tariffe, fatturazione, booking engine e buoni regalo sono collegati in un unico sistema e inclusi nel prezzo base. Il check-in online e il chiosco per il self check-in sono moduli a sé, anch’essi inclusi nel prezzo base. Collega Booking.com, Expedia, Airbnb e altri portali a STRYK. Gestisci prezzi e disponibilità da un solo punto e ritrova le prenotazioni dei portali nel calendario.
Il prezzo è volutamente semplice: 59 € di canone base più 6 € per camera al mese, IVA esclusa, con fatturazione annuale. Non ci sono costi di attivazione, il numero di utenti è illimitato e potete provare STRYK gratis per 14 giorni. L’interfaccia è disponibile in 18 lingue, così anche il vostro team internazionale lavora con sicurezza.
Per onestà diciamo anche cosa STRYK non è: STRYK non è un sistema di cassa per la ristorazione; i pagamenti in contanti e con carta alla reception li firma solo con il modulo «Cassa e fiscalizzazione». Gli incassi di ristorante o bar possono essere addebitati in camera tramite l’interfaccia aperta per le casse. STRYK funziona nel browser e nell’app STRYK per iPhone e Android.
