En bref
Der beste Zeitpunkt für den Wechsel der Hotelsoftware ist ein Belegungstal mit wenigen Anreisen, das mindestens zwei Monate vor dem nächsten Saisonstart endet. Idealerweise liegt es nach dem Ende deines Altvertrags; sonst planst du eine bezahlte Überlappung bewusst ein. Zähle vom Stichtag rückwärts bis zur Kündigungsfrist. Ist das Tal nicht erreichbar, nimm das nächste Tal, nie die Hochsaison.
L'essentiel en bref
- Der Stichtag gehört in ein Belegungstal mit wenigen Anreisen, nie in die Hochsaison und nicht kurz vor dem Saisonstart.
- Die Kündigungsfrist des Altvertrags bestimmt, welches Tal erreichbar ist. Rechne deshalb vom Wunschtermin rückwärts.
- Je mehr Buchungen für die nächste Saison schon im System stehen, desto sorgfältiger muss der Import geprüft werden.
- Lege einen Ersatztermin fest, bevor das Projekt startet. Dann kostet ein verpasster Go/No-go Wochen und nicht eine ganze Saison.
Das Wechselfenster liegt im Belegungstal
Das Wechselfenster ist der Zeitraum im Jahr, in dem dein Haus so wenig Betrieb hat, dass ein Fehler im neuen System keine Gäste an der Rezeption trifft. Es endet, bevor die ersten Buchungen der nächsten Saison anreisen und bevor deine Portale und deine Website wieder viele Anfragen liefern.
Ein Haus mit Winterpause hat dieses Fenster von selbst. Ein Ganzjahresbetrieb wie das Hotel Nordlicht muss es suchen. Beide gehen nach derselben Regel vor: erst die Kündigungsfrist prüfen, dann das Tal wählen, dann den Wochentag.
Die Reihenfolge ist wichtig, weil der Vertrag den Spielraum begrenzt. Ein Wunschtermin im Januar nützt nichts, wenn die Kündigungsfrist im Oktober abgelaufen ist und der Vertrag sich verlängert hat.
Die Entscheidungsregel in fünf Schritten
Kündigungsfrist und Vertragsende feststellen
Lies Laufzeit, Frist und Form der Kündigung im Altvertrag. Daraus ergibt sich der früheste Termin, ab dem du das alte System nicht mehr bezahlst.
Belegungstäler der letzten zwei Jahre markieren
Trage Anreisen je Woche ein und markiere die Wochen mit den wenigsten Anreisen. Zwei Jahre zeigen, ob ein Tal verlässlich wiederkehrt.
Ein Tal wählen, das nach dem Vertragsende liegt
Nimm das erste Tal, das nach dem Vertragsende beginnt und mindestens acht Wochen vor dem Saisonstart endet. Liegt ein gutes Tal kurz davor, rechne die Kosten einer Überlappung mit beiden Systemen dagegen.
Wochentag und Abrechnungsgrenze festlegen
Wähle einen Tag mit wenigen Anreisen und kläre mit der Steuerberatung, ob der Wechsel zum Monatsende oder mitten im Monat liegen soll.
Ersatztermin eintragen
Notiere ein zweites Tal oder zwei weitere Wochen als Reserve, falls die Abnahme scheitert.
So liest du die Saisonkurve für den Termin
Die Saisonkurve zeigt Anreisen je Woche und nicht nur die Auslastung. Anreisen sind der Engpass beim Wechsel, denn jede Anreise braucht einen Check-in, eine Zimmerzuteilung und später eine Rechnung im richtigen System. Eine Woche mit 70 % Auslastung, aber nur zwei Anreisen, ist ein besseres Fenster als eine Woche mit 50 % und zwölf Anreisen.
Lies zusätzlich den Buchungseingang. Prüfe, in welchen Monaten deine Buchungen für die Hauptsaison eingehen. Wer in dieser Zeit wechselt, migriert viele Zukunftsbuchungen und stellt Preise und Kanäle für die kommende Saison zeitgleich um. Das ist möglich, verlangt aber mehr Prüfung.
| Zeitfenster | Dafür spricht | Dagegen spricht |
|---|---|---|
| Winterpause oder Betriebsurlaub | Keine Gäste im Haus, Zeit für Schulung und Testläufe | Kein Echtbetrieb zum Üben, Buchungen für die Saison liegen schon vor |
| Belegungstal im Ganzjahresbetrieb | Wenige Anreisen, Team ist da und ansprechbar | Urlaub und Krankheit im Team können den Termin kippen |
| Zwischensaison nach dem Sommer | Saison ist abgerechnet, wenig Neues im Fluss | Weihnachts- und Winterbuchungen müssen mit |
| Wochen direkt vor Saisonstart | Alle Preise für die Saison stehen fest | Kein Puffer, hohes Anfragevolumen, Teams sind ausgelastet |
| Hochsaison | Keiner | Jeder Fehler trifft Gäste, kein Zeitfenster für Schulung |
| Jahreswechsel und Quartalsende | Saubere Abrechnungsgrenze, wenn die Steuerberatung es will | Jahresabschluss und Wechsel binden dieselben Personen |
Vertragsfristen rückwärts rechnen
Die Kündigungsfrist ist die Frist, bis zu der du den Altvertrag vor dem Ende der Laufzeit beenden musst. Viele Softwareverträge verlängern sich automatisch. Ob und um welchen Zeitraum, steht in deinem Vertrag und nicht in diesem Ratgeber.
Lies den Vertrag deshalb mit dem Kalender neben sich. Trage die Frist als Termin in den Kalender der Inhaberin ein, mit einer Erinnerung vier Wochen davor. Wer die Frist verpasst, bezahlt das alte System weiter, auch wenn das neue schon läuft. Das lässt sich bei Bedarf als Überlappung planen, sollte aber eine bewusste Entscheidung sein.
Dieser Abschnitt ist eine Orientierung und ersetzt keine Rechtsberatung. Bei unklaren Klauseln fragst du deine Rechtsberatung oder den Anbieter.
Diese Punkte liest du im Altvertrag nach
- Beginn, Mindestlaufzeit und Ende der aktuellen Laufzeit
- Kündigungsfrist und die geforderte Form, etwa schriftlich oder per Einschreiben
- Automatische Verlängerung und ihre Dauer
- Ob Lizenz- oder Wartungsjahre zum Kalenderjahr oder zum Vertragsbeginn laufen
- Wie lange du nach Vertragsende lesend auf deine Daten zugreifen kannst
- In welchen Formaten der Anbieter Gäste, Buchungen und Rechnungen herausgibt, und zu welchen Kosten
- Verträge mit Schnittstellenpartnern, etwa Kasse, Channel Manager oder Schließsystem, die am Altsystem hängen
Beispiel Hotel Nordlicht: vom Vertragsende zum Stichtag
Das Hotel Nordlicht hat 24 Zimmer und ist ganzjährig geöffnet. Die Anreise beginnt um 15:00, die Abreise endet um 10:30. Die Inhaberin hat die Anreisen der letzten zwei Jahre ausgezählt und findet das ruhigste Tal von Mitte Januar bis Mitte Februar. Die Sommerbuchungen laufen ab Februar stärker ein.
Angenommen, der Altvertrag endet am 28. Februar 2027 und lässt sich mit drei Monaten Frist kündigen. Dann muss die Kündigung bis zum 30. November 2026 vorliegen. Das Tal liegt vor dem Vertragsende. Die Inhaberin entscheidet sich für eine kurze Überlappung, bei der sie Januar und Februar das alte System noch bezahlt, aber nur zum Nachschlagen nutzt.
Wochentag, Uhrzeit und Abrechnungsgrenze festlegen
Der Stichtag sollte auf einen Tag fallen, an dem wenige Gäste anreisen und die erfahrenste Person am Empfang sitzt. Prüfe in deinen Zahlen, ob das bei dir eher Dienstag oder Mittwoch ist. Wochenenden und Tage nach Feiertagen mit vielen Abreisen eignen sich selten.
Die Abrechnungsgrenze verlangt eine Entscheidung mit der Steuerberatung. Ein Wechsel zum Monatsende liefert saubere Journale aus einem System je Monat. Ein Wechsel mitten im Monat liefert zwei Journale und zwei Rechnungsnummernkreise. Beides ist machbar, doch die Steuerberatung sollte den Termin kennen, bevor er feststeht.
Schließe den Tag im alten System vollständig ab, bevor der erste Gast im neuen eincheckt. Notiere die letzte Rechnungsnummer des Altsystems und exportiere die offenen Posten. Wer das am Stichtag-Abend nachholt, macht es müde und unter Zeitdruck.
Wann du den Wechsel verschiebst
Verschiebe den Wechsel in der Hochsaison, in Messe- und Ferienwochen, in den Wochen vor Weihnachten und Ostern und kurz vor einem Jahresabschluss. In diesen Zeiten fehlen Zeit für Schulung und Reserve für Fehler.
Wechsle nicht gleichzeitig mehrere Systeme. Wenn Kasse, Website, Channel Manager und PMS im selben Monat umgestellt werden, lässt sich ein Fehler nicht mehr einer Ursache zuordnen. Ziehe die Änderungen auseinander und beginne mit dem PMS, weil es die Buchungen führt.
Auch ein knapper Projektplan ist ein Grund zu verschieben. Gehe vom Stichtag rückwärts, wie es der Projektplan zum Wechsel der Hotelsoftware zeigt. Fehlt die Zeit für zwei Testimporte und die Schulung des Teams, rutscht der Termin ins nächste Tal.
Ersatztermin und Puffer einplanen
Ein Ersatztermin ist ein zweiter Stichtag im selben Tal, den du vor Projektbeginn festlegst. Er macht aus einem gescheiterten Go/No-go eine Verschiebung um zwei Wochen und nicht um ein Jahr.
Kläre, was die Verschiebung kostet. Läuft der Altvertrag über den Stichtag hinaus, bezahle beide Systeme für den Überlappungszeitraum. Läuft er vorher aus, frage den Anbieter nach einer Verlängerung um einzelne Monate, bevor du die Frist verstreichen lässt.
Die Zukunftsbuchungen sind der größte Prüfaufwand. Wie du sie vor dem Stichtag abgleichst, beschreibt der Ratgeber zu Zukunftsbuchungen im Systemwechsel. Plane ihn in das Tal ein und nicht in die Woche des Stichtags.
Das gewählte Wechselfenster auf Belastbarkeit prüfen
Ein Belegungstal reicht als Kriterium nicht aus. Das Team muss während der Umstellung erreichbar sein und bei einer Verschiebung wissen, welches System Buchungen weiterführt.
| Prüfpunkt | Im Produkt zeigen lassen | Erkennbares Ergebnis |
|---|---|---|
| Personal | Rezeption, verantwortliche Entscheidungsperson und beteiligte Anbieter für das Fenster abstimmen. | Es gibt benannte Zuständige, keinen angenommenen Rund-um-die-Uhr-Support. |
| Buchungseingang | Festlegen, wie Änderungen zwischen Export und Umschaltung nachgetragen werden. | Jede Änderung hat einen Ursprung und wird genau einmal übernommen. |
| Ersatztermin | Frist für Go/No-go und einen zweiten realistischen Termin festlegen. | Eine Verschiebung ist organisatorisch möglich, bevor Altsystem oder Zugänge enden. |
Questions fréquentes
In welchem Monat wechselt man die Hotelsoftware am besten?
In dem Monat, in dem dein Haus die wenigsten Anreisen hat und der Altvertrag bereits kündbar ist. Bei Saisonbetrieben ist das häufig die Zeit nach der Saison oder die Winterpause. Ein fester Monat für alle Häuser lässt sich nicht nennen, weil Saisonkurve und Vertragsende je Betrieb abweichen.
Kann ich die Hotelsoftware mitten in der Saison wechseln?
Ja, aber nur mit Reserve und mit einem Rückfallplan. Du brauchst ein Team, das Zeit für die Schulung hat, und einen Tag mit sehr wenigen Anreisen. In der Hochsaison raten wir davon ab, weil jeder Fehler unmittelbar Gäste trifft.
Wie früh muss ich den Wechsel planen?
Mindestens bis zur Kündigungsfrist deines Altvertrags, im Zweifel länger. Rechne vom Stichtag rückwärts: Kündigungsfrist, Testimporte, Schulung, Abnahme. Für dein Haus ist der Zeitbedarf eine Planungsannahme, die du nach dem ersten Testimport prüfst.
Was passiert, wenn ich die Kündigungsfrist verpasse?
Das hängt vom Vertrag ab. Viele Verträge verlängern sich automatisch um eine feste Laufzeit. Lies die Klausel zur Verlängerung, und frage den Anbieter früh, ob eine kürzere Verlängerung möglich ist.
Sollte der Wechsel zum Monatsende oder mitten im Monat liegen?
Das entscheidet die Steuerberatung mit. Ein Wechsel zum Monatsende liefert je Monat ein Journal aus einem System. Mitten im Monat sind zwei Journale und zwei Rechnungsnummernkreise zu übergeben. Beides funktioniert, wenn die Kanzlei den Termin vorher kennt.
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