En bref
Zukünftige Buchungen übernimmst du sicher, indem du einen Stichtag festlegst, zum Schreibstopp alle Buchungen mit Abreise am Stichtag oder später exportierst und im neuen System gegen das Altsystem abgleichen. Verglichen werden Buchungszahl, Zimmernächte, Preissumme und Anzahlungssumme. Portalbuchungen behalten ihre Portal-Nummer, und im Altsystem bucht nach dem Export niemand mehr.
L'essentiel en bref
- Zu den zukünftigen Buchungen zählen auch die Bleiber, die am Stichtag im Haus wohnen.
- Der Abgleich von vier Summen (Buchungen, Zimmernächte, Preise, Anzahlungen) zeigt fehlende Buchungen sofort; verschobene Daten finden erst Stichproben und die Belegung je Tag.
- Anzahlungen und Portalnummern gehören an die einzelne Buchung, sonst entstehen Doppelforderungen beim Check-out.
- Ein Schreibstopp im Altsystem verhindert, dass Buchungen zwischen Export und Freigabe verloren gehen.
Welche Buchungen am Stichtag mitgehen
Zu den zukünftigen Buchungen zählt jede Buchung, deren Abreise am Stichtag oder danach liegt. Das sind kommende Anreisen und die Bleiber, die am Stichtag schon im Haus wohnen. Bleiber vergessen viele Häuser, weil ihre Anreise in der Vergangenheit liegt, ihre Rechnung aber im neuen System entsteht.
Buchungen mit Abreise vor dem Stichtag müssen nicht mit. Sie bleiben samt Rechnung im Archiv des Altsystems, das du nach der Umstellung lesbar hältst. Welche Daten sonst noch zum Umzug gehören, steht in der Checkliste zur Datenmigration.
Stornierte Buchungen mit Anreise nach dem Stichtag importierst du nicht als aktive Buchungen. Hebe die Liste trotzdem auf, damit du Rückfragen von Gästen und Portalen beantworten kannst. Einen Tag mit wenig Wechsel als Stichtag zu wählen, erleichtert alles Weitere, wie der Artikel zum richtigen Zeitpunkt zeigt.
Diese Angaben braucht jede Buchung im Export
Ein Export ist nur so brauchbar wie seine Spalten. Forder vom Anbieter des Altsystems eine Datei an, die pro Buchung die Angaben der Tabelle enthält. Prüfe jede Spalte an einer Handvoll bekannter Buchungen, bevor du größere Mengen lädst.
Mehrzimmerbuchungen verdienen besondere Aufmerksamkeit. Kläre, ob der Export eine Buchung mit zwei Zimmern als eine Zeile oder als zwei Zeilen liefert. Zwei Zeilen führen im neuen System leicht zu zwei Buchungen mit zwei Rechnungen.
| Angabe | Warum sie zählt | Prüfung nach dem Import |
|---|---|---|
| Anreise und Abreise | Belegungsplan und Reinigungsplan hängen daran | Zimmernächte insgesamt vergleichen |
| Zimmerkategorie und Zimmernummer | Verfügbarkeit je Kategorie | Belegung je Kategorie an drei Tagen vergleichen |
| Erwachsene und Kinder mit Alter | Preis und Ortstaxe | Familienbuchungen einzeln öffnen |
| Tarif und Verpflegung | Preis und Frühstückszahl | Tarifnamen gegen die Zuordnungsliste prüfen |
| Gesamtpreis und Preis je Nacht | Grundlage der Rechnung | Preissumme vergleichen |
| Name und Kontaktdaten | Nachrichten vor der Anreise | Dubletten und leere Mailfelder suchen |
| Buchungsnummer, Kanal, Portal-Nummer | Änderungen und Stornos zuordnen | Nummern auf Eindeutigkeit prüfen |
| Anzahlung mit Datum und Zahlart | Restbetrag beim Check-out | Anzahlungssumme vergleichen |
| Notizen und Sonderwünsche | Hinweise für Rezeption und Hausdame | Fünf Buchungen mit Notiz lesen |
Anzahlungen und Vorauszahlungen abgleichen
Eine Anzahlung ist ein Betrag, den der Gast vor der Anreise geleistet hat und der auf die Rechnung angerechnet wird. Bei der Übernahme müssen Betrag, Datum und Zahlart an der richtigen Buchung hängen. Fehlt die Anzahlung, verlangt die Rezeption beim Check-out den vollen Betrag ein zweites Mal.
Nicht jedes Altsystem nimmt Zahlungen in den Buchungsexport auf. Frage nach einer eigenen Zahlungsliste mit Buchungsnummer, Datum, Betrag und Zahlart. Gibt es keine, rekonstruiere die Anzahlungen aus Buchhaltung und Kontoauszügen und tragen sie vor dem Abgleich in die Importdatei ein.
Zahlungen, die über den Zahlungsanbieter des Altsystems liefen, etwa Kartenvorautorisierungen, musst du gesondert betrachten. Frage beide Anbieter schriftlich, wer Einzüge und Rückerstattungen für diese Buchungen bis zur Anreise abwickelt, und notiere die Antwort in deiner Umstellungsliste.
Portalbuchungen und Verfügbarkeit während der Umstellung
Eine Portalbuchung ist eine Buchung, die über ein Buchungsportal wie Booking.com oder Expedia eingegangen ist und eine Portal-Buchungsnummer trägt. Übernimm diese Nummer als eigenes Feld. Meldet das Portal später eine Änderung oder Stornierung, lässt sie sich nur mit der Nummer der richtigen Buchung zuordnen.
Frage den neuen Anbieter, ob importierte Portalbuchungen mit ihrer Nummer verknüpft werden und welche Portale dein Haus verbinden kann. Portalverträge, Zugangsdaten und Provisionen bleiben in jedem Fall beim Hotel.
Der heikle Moment ist der Wechsel der Verbindung. Solange das Altsystem Verfügbarkeit an die Portale meldet, darf das neue System keine zweite Meldung senden. Plane eine feste Reihenfolge: Altsystem trennen, Verbindung im neuen System aktivieren, Verfügbarkeit im Extranet prüfen. Dazwischen können Portale veraltete Bestände zeigen.
Kläre außerdem, wer das Geld einzieht. Bei manchen Portalbuchungen kassiert das Portal, bei anderen das Hotel, etwa über eine virtuelle Karte. Diese Zahlart gehört in die Buchung, sonst fordert die Rezeption beim Check-out Geld, das längst bezahlt ist. Preise änderst du während der Umstellung nie direkt im Extranet.
Der Ablauf in sieben Schritten
Der Ablauf trennt Probe und Ernstfall. Schritt 2 ist die Probe, ab Schritt 4 gilt der Schreibstopp. Den Stundenplan für den Tag selbst findest du im Plan für den Umstellungstag, die Einbettung ins Gesamtprojekt im Projektplan für den Systemwechsel.
Von der Festlegung des Stichtags bis zur Freigabe
Stichtag und Zuständige festlegen
Notiere Stichtag, Uhrzeit des Schreibstopps und die Person, die im Altsystem als Letzte buchen darf. Meist ist das die Rezeptionsleitung.
Testexport und Testimport
Exportiere eine Woche mit Zukunftsbuchungen und importiere sie in die Testumgebung. Prüfe dabei, ob importierte Buchungen automatische Nachrichten wie Bestätigungen auslösen.
Sollwerte und Zuordnungen festhalten
Lege fest, welche vier Summen du vergleichst. Ergänze die Zuordnung von Kategorien, Tarifen und Zahlarten, damit der Import keine Zeile ablehnt.
Schreibstopp im Altsystem
Ab einer festen Uhrzeit, etwa 22:00 nach dem Tagesabschluss, bucht niemand mehr im Altsystem. Telefonische Anfragen landen auf einer Liste.
Endgültiger Export und Import
Exportiere alle offenen Buchungen samt Zahlungsliste und halte die Sollwerte schriftlich fest. Danach läuft der Import.
Abgleich und Stichproben
Vergleiche zuerst die Summen, dann zehn Buchungen im Detail, darunter Mehrzimmer-, Portal-, Anzahlungs- und Bleiberbuchungen.
Freigabe und Umstellung der Verbindungen
Die Inhaberin gibt frei. Erst danach stelle Portale und Website auf das neue System um und tragen die Anfragen der Liste nach.
Abgleichstabelle: Soll und Ist nach dem Import
Der Abgleich stellt vier Summen aus dem Altsystem den Werten im neuen System gegenüber. Stimmen alle vier, ist es unwahrscheinlich, dass Buchungen fehlen. Stimmen sie nicht, grenze die Abweichung ein, bevor du freigibst.
Im Hotel Nordlicht zeigt der erste Importlauf am Sonntagabend zwei Abweichungen. Zwei Buchungen mit der Kategorie „Familienzimmer Dachgeschoss“ hat der Import abgelehnt, weil die Kategorie im neuen System anders heißt. Die Inhaberin ordnet sie einer vorhandenen Kategorie zu und wiederholt den Import. Danach stehen alle Werte auf Soll.
| Prüfgröße | Altsystem (Soll) | Neues System (Ist) | Ursache |
|---|---|---|---|
| Buchungen | 63 | 61 | Zwei Buchungen wegen unbekannter Kategorie abgelehnt |
| Zimmernächte | 148 | 141 | Die beiden Buchungen umfassen sieben Nächte |
| Preissumme | 14.800 € | 14.100 € | Sieben Nächte zu je 100 € fehlen |
| Anzahlungen | 3.150 € | 3.150 € | Keine Abweichung, die beiden Buchungen hatten keine Anzahlung |
Typische Ursachen für Abweichungen
Abweichungen gehen meist auf eine von fünf Ursachen zurück. Prüfe sie in dieser Reihenfolge, denn die ersten lassen sich am schnellsten finden und beheben.
Wenn Soll und Ist nicht übereinstimmen
- Kategorien oder Tarife heißen im Export anders als im neuen System, die Zeile wird abgelehnt.
- Eine Mehrzimmerbuchung ist in zwei Zeilen aufgeteilt und wird doppelt oder getrennt gezählt.
- Datumsformat oder Zeitzone verschiebt Anreise und Abreise um einen Tag. Die Summe der Zimmernächte bleibt gleich, sichtbar wird der Fehler in der Belegung je Tag.
- Der Preis im Export enthält Ortstaxe oder Frühstück, im neuen System steht er ohne, sichtbar in der Preissumme.
- Anzahlungen stehen in einer eigenen Liste, die nicht mitimportiert wurde.
Stichproben, die mehr zeigen als Summen
Summen können sich ausgleichen, wenn eine Buchung zu hoch und eine andere zu niedrig steht. Öffne deshalb zehn Buchungen einzeln und lies jede von Anreise bis Anzahlung durch. Wähle mindestens eine Mehrzimmer-, eine Portal-, eine Familienbuchung mit Kindern, eine mit Anzahlung und einen Bleiber.
Die ersten Tage nach der Freigabe
In den ersten Tagen zeigen sich die Fehler, die kein Import findet. Vergleiche jeden Morgen die Anreisen des Tages mit der Liste aus dem Altsystem. Hat ein Gast eine Bestätigung mit anderem Preis oder anderem Zimmer, gilt zunächst die Bestätigung. Kläre Abweichungen vor der Anreise.
Gleiche in der ersten Woche täglich das Portal-Extranet mit dem Belegungsplan ab. Fehlt eine Buchung im Belegungsplan, kam sie wahrscheinlich zwischen Export und Verbindungswechsel herein. Trage sie sofort nach.
Halte das Altsystem lesbar, bis die letzte importierte Buchung abgereist und abgerechnet ist. Kläre mit deiner Steuerberatung, wie lange du darüber hinaus auf Rechnungen und Belege des Altsystems zugreifen musst.
Questions fréquentes
Welche Buchungen muss ich ins neue System übernehmen?
Alle Buchungen mit Abreise am Stichtag oder später, also künftige Anreisen und die Bleiber im Haus. Buchungen mit Abreise vor dem Stichtag bleiben im Archiv des Altsystems. Stornierte Zukunftsbuchungen hebst du als Liste auf.
Lassen sich Anzahlungen automatisch mit übernehmen?
Ja, wenn das Altsystem Zahlungen mit Buchungsnummer, Datum, Betrag und Zahlart exportiert. Liefert es nur die Buchungen, trage die Anzahlungen aus Buchhaltung und Kontoauszügen nach. Vergleiche danach die Anzahlungssumme mit dem Sollwert.
Dürfen beide Systeme parallel laufen?
Für Buchungen nein. Zwei Systeme, in denen jemand Zimmer vergibt, führen zu Doppelvergaben. Das Altsystem bleibt nach dem Stichtag nur zum Lesen offen, etwa für alte Rechnungen und zum Nachschlagen.
Was passiert mit Buchungen, die nach dem Export eingehen?
Ohne Schreibstopp fehlen sie im neuen System. Mit Schreibstopp notiert die Rezeption Anfragen auf einer Liste und trägt sie nach der Freigabe ein. Portalbuchungen prüfst du zusätzlich im Extranet.
Muss ich meine Gäste über den Wechsel informieren?
Nein, nicht bei jeder Buchung. Nur wenn sich für den Gast etwas ändert, etwa die Absenderadresse, der Zahlungsweg oder der Link zum Online Check-in, schreibst du vorab. Prüfe im Testimport, ob importierte Buchungen automatische Mails auslösen.
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