En bref
Bei der Datenmigration im Hotel müssen Zimmer und Kategorien, Tarife, zukünftige Buchungen, Gästestammdaten, offene Rechnungsposten und offene Gutscheine in die neue Software. Vergangene Aufenthalte und abgeschlossene Rechnungen bleiben im Archiv des Altsystems. Lege für jede Datenart Priorität, Exportformat und Prüfmethode fest, und gleiche nach dem Testimport Anzahl und Summen mit dem Altsystem ab.
L'essentiel en bref
- Muss-Daten sind Zimmer, Tarife, zukünftige Buchungen, Gästestammdaten, offene Posten und offene Gutscheine; vergangene Aufenthalte bleiben meist im Archiv.
- Jede Datenart braucht ein Exportformat und eine Prüfmethode: Anzahl, Summe oder Stichprobe.
- Altbelege unterliegen Aufbewahrungsfristen. Sicher das Archiv, bevor du den Altvertrag kündigst.
- Bereinige Gästedaten vor dem Export, denn Dubletten wandern sonst in das neue System.
Datenarten nach Priorität einteilen
Eine Datenmigration ist die Übernahme von Datensätzen aus dem Altsystem in die neue Hotelsoftware, die vor dem Stichtag geprüft wird. Übernommen wird, was der Betrieb am Stichtag und in den Wochen danach braucht.
Teile jede Datenart in drei Stufen ein. Muss heißt: Ohne diese Daten kann die Rezeption am Stichtag nicht arbeiten. Soll heißt: Es gibt einen Behelf, doch die Arbeit wird mühsam. Kann heißt: Die Daten bleiben im Archiv des Altsystems, und im Tagesgeschäft vermisst sie niemand.
Die Tabelle ist eine Ausgangsbasis für deine eigene Liste. Welche Exportformate dein Altsystem tatsächlich liefert, erfahre aus dessen Dokumentation oder vom Anbieter.
| Datenart | Stufe | Üblicher Export | Prüfmethode |
|---|---|---|---|
| Zimmer und Kategorien | Muss | Liste als CSV oder Excel | Zimmerzahl und Zimmernummern gegen den Zimmerplan zählen |
| Tarife, Saisonzeiten, Preise | Muss | Preisliste, oft nur als PDF | Fünf Beispielpreise für Zeitraum, Kategorie und Tarif nachrechnen |
| Zukünftige Buchungen | Muss | Buchungsliste ab Stichtag als CSV oder Excel | Anzahl und Summe je Kanal abgleichen, zehn Buchungen einzeln prüfen |
| Gästestammdaten | Muss | Gästeliste mit Kontaktdaten | Dubletten zählen, zehn Stammgäste öffnen |
| Offene Rechnungen und Anzahlungen | Muss | Liste offener Posten | Gesamtsumme mit der Buchhaltung abgleichen |
| Offene Gutscheine | Muss | Gutscheinliste mit Code, Restwert und Ablaufdatum | Summe der Restwerte mit der Buchhaltung abgleichen, drei Codes einlösen |
| Firmen und Sonderkonditionen | Soll | Firmenliste, Konditionsblatt | Jede Firma mit Vereinbarung gegen den Vertrag prüfen |
| Gästenotizen und Vorlieben | Soll | Notizfeld der Gästeliste | Fünf Gäste mit Notiz im neuen System öffnen |
| Vergangene Aufenthalte | Kann | Buchungsliste der Vergangenheit | Aufenthalte je Stammgast zählen |
| Abgeschlossene Rechnungen | Kann, Archiv | PDF-Archiv | Fünf Rechnungsnummern im Archiv wiederfinden |
| Benutzerkonten und Rechte | Neu anlegen | keiner | Rollen je Mitarbeiterin und Mitarbeiter festlegen und testen |
Zukünftige Buchungen vollständig übernehmen
Zukünftige Buchungen sind alle Buchungen mit Anreise ab dem Stichtag. Sie sind Umsatz und Verfügbarkeit zugleich. Fehlt eine Buchung im neuen System, kann das Zimmer ein zweites Mal verkauft werden.
Führe bei Portalbuchungen die Buchungsnummer des Portals mit. Nur damit lassen sich spätere Änderungen und Stornos der richtigen Buchung zuordnen. Gäste, die am Stichtag schon im Haus sind, brauchen zusätzlich ihren Rechnungsstand, etwa Restaurantposten und Minibar.
Die Checkliste zeigt, welche Felder jede zukünftige Buchung im Export enthalten sollte.
Felder je zukünftiger Buchung
- Gastname und Kontaktdaten
- Zimmerkategorie und, falls vergeben, Zimmernummer
- Anreise, Abreise und Personenzahl mit Kinderalter
- Tarif und Verpflegung (ÜF, HP, VP)
- Preis je Nacht und Gesamtpreis
- Anzahlung oder Vorauszahlung mit Datum
- Buchungskanal und Buchungsnummer des Portals
- Stornobedingung und Stornofrist
- Notizen, Sonderwünsche und Zusatzbetten
Gästedaten vor dem Export bereinigen
Gästedaten sind der Teil der Migration, der am häufigsten schlechter ankommt, als er im Altsystem aussah. Dieselbe Familie steht dort oft dreimal, einmal mit Umlaut, einmal ohne und einmal mit Firmenadresse. Ein Export übernimmt jede dieser Zeilen.
Räume deshalb im Altsystem auf, solange du alle Funktionen kennst. Führe Dubletten zusammen, ergänze fehlende Länder und Sprachen und lösche Testgäste. Entscheide, ab welchem letzten Aufenthalt ein Gast noch mitgeht, etwa nur Gäste der letzten Jahre mit Wiederkehr.
Kläre mit deiner Datenschutzbeauftragten oder Rechtsberatung, welche Gästedaten du weiter speichern darfst und wie lange. Prüfe außerdem, ob ein Export Kartendaten enthält. Diese gehören nicht in eine Datei, die per E-Mail oder USB-Stick weitergegeben wird.
Was im Altsystem bleibt und wie lange
Abgeschlossene Rechnungen und Buchungsbelege musst du nicht in das neue System übernehmen, aber weiter aufbewahren. Die Fristen hängen vom Land und von der Art der Unterlage ab. Die Tabelle gibt den Stand Oktober 2026 für Österreich und Deutschland wieder.
In Österreich läuft die Frist für Bücher und Aufzeichnungen ab dem Schluss des Kalenderjahres, für das die Eintragungen vorgenommen wurden, für Belege ab dem Schluss des Kalenderjahres, auf das sie sich beziehen (§ 132 Abs. 1 BAO). Sie verlängert sich, solange die Unterlagen für ein anhängiges Abgabenverfahren von Bedeutung sind, und für einzelne Unterlagen gelten längere Fristen. In Deutschland beginnt die Frist mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstand oder die Rechnung ausgestellt wurde (§ 147 Abs. 4 AO, § 14b Abs. 1 UStG). Dieser Abschnitt gibt einen Überblick (Stand: Oktober 2026) und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Verbindlich sind die Vorgaben deines Landes und die Auskunft deiner Steuerberatung.
| Land | Unterlagen | Frist | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|---|
| Österreich | Bücher, Aufzeichnungen, Belege | 7 Jahre | § 132 Abs. 1 Bundesabgabenordnung (BAO) |
| Deutschland | Buchungsbelege, etwa Rechnungen | 8 Jahre | § 147 Abs. 3 Abgabenordnung, § 14b UStG |
| Deutschland | Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse | 10 Jahre | § 147 Abs. 3 Abgabenordnung |
Archiv sichern, dann kündigen
Kündige den Altvertrag erst, wenn das Archiv gesichert ist. Exportiere alle Rechnungen der Aufbewahrungsfrist als PDF oder vereinbare schriftlich einen Lesezugriff nach Vertragsende. Gästedaten haben eigene Fristen: Das österreichische Gästeverzeichnis bleibt sieben Jahre ab Eintragung (§ 10 Abs. 2 MeldeG), deutsche Meldescheine ein Jahr ab Abreise und werden binnen drei Monaten danach vernichtet (§ 30 Abs. 4 BMG).
Testimport mit Zahlen und Stichproben prüfen
Ein Testimport ist ein Probelauf, bei dem die Daten in das neue System geladen werden, ohne dass der Betrieb darauf umstellt. Er beantwortet drei Fragen: Sind alle Datensätze da, stimmen die Beträge, und funktioniert der Hoteltag damit?
Prüfe in dieser Reihenfolge. Zuerst zählst du Zimmer, Gäste und Buchungen je Kanal. Dann vergleiche Summen, etwa die Logissumme aller zukünftigen Buchungen und die offenen Posten. Zuletzt öffnest du Stichproben aus jedem Kanal und aus jeder Zimmerkategorie. Bleibt eine Abweichung, suche die Ursache, bevor du weitermachen.
Spiele danach einen Hoteltag durch. Früh- und Spätdienst legen eine Buchung an, ändern sie, tauschen ein Zimmer und stellen eine Rechnung aus.
Checkliste zum Abhaken vor dem Stichtag
Die Checkliste fasst die Schritte in der Reihenfolge zusammen, in der sie anfallen. Hake einen Punkt erst ab, wenn du das Ergebnis siehst, nicht wenn die Aufgabe nur vergeben ist. Den Gesamtablauf und das Wechselfenster behandeln der Projektplan für den Wechsel und der Ratgeber zum Zeitpunkt des Wechsels.
Datenübernahme: zwölf Prüfpunkte
- Datenarten in Muss, Soll und Kann eingeteilt
- Exportformat je Datenart beim Altanbieter erfragt
- Testexport erzeugt und in Excel geöffnet
- Gästeliste bereinigt, Dubletten zusammengeführt
- Aufbewahrungsfristen mit der Steuerberatung geklärt
- Archiv der Altrechnungen als PDF gesichert
- Testimport durchgeführt
- Anzahl der Zimmer, Gäste und Buchungen je Kanal abgeglichen
- Summen der zukünftigen Buchungen, offenen Posten und Gutschein-Restwerte abgeglichen
- Je zehn Stichproben aus Buchungen und Gästen geprüft
- Hoteltag mit Früh- und Spätdienst durchgespielt
- Nachtrag für Buchungen zwischen Export und Stichtag geplant
Questions fréquentes
Muss ich alle vergangenen Buchungen in die neue Hotelsoftware übernehmen?
Nein. Für den Betrieb am Stichtag zählen zukünftige Buchungen, Gästestammdaten und offene Posten. Vergangene Aufenthalte sind nur sinnvoll, wenn du Stammgäste mit ihrer Aufenthaltshistorie ansprechen willst. Alles andere bleibt im Archiv des Altsystems oder in einer Exportdatei.
Wie lange muss ich Rechnungen aus dem Altsystem aufbewahren?
In Österreich sieben Jahre, in Deutschland acht Jahre für Buchungsbelege und zehn Jahre für Bücher und Jahresabschlüsse (Stand: Oktober 2026). Die Frist gilt unabhängig davon, welche Software du nutzt. Kläre Fristbeginn und Ausnahmen mit deiner Steuerberatung.
Welches Exportformat soll das Altsystem liefern?
CSV oder Excel. Diese Listen lassen sich öffnen, filtern und mit dem Altsystem abgleichen. PDF-Ausdrucke eignen sich zum Lesen und für das Rechnungsarchiv, aber nicht für den Import von Buchungen oder Gästen.
Was geschieht mit Buchungen, die nach dem Export eingehen?
Du fehlen im Import und musst nachgetragen werden. Der Export ist eine Momentaufnahme. Führe bis zum Stichtag eine Liste der Neuzugänge, oder wiederhole den Export am Stichtag und prüfe ihn mit denselben Zählungen.
Sources
- Wirtschaftskammer Österreich: Aufbewahrungspflichten für Unternehmen, consulté le 12 octobre 2026
- Bundesministerium der Justiz: § 147 Abgabenordnung, Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen, consulté le 12 octobre 2026
- Bundeskanzleramt (RIS): Bundesabgabenordnung, § 132 Aufbewahrung, geltende Fassung, consulté le 13 octobre 2026
- Bundesministerium der Justiz: § 14b UStG, Aufbewahrung von Rechnungen, consulté le 13 octobre 2026
- Bundeskanzleramt (RIS): Meldegesetz 1991, geltende Fassung (§ 5 und § 10), consulté le 13 octobre 2026
- Bundesministerium der Justiz: § 30 Bundesmeldegesetz, Besondere Meldescheine für Beherbergungsstätten, consulté le 13 octobre 2026
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