1. Objet et rôles

Le client est responsable du traitement au sens de l'art. 4, point 7, RGPD pour les données personnelles que lui-même ou ses utilisateurs traitent dans STRYK (« données de traitement »). Nextpulse traite les données de traitement en qualité de sous-traitant.

L'objet du traitement est la mise à disposition, l'exploitation, la maintenance, la sauvegarde et le support de STRYK conformément au contrat principal, y compris les contrats d'essai.

Pour ses propres finalités – gestion des contrats, facturation, comptes d'identité Nextpulse ID, sécurité de la plateforme, prévention des abus et exercice de droits en justice –, Nextpulse agit en qualité de responsable du traitement autonome ; ces traitements sont décrits dans la déclaration de confidentialité.

2. Durée

Le présent accord s'applique pendant la durée du contrat principal, y compris la période de transition et de récupération suivant la fin du contrat, et au-delà, tant que Nextpulse traite des données de traitement, jusqu'à leur suppression conformément au point 14.

3. Nature et finalité du traitement

Nature du traitement : collecte, saisie, stockage, classement, adaptation, consultation, utilisation, transmission à des destinataires choisis par le client, rapprochement, limitation, sauvegarde, restauration et suppression. La finalité est la fourniture des fonctions utilisées par le client, notamment :

gestion hôtelière : réservations, chambres, occupation, housekeeping, profils d'hôtes, factures, statut des paiements, écritures financières, analyses et organisation du personnel ;
moteur de réservation, site web des hôtes, enregistrement en ligne, portail des hôtes et borne, y compris la saisie des données de déclaration et des pièces d'identité, dans la mesure où le client active ces fonctions ;
communication avec les hôtes par e-mail et par d'autres canaux, y compris l'analyse assistée par l'IA, les propositions de réponse et les réponses automatisées, dans la mesure où elles sont activées ;
diffusion des disponibilités, des prix et des réservations via le gestionnaire de canaux, dans la mesure où il est activé ;
raccordement de systèmes de paiement, de caisse, bancaires et autres, dans la mesure où le client les active ;
reprise de données issues de systèmes antérieurs, analyse d'erreurs, support et mesures de sécurité, dans la mesure nécessaire à la prestation.

4. Personnes concernées et catégories de données

Hôtes, accompagnants, personnes qui réservent et personnes intéressées : données d'identité et de contact, données de séjour et de réservation, préférences, contenus de communication, données de statut de facturation et de paiement, données de déclaration et registre des hôtes.
Données d'identité : indications figurant sur les documents de voyage et reproductions de documents d'identité, dans la mesure où le client utilise la fonction correspondante.
Collaborateurs et utilisateurs du client : nom, coordonnées, rôle, affectation de service et de tâches, journaux d'activité et d'accès.
Clients professionnels, clients d'entreprise, fournisseurs et partenaires : données de base, de contact, contractuelles et de facturation.
Catégories particulières de données personnelles au sens de l'art. 9 RGPD, par exemple des données de santé figurant dans les souhaits des hôtes, uniquement si le client décide de collecter de telles données et dispose pour cela d'une base juridique.
Ne sont pas traités les numéros de carte complets, les codes de contrôle des cartes et les identifiants de banque en ligne ; les moyens de paiement sont traités par le prestataire de paiement du client.

5. Instructions

Nextpulse ne traite les données de traitement que sur instruction documentée du client, y compris en ce qui concerne le transfert vers des pays tiers, sauf si Nextpulse est tenue de traiter les données en vertu du droit de l'Union ou du droit d'un État membre ; dans ce cas, Nextpulse communique au client ces exigences légales avant le traitement, sauf si le droit l'interdit.

Le contrat principal, le présent accord ainsi que la configuration et l'utilisation des fonctions par le client constituent les instructions. Les instructions individuelles sont données sous forme textuelle.

Si Nextpulse estime qu'une instruction enfreint les dispositions relatives à la protection des données, elle en informe le client sans délai et peut suspendre l'exécution jusqu'à confirmation ou modification de l'instruction.

6. Confidentialité

Nextpulse garantit que les personnes autorisées à traiter les données se sont engagées à la confidentialité ou sont soumises à une obligation légale de secret appropriée. Les accès aux données de traitement n'ont lieu que dans la mesure nécessaire à l'exploitation, à la sécurité ou au support. Les mesures de support modifiantes dans l'administration de la plateforme sont journalisées avec leur justification.

7. Sécurité du traitement

Nextpulse met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles requises au sens de l'art. 32 RGPD. Elles sont décrites au point 17. Nextpulse peut adapter les mesures au progrès technique, dans la mesure où le niveau de protection n'est pas abaissé.

8. Sous-traitants ultérieurs

Le client donne une autorisation générale pour recourir aux entreprises mentionnées dans la liste des sous-traitants ultérieurs. Nextpulse informe le client, sous forme textuelle, au moins 30 jours avant de recourir à un nouveau sous-traitant ultérieur ou de remplacer un sous-traitant existant.

Le client peut s'opposer à la modification, sous forme textuelle, dans les 14 jours suivant la réception de l'information, pour un motif grave de protection des données. Les parties s'efforcent de trouver une solution amiable. À défaut, le client peut résilier le contrat ou la partie du contrat concernée à la date de mise en œuvre ; les sommes payées d'avance pour la période postérieure sont remboursées au prorata.

Si un remplacement est nécessaire à court terme pour prévenir un danger aigu pour la sécurité ou la disponibilité, Nextpulse informe le client sans délai a posteriori ; le droit d'opposition et le droit de résiliation s'appliquent en conséquence.

Nextpulse impose contractuellement à chaque sous-traitant ultérieur, pour l'essentiel, les mêmes obligations de protection des données que celles fixées dans le présent accord, et répond vis-à-vis du client de leur respect.

9. Droits des personnes concernées

Nextpulse assiste le Client, par des mesures techniques et organisationnelles appropriées, dans le traitement des demandes des personnes concernées, en priorité au moyen des fonctions disponibles dans STRYK, notamment pour la rectification, l’exportation des données ainsi que l’effacement ou l’anonymisation des profils des clients de l’hôtel. Lorsque ces fonctions ne suffisent pas pour une demande, Nextpulse met à disposition, à la demande du Client et dans un délai de dix jours ouvrables, les données de la personne concernée traitées pour le compte du Client dans un format courant et lisible par machine, ou les efface. Si une personne concernée s’adresse directement à Nextpulse, Nextpulse transmet la demande au Client dans un délai de cinq jours ouvrables et n’y répond pas elle-même, sauf obligation légale.

10. Assistance en matière de sécurité, d'analyse d'impact et de consultation

Nextpulse assiste le client, compte tenu de la nature du traitement et des informations disponibles, dans le respect des obligations résultant des art. 32 à 36 RGPD, notamment par la fourniture d'informations pour une analyse d'impact relative à la protection des données et en cas de consultation préalable de l'autorité de contrôle.

Les prestations d'assistance qui vont au-delà de la mise à disposition d'informations et de fonctions existantes et qui ne sont pas provoquées par une violation de Nextpulse peuvent être facturées par Nextpulse à des tarifs raisonnables, après information préalable.

11. Violations de la protection des données personnelles

Nextpulse notifie au client toute violation de la protection des données de traitement sans retard injustifié et au plus tard dans les 48 heures après en avoir pris connaissance. La notification est adressée à l'adresse de contact enregistrée par le client.

La notification comprend, dans la mesure où ces informations sont disponibles, une description de la nature de la violation, des catégories et du nombre approximatif de personnes concernées et d'enregistrements, des conséquences probables, des mesures prises ou proposées ainsi qu'un point de contact. Les informations qui ne sont pas encore disponibles sont transmises sans délai.

La décision de notifier l'autorité de contrôle et d'informer les personnes concernées appartient au client. Une notification ne vaut pas reconnaissance d'un manquement à une obligation.

12. Lieux de traitement et transferts vers des pays tiers

Les données de traitement sont traitées en priorité dans l'Union européenne ou dans l'Espace économique européen. Certains sous-traitants ultérieurs traitent aussi des données dans des pays tiers, notamment aux États-Unis ; la liste des sous-traitants ultérieurs indique le lieu et le fondement du transfert pour chaque prestataire.

Les transferts vers des pays tiers n'ont lieu que dans les conditions des art. 44 et suivants RGPD, notamment sur le fondement d'une décision d'adéquation telle que le EU-US Data Privacy Framework pour les destinataires certifiés, ou des clauses contractuelles types de la Commission européenne, y compris les mesures complémentaires nécessaires. Lorsqu'une décision d'adéquation est utilisée, Nextpulse convient, dans la mesure du possible, de clauses contractuelles types comme fondement complémentaire.

13. Preuves et contrôles

Nextpulse met à la disposition du client toutes les informations nécessaires pour démontrer le respect du présent accord, notamment une description actualisée des mesures techniques et organisationnelles et les preuves disponibles émanant des sous-traitants ultérieurs.

Le client, ou un auditeur mandaté par lui, tenu au secret et qui n'est pas concurrent de Nextpulse, peut procéder à des vérifications, y compris des inspections. Les vérifications périodiques ont lieu au plus une fois par an, moyennant un préavis d'au moins 30 jours. En cas de violation de la protection des données de traitement, d'injonction de l'autorité de contrôle ou d'indices concrets de manquement, des vérifications supplémentaires sont admises moyennant un préavis raisonnable.

Les vérifications ont lieu pendant les horaires d'ouverture, sans perturbation disproportionnée de l'exploitation et dans le respect de la confidentialité des données des autres clients. Le client supporte ses propres frais ; si la vérification révèle un manquement substantiel de Nextpulse, Nextpulse supporte les frais raisonnables.

14. Restitution et suppression

Pendant la durée du contrat, le client peut récupérer les données de traitement au moyen des fonctions d'export disponibles. Après la fin du contrat, Nextpulse tient les données de traitement à disposition pendant la période de transition et de récupération conformément aux CGV B2B-SaaS pour leur restitution ; si l'accès à STRYK n'existe plus, Nextpulse met à disposition, sur demande, un export.

À l'expiration de la période de récupération, Nextpulse supprime les données de traitement sans retard injustifié, au plus tard dans un délai de 90 jours, sauf si le droit de l'Union ou le droit d'un État membre oblige Nextpulse elle-même à les conserver. Si une telle obligation existe, Nextpulse bloque les données concernées et ne les traite plus que pour cette finalité. Les sauvegardes sont écrasées dans le cycle habituel de sauvegarde, au plus tard après 90 jours, et ne sont pas utilisées pour l'exploitation courante dans cet intervalle. Sur demande, Nextpulse confirme la suppression sous forme textuelle.

Les obligations légales de conservation du client, par exemple au titre du BAO, de l'UGB ou de la loi sur l'enregistrement des voyageurs (Meldegesetz), incombent au client ; il les remplit sur la base de la restitution ou des exports. Nextpulse ne conserve pas les données de traitement pour le compte du client après la fin du contrat, sauf si le client le commande expressément et séparément comme prestation propre pour une durée déterminée. Les données contractuelles, de facturation et de preuve propres à Nextpulse ne sont pas des données de traitement.

15. Données anonymisées

Nextpulse peut anonymiser les données de traitement dans la mesure nécessaire à la fourniture, à la sécurisation et à l'amélioration de STRYK, et utiliser les données anonymisées sans qu'il soit possible d'en déduire des personnes physiques ou le client individuel. Les données de traitement ne sont pas utilisées pour entraîner des modèles d'IA.

16. Primauté et responsabilité

Pour les questions de protection des données, le présent accord prime sur les autres documents contractuels, à l'exception des dispositions individuelles qui renvoient expressément à une disposition précise du présent accord ; aucune dérogation à l'art. 28 RGPD au détriment du client n'est convenue.

La responsabilité impérative prévue par le RGPD n'est ni exclue ni limitée. Dans la relation entre les parties, la répartition s'effectue selon l'art. 82, par. 5, RGPD ; pour ce point et pour le reste, les dispositions de responsabilité des CGV B2B-SaaS s'appliquent, y compris leurs limitations en cas de faute légère.

17. Annexe : mesures techniques et organisationnelles

Les mesures suivantes décrivent l'état actuel. Elles sont régulièrement vérifiées et développées.

Séparation des clients : les données de chaque client sont identifiées par client ; la base de données impose la séparation, en complément de la logique applicative, au moyen de politiques de sécurité au niveau des lignes (Row Level Security), qui ne peuvent pas être contournées par le rôle applicatif.
Contrôle d'accès : connexion des utilisateurs via Nextpulse ID avec OpenID Connect ; prise en charge d'un second facteur ; pour les actions administratives sensibles de l'administration de la plateforme, une nouvelle authentification avec second facteur est requise. Les comptes d'appareils pour les fonctions de borne sont limités à l'exploitation concernée.
Contrôle des autorisations : autorisations fondées sur les rôles selon le principe du besoin d'en connaître, avec vérification côté serveur de chaque requête ; les accès non attribués sont refusés. Les mesures de support s'effectuent via l'administration de la plateforme ; les mesures modifiantes requièrent une justification et sont journalisées.
Contrôle de la transmission : les accès à STRYK via Internet s'effectuent exclusivement de manière chiffrée avec TLS. Les e-mails sont transmis avec chiffrement de transport, dans la mesure où le serveur destinataire le prend en charge. Les secrets d'accès aux systèmes tiers raccordés sont stockés chiffrés.
Chiffrement des données au repos : les sauvegardes sont stockées sous forme chiffrée. Pour les contenus particulièrement sensibles, comme les reproductions de documents d'identité, Nextpulse recommande de limiter la collecte à ce qui est légalement nécessaire et de fixer des délais de suppression.
Délais de suppression : pour les données de l'enregistrement en ligne, y compris les données d'identité saisies, le client peut fixer un délai de suppression dans STRYK. Il n'est pas activé par défaut ; la fixation des délais de suppression incombe au client en tant que responsable du traitement.
Téléversements : les fichiers téléversés sont contrôlés au regard des logiciels malveillants avant tout traitement.
Contrôle des saisies et journalisation : journalisation des opérations pertinentes pour la sécurité et le métier ; les journaux ne contiennent ni mots de passe, ni jetons, ni secrets d'accès.
Contrôle de la disponibilité : sauvegardes quotidiennes, chiffrées et stockées sur un site distinct de la production ; procédures de restauration documentées ; limitation des requêtes anonymes pour prévenir la surcharge et l'abus.
Séparation : séparation des environnements de développement, de test et de production ; aucun identifiant de production dans le code source.
Mesures organisationnelles : engagement à la confidentialité, limitation des accès administratifs aux personnes habilitées, procédures de mises à jour de sécurité et de traitement des incidents de sécurité.