Facturas de proveedores en el hotel
Gestionar las facturas de proveedores del hotel sin teclear
STRYK recibe las facturas de proveedores en XRechnung, el estándar alemán, y en Factur-X, las comprueba y prepara su registro como factura de proveedor. La aprobación y el pago los decides tú.
- Recepción de XRechnung (UBL/CII) y Factur-X
- Sin aprobación automática ni pago automático
- Facturas en papel con el original adjunto
En resumen
La gestión digital de facturas de proveedores consiste en que una factura llega como archivo estructurado y no se transcribe a mano. STRYK recibe XRechnung (UBL/CII) y Factur-X, comprueba el archivo y, tras una comprobación correcta, lo registra como factura de proveedor. Los documentos no válidos quedan retenidos. La aprobación y el pago corresponden a tu equipo. La función está incluida en el precio base, formado por la cuota básica y el importe por habitación, sin cargo por factura.
Actualizado
Lo que hoy cuesta tiempo con las facturas de proveedores
Cuando cocina, el proveedor de bebidas y mantenimiento envían facturas cada mes, pagarlas lleva poco tiempo. Lo caro es todo lo que viene antes.
- Hoy
La factura de bebidas llegó a la dirección de compras, la de la lavandería a recepción y la de mantenimiento al buzón de la propietaria. A final de mes busca en tres carpetas y dos buzones hasta que la gestoría tiene sus justificantes.
Con STRYKLas facturas electrónicas comprobadas aparecen como facturas de proveedor entre los justificantes de compra. Los justificantes en papel y en PDF los introduce a mano y adjunta el original. Su back office trabaja desde una sola lista.
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El proveedor reclama una factura que ya ha pagado. O al revés: la misma factura de carne existe como PDF adjunto y como copia en papel, y ambas acaban en la pila de pagos.
Con STRYKCada factura recogida es un registro con estado. Antes de la aprobación ve qué ya está registrado de ese proveedor. La comprobación de duplicados sigue siendo tarea suya en la aprobación.
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Una factura electrónica llega como archivo XML que nadie puede leer. Contabilidad no lo abre, pide un PDF y vuelve a teclear importe, fecha y número de factura.
Con STRYKSTRYK lee por sí mismo XRechnung (UBL/CII) y Factur-X y muestra el resultado como una factura normal. El contenido del archivo se comprueba antes de crear una factura de proveedor. No se vuelve a teclear nada.
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Martes en la oficina: cuatro proveedores, un archivo no válido
Un ejemplo de un establecimiento de 30 habitaciones. La contable trabaja dos veces por semana con las facturas de proveedores y la propietaria aprueba.
Revisar las nuevas facturas electrónicas
Cuatro proveedores han enviado facturas electrónicas: bebidas, lavandería, servicio de café y mantenimiento. La contable incorpora los archivos a los justificantes de compra. Los documentos que superan la comprobación quedan listos para registrarse.
Detectar un archivo no válido
La factura del servicio de café no supera la comprobación y queda retenida. La contable lo ve antes de que se contabilice nada. Pide al proveedor un archivo corregido.
Registrar como facturas de proveedor
La contable registra las tres facturas comprobadas como facturas de proveedor. Proveedor, número de factura, fecha e importes salen del archivo. No tiene que teclear nada.
La propietaria aprueba
La propietaria comprueba los importes con el albarán y el pedido. Aprueba lo que es correcto. STRYK no ejecuta ningún pago. La transferencia la prepara el equipo como hasta ahora, en el banco.
Importar el extracto bancario
Por la tarde, la contable sube el extracto bancario en formato CAMT.053. Para los cargos de bebidas y lavandería, STRYK propone facturas abiertas que podrían encajar. Cada conciliación la confirma ella misma.
Justificantes del mes para la gestoría
Los diarios se envían a la gestoría en DATEV, BMD, CSV o Excel, si se desea con paquete de justificantes. La gestoría recibe las facturas comprobadas en el sistema.
Lo que STRYK asume en las facturas de proveedores
El recorrido va desde el archivo hasta la gestoría. En cada función se indica en qué punto interviene tu equipo.
Recibir y comprobar facturas electrónicas
STRYK recibe las facturas de proveedores en XRechnung (UBL/CII) y Factur-X y comprueba el archivo. Los documentos que no superan la comprobación quedan retenidos. Los justificantes en papel y PDF los introduce en la misma área a mano, con el original adjunto.
Leer másRegistro como factura de proveedor
Tras una comprobación superada, la factura electrónica se convierte en factura de proveedor. Los datos que ya figuran en el archivo no hay que volver a introducirlos. La aprobación y el pago siguen expresamente en manos de tu equipo.
Leer másImportación bancaria para conciliar
Importe los extractos como CAMT.053 (y CAMT.052/054) o CSV. STRYK propone asignaciones con las facturas abiertas. No existe una conexión bancaria directa: la importación es un archivo.
Leer másDiario mensual para la gestoría
La entrega mensual se hace como diario DATEV, BMD, CSV o Excel, opcionalmente con paquete de justificantes. El archivo de control respalda la conservación según los plazos en Austria (7 años) y en Alemania (10 años).
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Facturas de proveedores con y sin sistema conectado
A la izquierda, el recorrido de una factura de proveedor por buzones y mesas; a la derecha, el mismo recorrido en STRYK. En ambas columnas la aprobación y el pago siguen en manos de tu equipo.
| Tarea | Buzón, carpetas, volver a teclear | Con STRYK |
|---|---|---|
| Recibir la factura | Papel, adjuntos PDF y archivos XML de varios buzones y de recepción. | Se reciben y comprueban XRechnung y Factur-X. Los justificantes en papel y PDF los introduce a mano, con el original adjunto. |
| Registrar los datos | Proveedor, número, fecha e importes se teclean a mano en una hoja de cálculo o un programa contable. | Los datos proceden del archivo comprobado y pasan a la factura de proveedor. |
| Archivo no válido | A menudo solo se nota al contabilizar o en la gestoría. | Los documentos no válidos se retienen antes de crear una factura de proveedor. |
| Aprobación | La factura va de mesa en mesa en papel o por reenvío. | La aprobación sigue siendo tarea de tu equipo. STRYK no aprueba nada automáticamente. |
| Pago | Transferencia en la banca en línea. | Sin cambios. STRYK no ejecuta pagos y no está conectado a tu cuenta bancaria. |
| Conciliación con el banco | Extracto y lista de facturas colocados uno junto al otro. | Importar el extracto como archivo, confirmar o cambiar las propuestas de asignación. |
| Cierre de mes con la gestoría | Carpetas, adjuntos de correo y lista de Excel a final de mes. | Diario en DATEV, BMD, CSV o Excel, opcionalmente con paquete de justificantes. |
Un precio que crece con su establecimiento
El tratamiento de las facturas de proveedores forma parte de las funciones financieras del precio base. No hay cargo por factura ni licencia adicional para usuarios de back office, porque el número de usuarios es ilimitado.
Precios detallados59 € cuota base + 6 € por habitación o unidad al mes
Ejemplo con 30 habitaciones239 €al mes
- 14 días de prueba gratuita
- Sin cuota de alta
- Acompañamiento personal al inicio
Precio neto, facturación anual. 20 % de descuento sobre la cuota base en el primer año de contrato.
Cómo incorporar las facturas de proveedores en STRYK
Cambia su circuito de facturas paso a paso. Los proveedores actuales siguen enviando como hasta ahora hasta que tú haz el cambio.
Preguntar a los proveedores por el formato
Comprueba con su back office qué proveedores ya envían XRechnung o Factur-X. Los grandes distribuidores de bebidas y de cocina colectiva suelen cambiar antes que los pequeños talleres artesanos.
Configurar juntos
La configuración forma parte del precio base. Analizamos contigo cómo es hoy el circuito de facturas en el establecimiento y adaptamos STRYK a él.
Empezar con pocas facturas
Durante el primer mes, haz pasar por STRYK solo las facturas electrónicas de dos o tres proveedores. Tu equipo aprende la comprobación, el registro y la aprobación con documentos reales.
Fijar el formato con la gestoría
Aclara con tu gestoría si quieres un diario DATEV, BMD o CSV. La entrega es mensual, opcionalmente con paquete de justificantes.
Preguntas frecuentes
¿Qué formatos de factura electrónica puede recibir STRYK?
STRYK recibe XRechnung en las sintaxis UBL y CII, así como Factur-X. Otros formatos no forman parte de esta función. El archivo se comprueba antes de crear una factura de proveedor.
¿Qué pasa con una factura electrónica defectuosa?
Queda retenida y no se registra como factura de proveedor. Tu equipo ve que la comprobación no se ha superado y puede pedir al proveedor un archivo corregido. La contabilización solo se hace después.
¿Se paga una factura automáticamente?
No. STRYK no aprueba ninguna factura de forma automática ni ejecuta pagos. La aprobación y la transferencia las realizan tú o tu equipo. Tampoco hay conexión con la cuenta bancaria.
¿Cómo llegan al sistema los justificantes en papel o las facturas en PDF?
A mano. En Contabilidad → Pagos → Justificantes de compra introduce proveedor, número de documento, fecha e importes y sube el original como adjunto. La incorporación sin volver a teclear solo vale para XRechnung y Factur-X.
¿Cómo envían sus proveedores las facturas electrónicas a STRYK?
Como archivo en formato XRechnung (UBL/CII) o Factur-X. Pide a sus proveedores que envíen el archivo estructurado y no solo un PDF. El camino por el que los archivos llegan a sus justificantes de compra se configura contigo durante la implantación.
¿Recibe la gestoría los justificantes?
Sí. La entrega mensual se hace como diario DATEV, BMD, CSV o Excel, opcionalmente con paquete de justificantes. El formato que necesite tu gestoría se define con ella.
¿Quién contabiliza las facturas de proveedores en la contabilidad financiera?
Tu gestoría. STRYK incorpora la factura comprobada como factura de proveedor y la entrega en el diario mensual. El balance y las cuentas anuales siguen en manos de tu gestoría.
Enséñenos su pila de facturas
Analizamos contigo qué proveedores envían facturas electrónicas y cómo es el recorrido hasta la gestoría en STRYK. Envía para ello una solicitud de prueba de 14 días.