El PMS, explicado de forma sencilla
El Property Management System es el único lugar donde todo el hotel ve la misma información.Cuando un huésped llama y quiere una habitación doble para el fin de semana, su recepción tiene que saber en segundos: ¿hay disponibilidad, cuánto cuesta y hay condiciones como una estancia mínima? Exactamente esa pregunta responde el PMS. Reúne el inventario de habitaciones, las tarifas y todas las reservas existentes.
Antes, el PMS era un programa instalado en el ordenador de recepción. Hoy, un PMS suele ser un software en la nube que funciona en el navegador. Para el hotel eso significa: sin servidor propio, sin actualizaciones en CD y sin preocupaciones si falla el ordenador de recepción. Los datos están protegidos en un centro de datos y se puede acceder a ellos desde cualquier dispositivo autorizado.
El término se usa con distinto alcance. En sentido estricto, PMS es la gestión de reservas y habitaciones. En la práctica, los hoteleros esperan hoy bastante más: factura, channel manager, reservas online en la web propia y check-in online forman parte del paquete para la mayoría de los establecimientos.
Lo que debe incluir un PMS hotelero moderno
No todos los establecimientos necesitan todos los módulos. La siguiente tabla muestra lo que un hotel de 10 a 80 habitaciones usa realmente en el día a día, y para qué.
| Área | Lo que su equipo resuelve con ella | Importante para |
|---|---|---|
| Reservas y planning de ocupación | Crear, modificar y cancelar reservas; ver la ocupación de varias semanas de un vistazo; asignar habitaciones | Recepción, dirección |
| Habitaciones y categorías | Inventario de habitaciones, categorías, bloqueos por reforma o avería | Recepción, mantenimiento |
| Housekeeping | Plan del día, estado de habitaciones (sucia, limpia, revisada), tareas y checklists | Gobernanta, camareras de pisos |
| Huéspedes y comunicación | Ficha de clientes, preferencias, confirmaciones y mensajes vinculados a la reserva | Recepción, reservas |
| Precios y tarifas | Precios por temporada, tarifas con y sin desayuno, estancia mínima, descuentos | Dirección, revenue |
| Factura y cobro | Factura generada desde la reserva, anticipos, pendientes de cobro, tasa turística | Recepción, contabilidad |
| Channel manager | Mantener al día disponibilidad y precios en Booking.com, Expedia y otras OTA | Ventas, dirección |
| Motor de reservas | Reserva directa en la web del hotel, sin comisión para un portal | Ventas, marketing |
| Check-in online y registro de viajeros | Recoger los datos del huésped antes de la llegada y preparar el parte de entrada (Meldeschein en Austria y Alemania) | Recepción |
| Informes | Ocupación, precio medio (ADR), RevPAR, ingresos por área | Dirección, propiedad |
Lo que cambia un buen PMS en el día a día
La mayor ganancia rara vez es una función concreta. Es tener una misma información para todos: recepción ve que la habitación 12 ya está limpia. Pisos ve que la llegada de la habitación 14 se adelanta. La dirección ve cómo están reservadas las próximas cuatro semanas sin que nadie tenga que preparar un listado.
En muchos establecimientos pequeños conviven hoy cinco herramientas: un programa de reservas, un Excel para el housekeeping, la extranet de Booking.com, un programa de facturación y un buzón de correo. Cada herramienta por separado funciona, pero los traspasos entre ellas cuestan tiempo cada día y acaban en overbookings o en extras olvidados en la factura.
¿PMS en la nube o software instalado?
El software hotelero instalado funciona en un ordenador o servidor del propio hotel. Fue el estándar durante mucho tiempo y sigue extendido en los grandes establecimientos. Los PMS en la nube funcionan en el navegador; el proveedor los opera, hace las copias de seguridad y los actualiza de forma continua.
Para hoteles pequeños y medianos casi todo habla a favor de la nube: paga una cuota mensual en lugar de una licencia grande, no necesita soporte informático en el hotel y puede consultar desde casa cómo está reservado el fin de semana. Lo importante es que el proveedor indique dónde se procesan los datos, cómo se hacen las copias de seguridad y quién tiene acceso.
| Criterio | PMS en la nube | Software instalado |
|---|---|---|
| Puesta en marcha | Crear el acceso, migrar los datos y empezar | Servidor, instalación, a menudo visita in situ |
| Costes | Cuota mensual, normalmente por habitación | Licencia más contrato de mantenimiento y hardware |
| Actualizaciones | Continuas y automáticas | Con cita previa, a veces de pago |
| Acceso | Desde cualquier dispositivo autorizado con navegador | Normalmente solo dentro de la red del hotel |
| Copias de seguridad | A cargo del proveedor | A cargo del hotel o de su partner informático |
Cómo reconocer un buen PMS
En la demostración no deje que le enseñen menús: pide que recorran su propio día. Haz una reserva real de principio a fin: solicitud, confirmación, asignación de habitación, llegada, cambio de habitación, minibar, factura, salida y limpieza. Allí donde el sistema le obligue a llevar listas aparte, se atascará después en el día a día.
Checklist para la demostración
- Una reserva de prueba va de la solicitud a la factura sin papeles ni Excel.
- Recepción y housekeeping ven el mismo estado de habitación en tiempo real.
- Una reserva de portal aparece en el planning sin teclearla de nuevo.
- Un precio se cambia una sola vez y vale en la web y en los portales.
- El precio por habitación está claro, y los módulos adicionales y las comisiones aparecen de forma transparente.
- Cada empleada y cada empleado trabaja con su propio acceso y los permisos adecuados.
- El software está disponible en el idioma de su equipo.
- El proveedor le ayuda a migrar sus datos desde el sistema actual.
Cómo lo resuelve STRYK
STRYK Hotel Management es un PMS en la nube de Salzburgo, creado para hoteles pequeños y medianos, pensiones y aparthoteles. Reservas, planning, habitaciones y housekeeping, huéspedes, tarifas, facturación, motor de reservas y bonos regalo están conectados en un solo sistema e incluidos en el precio base. El check-in online y el quiosco de autocheck-in son módulos propios, también incluidos en el precio base. Conecta Booking.com, Expedia, Airbnb y otros portales con STRYK. Gestiona precios y disponibilidad en un solo lugar y las reservas de los portales en el calendario.
El precio es sencillo a propósito: 59 € de cuota base más 6 € por habitación y mes, sin IVA, con facturación anual. No hay cuota de alta, el número de usuarios es ilimitado y puede probar STRYK gratis durante 14 días. La interfaz está disponible en 18 idiomas, para que también su equipo internacional trabaje con seguridad.
Ser honestos también significa decir lo que STRYK no es: STRYK no es un sistema de caja para restaurante; los pagos en efectivo y con tarjeta en recepción solo los firma con el módulo «Caja y fiscalización». Las ventas del restaurante o del bar pueden cargarse a la habitación a través de la interfaz abierta de caja. STRYK funciona en el navegador y en la app STRYK para iPhone y Android.
