Definir la transición antes que el archivo
El objetivo es un primer día de trabajo seguro en STRYK. La importación es solo una parte del proyecto.Fije desde el principio una fecha de transición: ¿a partir de cuándo se registrarán exclusivamente en STRYK las reservas, modificaciones, pagos y cambios de habitación? Sin esa regla, el trabajo en paralelo crea versiones contradictorias de la realidad.
Designe a una única persona responsable del proyecto que reúna decisiones, documente aprobaciones y pueda aplazar la transición si falla una prueba obligatoria.
Separar datos obligatorios, opcionales y de archivo
No todos los registros antiguos deben convertirse en datos activos de STRYK. Los datos obligatorios protegen la operativa futura, el historial útil puede ser opcional y los casos cerrados pueden conservarse en un archivo exportado.
Limitar el alcance mejora la calidad. Conserve de forma segura la exportación original sin modificarla: será la referencia para comprobaciones posteriores.
| Área de datos | Recomendación | Pregunta de verificación |
|---|---|---|
| Categorías y habitaciones | Obligatorio | ¿Cada habitación vendible está asignada a una única categoría activa? |
| Reservas actuales y futuras | Obligatorio | ¿Coinciden las fechas, el estado, el huésped, la categoría, la habitación, el precio y el estado del pago? |
| Facturas abiertas y depósitos | Obligatorio o con traspaso explícito | ¿Está claro en qué sistema se cerrará el saldo pendiente? |
| Huéspedes recurrentes y empresas | Según la calidad | ¿Son fiables la identidad, los consentimientos, el contacto y la relación con la empresa? |
| Histórico cerrado | Archivo | ¿Necesita realmente la operativa diaria que este registro permanezca activo? |
Hacer verificable el archivo exportado
Nunca trabaje sobre la única exportación. Conserve un original intacto y cree una copia de trabajo. Cada tabla necesita encabezados, identificadores de origen estables y fechas inequívocas.
Revisa diez casos elegidos deliberadamente, no solo los totales: varias habitaciones, niños, factura de empresa, pago parcial, cancelación, cambio de habitación, habitación sin asignar, huésped recurrente y bloqueo.
Preparación en cuatro pasos
- 01Conservar el original
Guarda el original sin cambios, con la hora de exportación y acceso controlado.
El original se abre correctamente y no ha sido modificado. - 02Normalizar una copia de trabajo
Elimine filas decorativas y formatos ambiguos; nunca adivine valores operativos.
- 03Conservar los identificadores de origen
Conserve los identificadores de reserva, huésped, factura y habitación del sistema anterior.
- 04Marcar los casos de control
Documente los diez casos de control y los resultados esperados en una lista separada.
Configurar primero la base de STRYK
No importe reservas en una estructura provisional del hotel. Configure primero los datos del hotel y de facturación, la zona horaria, la moneda y el idioma; después, las categorías y las habitaciones.
Utiliza cuentas personales y permisos adecuados. La gestión de la migración, la revisión financiera y el housekeeping necesitan cada uno el acceso correcto.
Aprobar la configuración base de STRYK
- Los datos del hotel, la dirección y la información fiscal y de facturación están aprobados.
- Cada habitación tiene un número único y una categoría activa.
- La capacidad y la ocupación coinciden con la oferta vendible.
- Los usuarios personales y los roles están probados.
Importar en STRYK: analizar, mapear y validar
Abre Ajustes y Migración de datos. Crea un proceso de importación, identifica el origen y carga la copia de trabajo. El análisis lee hojas y columnas sin crear registros productivos en el hotel.
Asigne cada columna de origen a un campo de STRYK. El mapeo automático es solo una sugerencia. La validación comprueba cada fila: hay que corregir los errores bloqueantes y revisar los avisos.
El proceso seguro de importación en STRYK
- 01Crear el proceso de importación
Ajustes → Migración de datos → Nueva migraciónElige el origen, la etiqueta y un alcance deliberadamente limitado.
El proceso pertenece al hotel y a una persona responsable. - 02Cargar y analizar
Cargue la copia de trabajo y compare las hojas detectadas y el número de filas con su control.
- 03Mapear las columnas
Revisa todos los campos de destino. No deduzca identificadores, estados, fechas, habitaciones, importes o monedas a partir de encabezados parecidos.
- 04Ejecutar la validación
Separa los errores bloqueantes de los avisos. Utiliza el informe de errores, corrige la copia de trabajo y vuelve a ejecutar la validación de forma consciente.
La simulación es la base de la aprobación
Después de validar, ejecute la simulación. Muestra qué se crearía, vincularía, actualizaría u omitiría sin modificar los datos productivos. Concilie los recuentos esperados, no solo el estado de los errores.
Abre los diez casos de control y verifica las relaciones, no solo los campos individuales. La aprobación requiere cuadrar tanto los totales como los casos concretos.
| Control | Esperado | Criterio de aprobación |
|---|---|---|
| Filas por área | Coincide con el alcance de exportación aprobado | Cada diferencia está explicada a nivel de fila. |
| Duplicados y vínculos | Los registros existentes se vinculan de forma consciente | Ningún huésped, habitación o documento se duplica de forma involuntaria. |
| Importes | Los importes abiertos, pagados y totales cuadran | El total de control y cinco documentos individuales coinciden. |
| Estancias | Coinciden fechas, estado, huésped y habitación | Se superan los diez casos de control. |
Probar seis procesos hoteleros antes de la transición
Unos datos formalmente válidos pueden fallar en la operativa. Prueba escenarios realistas de principio a fin y verifica que el siguiente equipo reciba el estado correcto.
Deje que las personas que utilizarán el sistema ejecuten las pruebas. Cada desviación necesita una persona responsable, una fecha límite y una nueva prueba.
Los seis casos de prueba obligatorios
- 01Nueva reserva directa
Complete una reserva directa desde el móvil y verifique la reserva, el huésped, la tarifa, los extras, las condiciones y la confirmación.
- 02Llegada antes de que la habitación esté lista
Priorice el housekeeping, asigne la habitación, complete la limpieza y comunique a recepción que ya está lista.
- 03Cambio de habitación durante la estancia
Cambie la habitación y verifique que tanto ocupación como housekeeping reflejen la modificación.
- 04Salida con pago parcial
Revisa los cargos y el destinatario, registra el saldo y comprueba que la vista previa y la descarga muestren el mismo PDF final.
- 05Cancelación y capacidad liberada
Cancele la reserva y compruebe que la capacidad se libere correctamente.
- 06Inicio del día por rol
Cada rol inicia sesión por separado e identifica sus tres tareas siguientes.
Realizar una transición controlada
Al bloquear los cambios, exporta las diferencias desde la simulación, impórtelas y repite las sumas de control. Revisa después las llegadas de los siete días siguientes, los huéspedes alojados, las salidas del día posterior, los saldos pendientes y las habitaciones fuera de servicio.
Comunica una única regla clara: a partir de la transición se trabaja solo en STRYK; los problemas se registran en vez de introducir los datos dos veces. Define una persona disponible y horarios fijos de revisión.
Aprobación de la puesta en marcha la víspera
- El bloqueo de cambios en el sistema anterior está confirmado y comunicado.
- La importación de diferencias y los totales no presentan discrepancias sin explicar.
- Se han comprobado llegadas, salidas, huéspedes alojados, saldos y bloqueos.
- Cada persona del equipo dispone de una cuenta personal verificada.
- La persona responsable y la vía de soporte para los primeros días están definidas.
Estabilizar la primera semana y cerrar el proyecto
Durante los primeros cinco días, realice cada día una revisión de 15 minutos. Convierta cada problema en una persona responsable, una fecha límite y una nueva prueba.
Cierre el cambio solo cuando las reservas y los saldos cuadren, los procesos obligatorios se hayan ejecutado en la realidad y el equipo ya no vuelva al PMS anterior para tomar decisiones. Aplique entonces las reglas de archivo y eliminación.
