Qué es un sistema operativo hotelero
El término suena técnico, pero se refiere a algo muy práctico: un único lugar donde todo el equipo ve la misma información.El sistema operativo de un ordenador hace que todos los programas accedan a los mismos archivos. Un sistema operativo hotelero, también llamado Hotel OS o software hotelero todo en uno, hace lo mismo para su establecimiento: la reserva que entra por Booking.com aparece en el mismo instante en el planning de ocupación, en el plan de housekeeping, en la ficha del huésped y, más tarde, en la factura. Nadie tiene que teclearla de nuevo, reenviarla ni pasarla a una segunda lista.
El modelo opuesto son las herramientas sueltas. Un PMS clásico gestiona las reservas, un channel manager aparte habla con las OTA, el motor de reservas de la web es de otro proveedor, el check-in online va por otra herramienta, los bonos regalo se venden en una tienda online y lo que no encaja en ningún sitio acaba en Excel. Cada uno de estos programas tiene su propio inventario de habitaciones o su propia lista de huéspedes, que hay que sincronizar mediante interfaces.
La diferencia no se nota en la demo, sino un sábado con el hotel lleno. Cuando un huésped cambia su reserva en recepción, con herramientas sueltas ese cambio tiene que pasar por varios sistemas. En un Hotel OS solo existe un registro, y tú lo modificas una sola vez.
La caja de herramientas típica de hoy frente a un solo sistema
El siguiente resumen muestra cómo suele ser el día a día de un hotel pequeño o mediano con herramientas separadas y qué cambia cuando las mismas tareas están en un solo sistema. No todos los establecimientos usan todas las herramientas, pero la mayoría se reconoce en tres o cuatro filas.
| Tarea | Hoy con herramientas sueltas | En un Hotel OS |
|---|---|---|
| Reservas y ocupación | PMS o calendario de reservas, y al lado notas en papel para las reservas por teléfono | Un único planning de ocupación para todos los canales, también walk-in y teléfono |
| Portales como Booking.com y Expedia | Channel manager aparte con contrato propio y mapeo de habitaciones propio | Channel manager dentro del sistema, mismo inventario que la recepción |
| Reserva directa en la web | Motor de reservas de otro proveedor, con precios mantenidos en parte por duplicado | El motor de reservas usa los mismos precios y habitaciones |
| Check-in online y datos de registro | Herramienta de formularios o papel; en recepción se teclean los datos | El huésped los completa antes de llegar y los datos entran directamente en la reserva |
| Bonos regalo | Tienda de bonos con su propia lista; el canje se cuadra a mano | Venta y canje en el mismo sistema, saldo restante visible al instante |
| Housekeeping | Lista de Excel impresa por la mañana, cambios de viva voz | El plan del día sale de llegadas y salidas, con el estado visible para todos |
| Factura y anticipo | Programa de facturación, anticipos en una lista aparte | Factura generada desde la reserva, anticipos vinculados a la reserva |
| Informes | Montados cada mes en Excel a partir de varias exportaciones | Ocupación, ingresos y canales directamente de los mismos datos |
Qué debe estar en el sistema y qué conviene conectar
Todo en uno no significa que un programa tenga que hacerlo todo. Significa que todo lo que gira en torno a la habitación y al huésped está en un mismo lugar.La línea se traza mejor con una pregunta: ¿esta tarea necesita el inventario de habitaciones, la reserva o el huésped? Si la respuesta es sí, pertenece al Hotel OS. Reservas, precios, OTA, reserva directa, check-in, housekeeping, comunicación con huéspedes, facturación y bonos regalo dependen todos de la reserva. Si se separan, aparecen justo los cuadres que tú quieres eliminar.
Otra cosa son las áreas con lógica propia y obligaciones legales propias. En Austria y Alemania, la caja de un restaurante o de un bar debe cumplir requisitos específicos de protección de los tiques; ahí lo correcto es un sistema de caja especializado que cargue los consumos a la habitación mediante una interfaz. La contabilidad sigue en manos de la gestoría, que recibe los datos como exportación en su formato. Cerraduras, centralita telefónica o nóminas también son mundos aparte.
| Área | Recomendación | Por qué |
|---|---|---|
| Reservas, ocupación, habitaciones, bloqueos | En el sistema | Es el núcleo del que depende todo lo demás |
| Channel manager y motor de reservas | En el sistema | Un único inventario y una única lista de precios protegen frente al overbooking y al doble mantenimiento |
| Check-in online, datos de registro, bonos regalo | En el sistema | Necesitan la reserva y el huésped; separados, generan tecleo manual y listas de cuadre |
| Housekeeping y comunicación con huéspedes | En el sistema | Dependen de llegadas, salidas y del estado de la reserva |
| Factura, anticipo, tasa turística | En el sistema | La factura debe salir de la reserva, no de una segunda entrada de datos |
| Caja de restaurante y bar | Por interfaz | Obligaciones propias de protección de tiques; los consumos se cargan a la habitación |
| Contabilidad en la gestoría | Por exportación | La gestoría trabaja con su programa y necesita datos limpios en el formato adecuado |
| Cerraduras, teléfono, nóminas | Sistemas propios | Ajenos al núcleo hotelero; conectar solo si ahorra trabajo real en el día a día |
Lo que cuestan de verdad las herramientas sueltas
Quien compara herramientas sueltas con un sistema todo en uno suele mirar las cuotas mensuales. Son solo una parte. A ellas se suman tarifas de interfaz, comisiones de algunas herramientas sobre reservas o bonos y, sobre todo, el tiempo que su equipo dedica a traspasar, cuadrar y buscar errores. Ese tiempo no aparece en ninguna factura, pero falta en recepción cuando un huésped tiene una pregunta.
Haz las cuentas con honestidad para tu establecimiento: ¿cuántas veces por semana se añade a mano en la extranet una reserva telefónica, se marca un anticipo en una lista, se teclea un formulario de check-in o se marca un bono como canjeado en la tienda? Unos pocos minutos por gestión suman, a lo largo de un año, una cantidad sorprendente de horas.
Cambiar paso a paso
Pasarse a un Hotel OS no es un salto al vacío si lo planifica por etapas.La mayor preocupación de muchos hoteleros es el día del cambio: ¿qué pasa con las reservas que ya están en el sistema antiguo y qué ocurre si el primer día falta algo? La respuesta es un proceso claro con prueba previa y fecha de corte. Hasta esa fecha, su equipo trabaja en el sistema antiguo; a partir de ella, únicamente en el nuevo. Mantener los dos sistemas en paralelo durante semanas es la causa más frecuente de dobles reservas al cambiar de sistema.
El cambio en seis pasos
- 01Hacer inventario
Anote todas las herramientas, listas y notas con las que trabaja hoy su equipo y quién las mantiene. De ahí sale lo que el nuevo sistema tiene que cubrir.
- 02Configurar lo básico
Crear habitaciones, categorías, tarifas, condiciones de cancelación y usuarios con los permisos adecuados. En un sistema en la nube esto suele llevar pocos días.
- 03Importar datos con una prueba
Exportar huéspedes y reservas futuras del sistema antiguo, asignar las columnas y lanzar una prueba de importación. Muestra qué se crearía, vincularía u omitiría, sin cambiar nada.
- 04Hacer un día de ensayo
Simular de principio a fin en el nuevo sistema una llegada, un cambio de habitación, un servicio adicional, una factura y una salida, junto con recepción y housekeeping.
- 05Fijar la fecha de corte y cambiar las OTA
En la fecha de corte, traspasar los últimos cambios, conectar las OTA con el nuevo channel manager y, desde ese momento, reservar solo en el nuevo sistema.
- 06Cancelar las herramientas antiguas
Solo cuando dos o tres semanas hayan ido con calma, rescindir los contratos antiguos, exportando antes los datos que deba conservar.
Cómo lo resuelve STRYK
STRYK Hotel Management está concebido como sistema operativo hotelero para hoteles pequeños y medianos, pensiones y complejos de apartamentos. Planning, habitaciones y bloqueos, housekeeping, perfiles de huéspedes, comunicación con huéspedes por correo electrónico, tarifas y planes tarifarios, tasa turística, facturación y pago online están en un solo sistema. El motor de reservas y la venta de bonos regalo trabajan con el mismo inventario; el check-in online y el quiosco de autocheck-in son módulos propios incluidos en el precio base. Conecta Booking.com, Expedia, Airbnb y otros portales con STRYK. Gestiona precios y disponibilidad en un solo lugar y las reservas de los portales en el calendario.
En cada reserva, ya sea en recepción, en la web, desde una OTA, en una importación de datos o en un cambio de habitación, STRYK comprueba justo antes de guardar si en la categoría queda realmente disponibilidad para todas las noches. Así, la última habitación no se confirma dos veces. Para el restaurante hay una interfaz de caja que carga los consumos a la habitación; STRYK no es una caja de restaurante; para los pagos en recepción, en Austria y Alemania existe el módulo «Caja y fiscalización». Para la gestoría, STRYK genera exportaciones, entre otros en formato DATEV y BMD.
La importación de datos facilita el cambio: tú asignas las columnas de su sistema actual, STRYK comprueba los datos y muestras en una prueba qué se importaría antes de guardar nada. El precio sigue siendo sencillo: 59 € de cuota base más 6 € por habitación al mes, sin IVA y con facturación anual, con motor de reservas, bonos regalo e interfaz de caja en el precio base, check-in online y quiosco como módulos propios incluidos en el precio base, sin cuota de alta y sin límite de usuarios. STRYK funciona en el navegador y en la app STRYK para iPhone y Android.
