Gestionar un hotel sin Excel: sustituir las hojas de cálculo en 30 días

Dónde están hoy Excel y las notas en papel

Lo típico es un planning de ocupación con una fila por habitación y una columna por día, coloreado según huésped u OTA. Al lado hay una lista de habitaciones que se imprime cada mañana para housekeeping, una lista de huéspedes con direcciones para el registro y para los clientes habituales, una lista de anticipos, una hoja de la tasa turística para el ayuntamiento y, a fin de mes, una lista de ingresos para la propiedad y la gestoría.

Cada una de estas listas tiene su razón de ser, y cada una nació de una necesidad real. El problema no es Excel, sino que la misma reserva aparece en cuatro archivos y cada cambio hay que repetirlo a mano en cuatro sitios.

Los riesgos de Excel en el día a día del hotel

El primer riesgo son las versiones. Si el planning está en el ordenador de recepción, pronto hay una copia en la oficina, otra en el portátil de la jefa y una impresa de esa mañana. ¿Cuál es la buena? Un martes tranquilo se averigua. Un sábado por la noche con tres llegadas y una llamada de Booking.com, no.

El segundo riesgo son los errores sin control. Excel no avisa si una habitación se apunta dos veces para la misma noche, si una salida figura un día antes de lo debido o si una fórmula se descoloca al insertar una fila. Un software hotelero rechaza una reserva en una habitación ocupada antes de que el huésped reciba la confirmación.

El tercer riesgo afecta a los datos de los huéspedes. Nombres, direcciones, fechas de nacimiento y a veces números de documento en un archivo que se envía por e-mail o se lleva en un pendrive encajan mal con las exigencias del RGPD en cuanto a control de acceso y supresión. En un software con accesos y permisos propios queda registrado quién ve qué datos. El cuarto riesgo es la dependencia: a menudo solo una persona conoce los códigos de colores, las abreviaturas y las reglas especiales. Si falta, el establecimiento se para.

Qué sustituir primero

En primer lugar va el planning de ocupación, porque es ahí donde nacen las dobles reservas. En cuanto todas las reservas, también las telefónicas y los walk-in, están en un solo lugar, el mayor riesgo queda eliminado. Si vende a través de OTA, la conexión mediante un channel manager forma parte de este mismo paso.

En segundo lugar vienen housekeeping y datos de huéspedes, porque dependen directamente de la ocupación. La lista de habitaciones de la mañana sale entonces de las llegadas y salidas, y la ficha de huéspedes crece con cada reserva sin que nadie teclee direcciones. En tercer lugar están anticipos, tasa turística y listas de ingresos. Son los que más ganan cuando los dos primeros pasos están asentados, porque entonces cada cifra procede de reservas reales.

El plan de 30 días

Treinta días bastan para un establecimiento pequeño si divide el cambio en semanas y cada semana tiene un objetivo claro. Lo importante es una fecha de corte fija a partir de la cual el planning de Excel ya no se modifica. Hasta entonces pueden convivir los dos; después solo hay una fuente de verdad.

Qué informes y exportaciones siguen teniendo sentido

Sin Excel no significa sin hojas de cálculo. Para sus propios análisis, una reunión con el banco o una comparación anual, una hoja suele ser justo lo adecuado. La diferencia: los datos ya no se mantienen en Excel, sino que se exportan del software cuando hace falta. Así siempre calcula con el estado actual y nunca con una copia de la semana pasada.

Siguen teniendo sentido sobre todo tres tipos de exportación: listados de reservas de un periodo, por ejemplo para analizar mismo canales o duración de la estancia; informes de ocupación, precio medio e ingresos para la propiedad y el banco; y el paquete para la gestoría en el formato con el que trabaja su despacho. Todo lo demás que hoy nace como lista mensual debería poder mostrarlo el propio software.

Cómo lo resuelve STRYK

En STRYK, el planning sustituye a la hoja de Excel: vista diaria, semanal, de dos semanas y mensual, reservas movidas arrastrando, clientes sin reserva y reservas de varias habitaciones creados directamente. Las reservas nuevas, también las de los portales, aparecen sin recargar. Antes de cada guardado, STRYK comprueba si el tipo de habitación sigue libre para cada noche, de modo que una habitación nunca se promete dos veces. Conecta Booking.com, Expedia, Airbnb y otros portales con STRYK. Gestiona precios y disponibilidad en un solo lugar y las reservas de los portales en el calendario.

El plan de housekeeping se genera cada día a partir de la ocupación real, con estados de habitación como sucia, limpia y revisada, asignación a las camareras de pisos y un plan en PDF que STRYK envía, si lo desea, a diario por e-mail. Los datos de los huéspedes van a la ficha de huéspedes y los datos de registro llegan desde el check-in online; para Austria, STRYK vigila el plazo de registro y genera la exportación para el sistema de registro de huéspedes. Los anticipos se cobran con el pago online y quedan vinculados a la reserva. STRYK calcula la tasa turística por reserva, con tramos de edad y exenciones, y la muestra en la factura.

Para los informes, STRYK ofrece listados en PDF, XLSX y CSV; los listados de reservas se exportan en CSV o XLSX, y para la gestoría hay exportaciones, entre otros, en formato DATEV y BMD. Sus listas de Excel actuales las traslada con la importación de datos, con asignación de columnas y prueba previa. Cada persona trabaja con su propio acceso y los permisos adecuados, el número de usuarios no está limitado y el registro de actividad muestra quién cambió qué. STRYK cuesta 59 € de cuota base más 6 € por habitación y mes, sin IVA y con facturación anual, sin cuota de alta; puede probarlo gratis durante 14 días.