Controlling für kleine Häuser
Hotel-Controlling: Fünf Monatszahlen für ein Haus mit 24 Zimmern
Auslastung, ADR, RevPAR, Umsatz je Bereich und offene Posten mit Formel und Rechenbeispiel. Die Daten dafür kommen aus den Berichten und Exporten, die STRYK je Bereich liefert.
- Buchungsliste je Monat als CSV oder XLSX
- Berichte und Export als PDF, Excel und CSV
- Ausgestellte Rechnungen bleiben unverändert
Kurz gesagt
Hotel-Controlling für ein kleines Haus kommt mit fünf Monatszahlen aus: Auslastung, ADR, RevPAR, Umsatz je Bereich und offene Posten. Du rechnest sie aus Buchungs- und Rechnungsdaten, die STRYK als Bericht oder Export in PDF, Excel und CSV liefert. Kosten: Grundpreis plus Zimmerbetrag pro Monat, Test über 14 Tage.
Aktualisiert
Wo die Monatszahlen in kleinen Häusern hängen bleiben
Wer den Monatsbericht selbst zusammensetzt, scheitert selten an den Formeln. Es hakt an Daten aus mehreren Quellen und an Zahlen, die jeder anders zählt.
- Heute
Der Monatsbericht entsteht am dritten Werktag in einer Excel-Mappe. Buchungen aus dem Reservierungsprogramm, Umsätze aus der Buchhaltung, dazwischen fünf Reiter, die niemand außer dir versteht.
Mit STRYKBuchungen, Rechnungen und Zahlungen liegen in einem System. Du filterst die Buchungsliste auf den Monat, exportierst sie als CSV oder XLSX und rechnest die fünf Zahlen in einer festen Vorlage.
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Die Inhaberin nennt 74 % Auslastung, der Eigentümer 70 %. Beide haben recht, nur rechnet einer ohne die Zimmer in Renovierung und der andere mit allen 24.
Mit STRYKDie Formeln auf dieser Seite legen fest, was im Nenner steht. Gesperrte Zimmer erfasst du als Zimmersperre, sodass der Zeitraum nachvollziehbar bleibt.
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Die Eigentümerfamilie bekommt jeden Monat eine andere Zusammenstellung, mal als Foto der Tabelle, mal als Mail mit drei Zahlen. Vergleiche mit dem Vormonat gelingen nur aus dem Gedächtnis.
Mit STRYKDu schickst jeden Monat dieselben fünf Zahlen in derselben Reihenfolge, als Excel-Datei oder PDF. Ein Budget führst du in deiner eigenen Tabelle daneben.
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Der Monatsabschluss im Hotel Nordlicht
Angenommen, die Inhaberin des Hotels Nordlicht mit 24 Zimmern schließt den September am zweiten Oktober-Werktag ab. Die Rezeption im Frühdienst unterstützt sie.
Letzten Tag sauber abschließen
Zuerst schließt die Rezeption den 30. September ab. Wie der Tagesabschluss offene Abreisen und Entwürfe anzeigt, steht auf der eigenen Seite.
Buchungsliste auf den Monat filtern
Die Inhaberin setzt den Filter auf Aufenthalte im September und exportiert die Liste als CSV. In Excel hat sie nun eine Zeile je Buchung, mit der sie weiterrechnet.
Auslastung, ADR und RevPAR rechnen
Sie trägt verfügbare und verkaufte Zimmernächte in die Vorlage ein. Zimmer 11 war sechs Tage gesperrt, also stehen 714 statt 720 Nächten im Nenner. Das Ergebnis: 70,0 % Auslastung.
Umsatz je Bereich übertragen
Logis, Frühstück und Bar zieht sie aus den Berichten der Bereiche. Die Rezeption stellt vorher die letzten Rechnungsentwürfe aus, denn ausgestellte Rechnungen sind unveränderlich. Die Summe ändert sich danach nicht mehr.
Offene Posten zum Stichtag prüfen
Vier Rechnungen sind am 30. September noch unbezahlt. Beim Bankimport ordnet die Inhaberin eingegangene Zahlungen zu, bevor sie die Liste an die Rezeption zum Nachfassen gibt.
Bericht an Eigentümer und Kanzlei
Die fünf Zahlen gehen als Excel-Datei an die Eigentümerfamilie. Die Daten für die Buchhaltung folgen über die Übergabe an die Steuerberatung.
Woher die Zahlen in STRYK kommen
STRYK liefert die Rohdaten für die fünf Kennzahlen. Wie du daraus rechnest, steht in der Tabelle auf dieser Seite.
Berichte je Bereich
Jeder Bereich von Buchungen bis Buchhaltung liefert Berichte als PDF, Excel und CSV. Du nimmst die Excel-Datei für die eigene Vorlage und das PDF für das Gespräch mit den Eigentümern.
WeiterlesenBuchungsliste mit Export
Die Buchungsliste lässt sich mit Spaltenfiltern auf einen Monat eingrenzen und als CSV oder XLSX exportieren. Daraus zählst du verkaufte Zimmernächte.
WeiterlesenEin Monatsumsatz, der sich nicht verschiebt
Ausgestellte Rechnungen ändert niemand mehr. Eine Korrektur erscheint als Storno oder Gutschrift im Monat, in dem sie entsteht, deshalb bleibt der gemeldete September stehen.
WeiterlesenRollen und Aktivitätsprotokoll
Die Inhaberin gibt der Rezeption nur die Rechte, die sie braucht. Das Aktivitätsprotokoll zeigt, wer was geändert hat, wenn eine Zahl nachgefragt wird.
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Fünf Monatszahlen für 24 Zimmer
Die Werte sind ein Beispiel: Hotel Nordlicht im September mit 30 Tagen. Umsätze sind netto angenommen.
| Kennzahl | So rechnest du | Hotel Nordlicht, September |
|---|---|---|
| Auslastung | Verkaufte Zimmernächte geteilt durch verfügbare Zimmernächte, mal 100. Verfügbar sind Zimmer mal Tage, ohne gesperrte Zimmertage. | 500 verkaufte von 714 verfügbaren Nächten (24 mal 30 minus 6 Sperrtage) ergeben 70,0 %. |
| ADR (Durchschnittspreis) | Logisumsatz geteilt durch verkaufte Zimmernächte. Frühstück und Ortstaxe bleiben draußen. | 47.500 Euro Logis durch 500 Nächte ergeben 95,00 Euro. |
| RevPAR (Erlös je verfügbarem Zimmer) | Logisumsatz geteilt durch verfügbare Zimmernächte. Gleiches Ergebnis wie ADR mal Auslastung. | 47.500 Euro durch 714 Nächte ergeben 66,53 Euro. Probe: 95,00 mal 0,700 ergibt ebenfalls 66,53. |
| Umsatz je Bereich | Nettoumsätze nach Bereich getrennt, ohne Durchlaufposten wie die Ortstaxe. | Logis 47.500 Euro, Frühstück 7.000 Euro, Bar und Minibar 2.300 Euro, zusammen 56.800 Euro. |
| Offene Posten | Summe der ausgestellten, am Stichtag unbezahlten Rechnungen und deren Anzahl. | Vier Rechnungen mit zusammen 3.120 Euro am 30. September. |
Ein Preis, der mit deinem Haus wächst
Berichte, Export und Aktivitätsprotokoll gehören zum Kernprodukt. Der Preis richtet sich nach der Zimmerzahl, weitere Nutzer kosten nichts extra.
Preise im Detail59 € Grundpreis + 6 € je Zimmer oder Einheit pro Monat
Beispiel mit 24 Zimmern203 €pro Monat
- 14 Tage kostenlos testen
- Keine Einrichtungsgebühr
- Persönliche Begleitung beim Start
Netto, jährliche Abrechnung. Im ersten Vertragsjahr 20 % Rabatt auf den Grundpreis.
Monatsabschluss-Checkliste für kleine Häuser
Diese fünf Schritte arbeitest du jeden Monat in derselben Reihenfolge ab. Mit der Zeit dauert der Abschluss kürzer, weil nichts mehr neu entschieden wird.
Letzten Tag abschließen
Prüfe, dass keine Abreise ohne Check-out und kein Rechnungsentwurf aus dem Monat offen ist. Erst danach ist der Monat zählbar.
Buchungsliste exportieren
Filter auf den Monat und exportiere als CSV oder XLSX. Speicher die Datei unter einem festen Namen, zum Beispiel mit Jahr und Monat.
Fünf Zahlen rechnen
Trage Nächte und Umsätze in deine Vorlage ein und prüfe RevPAR gegen ADR mal Auslastung. Weicht das Ergebnis ab, stimmt eine Zählung nicht.
Mit Rechnungen und Bank abgleichen
Der Logisumsatz in der Vorlage muss zu den ausgestellten Rechnungen passen. Offene Posten ziehst du zum Stichtag, nicht zum Tag der Auswertung.
Bericht senden und Daten übergeben
Schicke Eigentümern die fünf Zahlen mit Vormonat und Vorjahresmonat. Die Kanzlei erhält ihre Daten über die monatliche Übergabe.
Häufige Fragen
Wie berechne ich RevPAR in einem kleinen Hotel?
RevPAR ist der Logisumsatz geteilt durch die verfügbaren Zimmernächte des Monats. Im Hotel Nordlicht sind es 47.500 Euro durch 714 Nächte, also 66,53 Euro. Zur Kontrolle multiplizierst du ADR mit der Auslastung als Dezimalzahl.
Zählen gesperrte Zimmer zur Auslastung?
Das hängt von der Regel ab, die du mit deinen Eigentümern vereinbarst. Wir rechnen im Beispiel ohne gesperrte Zimmertage, weil das Zimmer nicht verkäuflich war. Lege die Regel einmal schriftlich fest und wende sie jeden Monat gleich an.
Warum zählen Frühstück und Ortstaxe nicht zum ADR?
Weil der ADR den Zimmerpreis messen soll. Frühstück ist Umsatz eines anderen Bereichs, und die Ortstaxe reichst du an die Gemeinde weiter. Rechne beides ein, steigt der ADR, ohne dass ein Zimmer teurer verkauft wurde.
Was gehört in einen Monatsbericht für Eigentümer?
Fünf Zahlen reichen: Auslastung, ADR, RevPAR, Umsatz je Bereich und offene Posten. Zeige jede Zahl mit Vormonat und Vorjahresmonat und schreibe die Formeln einmal auf. Budget und Plan-Ist-Vergleich führst du in deiner eigenen Tabelle daneben.
Wie werte ich mehrere Häuser gemeinsam aus?
In einer gemeinsamen Mappe. Jedes Hotel sieht in STRYK nur seine eigenen Daten, deshalb exportierst du die fünf Zahlen je Haus und führst sie in deiner Vorlage zusammen. Mehr dazu steht auf der Seite Software für mehrere Unterkünfte.
Rechne ich die Monatszahlen mit Brutto- oder Nettoumsatz?
Mit Nettoumsatz, also ohne Umsatzsteuer. Sonst verschieben unterschiedliche Steuersätze für Logis und Frühstück die Zahlen. Wichtiger als die Wahl ist, dass du jeden Monat gleich rechnest und es im Bericht dazuschreibst.
Rechne einen Monat deines Hauses nach
Schicke uns deine Zimmerzahl und die Mappe, in der du heute rechnest. Im 14-tägigen Test exportierst du einen Monat aus der Buchungsliste und prüfst, ob deine fünf Zahlen damit aufgehen.