Hotel-Kennzahlen: Auslastung, ADR und RevPAR verständlich erklärt

Die drei Grundkennzahlen: Auslastung, ADR und RevPAR

Eine Zimmernacht ist ein Zimmer für eine Nacht. Ein Haus mit 25 Zimmern hat in einem Monat mit 30 Tagen 750 verfügbare Zimmernächte. Wird ein Zimmer drei Nächte belegt, sind das drei verkaufte Zimmernächte. Aus diesen beiden Größen und dem Logisumsatz, also dem Umsatz aus der Übernachtung ohne Frühstück, Restaurant oder Spa, entstehen die drei Grundkennzahlen.

Die Auslastung (Occupancy) sagt, welcher Anteil der verfügbaren Zimmernächte verkauft wurde. Der ADR (Average Daily Rate, durchschnittlicher Zimmerpreis) sagt, was eine verkaufte Zimmernacht im Schnitt eingebracht hat. Der RevPAR (Revenue per Available Room) verteilt den Logisumsatz auf alle verfügbaren Zimmernächte, auch auf die leeren. Damit zeigt er, wie gut du deine Kapazität insgesamt verkauft hast.

Warum der RevPAR so wichtig ist: Eine hohe Auslastung lässt sich mit niedrigen Preisen fast immer erreichen, ein hoher ADR mit wenigen teuren Buchungen ebenfalls. Beides kann dem Haus schaden. Der RevPAR steigt nur, wenn das Verhältnis von Preis und Belegung besser wird. Kläre im Haus einmal, ob gesperrte Zimmer, etwa wegen Renovierung, als verfügbar zählen, und bleibe dann dabei.

Ein Rechenbeispiel für ein Haus mit 25 Zimmern

Nehmen wir ein hypothetisches Hotel mit 25 Zimmern im September, also 30 Tagen. Alle Zahlen sind ein Beispiel und netto, also ohne Umsatzsteuer und ohne Ortstaxe. Das Haus verkauft im Monat 510 Zimmernächte und erzielt damit einen Logisumsatz von 56.100 €. Mit Frühstück, Restaurant, Bar und Extras kommen insgesamt 78.000 € Umsatz zusammen. Nach Personal, Wareneinsatz, Energie, Provisionen und den übrigen Betriebskosten bleibt ein Bruttobetriebsergebnis (GOP) von 24.000 €.

Daraus ergeben sich die Kennzahlen: 750 verfügbare Zimmernächte, 68 % Auslastung, 110 € ADR und 74,80 € RevPAR. Die Gegenprobe stimmt: 110 € × 68 % ergibt ebenfalls 74,80 €. Auf das ganze Haus gerechnet bringt jedes verfügbare Zimmer 104 € Gesamtumsatz pro Nacht (TRevPAR) und 32 € Betriebsergebnis (GOPPAR).

Spannend wird es im Vergleich. Angenommen, das Haus hätte im Vorjahres-September 570 Zimmernächte zu 95 € verkauft: 76 % Auslastung, aber nur 54.150 € Logisumsatz und 72,20 € RevPAR. Die Auslastung ist also gesunken, der RevPAR trotzdem gestiegen, und es mussten 60 Zimmer weniger gereinigt werden. Genau diese Einordnung fehlt, wenn man nur auf die Belegung schaut.

Nach vorne schauen: Pickup, Pace, Buchungsvorlauf, Kanalmix und Stornoquote

Der Pickup ist die Zahl der Zimmernächte, die für einen künftigen Zeitraum in einer bestimmten Spanne neu dazugekommen sind, abzüglich Stornierungen. Beispiel: Für den ersten Oktober-Samstag standen am Montag 14 Zimmer im Buch, am Sonntag 19. Der Wochen-Pickup beträgt fünf Zimmer. Ein ungewöhnlich hoher Pickup ist ein Signal, dass du zu günstig sein könntest; bleibt er aus, ist es Zeit für eine Aktion oder einen Blick auf die Portale.

Pace vergleicht den heutigen Buchungsstand für einen Zeitraum mit dem Stand, den derselbe Zeitraum zur gleichen Vorlaufzeit im Vorjahr hatte. Liegt das Haus 30 Tage vor dem Oktoberwochenende bei 15 Zimmern, im Vorjahr zum selben Zeitpunkt aber bei 11, läuft die Nachfrage voraus. Pace ist die wichtigste Frühwarnung, weil sie Abweichungen Wochen vor dem Aufenthalt zeigt.

Der Buchungsvorlauf (Booking Window) misst, wie viele Tage zwischen Buchung und Anreise liegen. Ein Stadthotel lebt oft von kurzfristigen Buchungen, ein Ferienhotel in den Bergen bekommt viele Buchungen Monate im Voraus. Wer seinen Vorlauf kennt, weiß, wann Preisänderungen wirken und wann sie zu spät kommen. Der Kanalmix zeigt, über welche Wege deine Zimmernächte verkauft werden: direkt, telefonisch, über Booking.com, Expedia oder andere Portale. Er ist die Grundlage, um Provisionen und Abhängigkeiten einzuschätzen.

Die Stornoquote setzt stornierte Buchungen ins Verhältnis zu allen Buchungen eines Zeitraums. Werden von 180 Buchungen 18 storniert, liegt sie bei 10 %. Steigt sie deutlich, lohnt ein Blick auf Kanal und Rate: Häufig stornieren flexible Portalbuchungen stärker als Direktbuchungen mit Anzahlung. No-shows gehören in eine eigene Zahl, weil sie andere Ursachen und andere Folgen für die Rechnung haben.

Die fünf Zahlen, die ein kleines Hotel jede Woche ansehen sollte

Ein Haus mit 15 bis 50 Zimmern braucht kein Revenue-Team, aber eine feste Viertelstunde pro Woche. Nimm dich zum Beispiel jeden Montag die gleichen fünf Zahlen vor, schreibe auf, was dir auffällt, und entscheide, ob du an Preisen oder Restriktionen etwas änderst. Wichtiger als die perfekte Zahl ist die Regelmäßigkeit: Wer jede Woche gleich schaut, erkennt Muster.

Schaue dabei immer auf zwei Zeiträume: die vergangene Woche, um zu lernen, und die kommenden 30 bis 90 Tage, um zu handeln. Für die Zukunft zählen der Buchungsstand je Datum und der Pickup der letzten sieben Tage, für die Vergangenheit RevPAR, ADR und Kanalmix.

Typische Fehler beim Rechnen und Vergleichen

Der häufigste Fehler ist der Durchschnitt über die ganze Saison. Eine Wintersaison mit 72 % Auslastung kann aus vollen Weihnachtsferien und halbleeren Jännerwochen bestehen. Der Durchschnitt versteckt genau die Wochen, in denen du mit Preis oder Paketen etwas hätten bewegen kannst. Schaue mindestens auf Wochen, besser auf Wochentage, und vergleiche Ferienzeiten mit Ferienzeiten.

Der zweite Fehler ist das Mischen von Brutto und Netto. Ein ADR mit Umsatzsteuer, Frühstück und Ortstaxe ist ein anderer Wert als ein ADR netto nur für die Übernachtung. Beides ist zulässig, aber nicht vergleichbar. Lege fest, welche Basis du verwendest, und schreibe sie neben die Zahl. Das gilt besonders, wenn du deine Werte mit Zahlen aus einem Portal-Extranet, einem Branchenbericht oder dem Vorjahr aus einem anderen System vergleichst.

Weitere Stolpersteine: Provisionen werden vergessen, sodass der ADR eines Portals besser aussieht, als er ist. Gesperrte Zimmer zählen einmal als verfügbar und einmal nicht. Stornierte Buchungen bleiben in der Auslastung stehen. Und Kennzahlen werden ohne Vergleich betrachtet: Ein RevPAR von 74,80 € sagt für sich wenig, im Vergleich zum Vorjahr oder zum Plan sagt er viel.

So hilft STRYK bei deinen Kennzahlen

In STRYK entstehen die Kennzahlen aus denselben Daten, mit denen dein Team arbeitet: Buchungen, Zimmer, Preise und Rechnungen. Im Controlling des Finanzbereichs siehst du für einen frei gewählten Zeitraum Auslastung, ADR, RevPAR und Zimmerumsatz, jeweils als Bruttowerte, dazu verfügbare, verkaufte und gesperrte Zimmernächte. Ein Vergleichszeitraum, etwa der Vorjahresmonat, steht direkt daneben. Die Kanalübersicht zeigt je Buchungsquelle Zimmernächte, Anteil, Zimmerumsatz und ADR, sodass du deinen Kanalmix ohne eigene Tabelle siehst.

Die Berichte im PMS zeigen außerdem Buchungen, durchschnittliche Aufenthaltsdauer, Stornierungsrate, No-shows, Verteilung nach Buchungskanälen und Kategorien sowie Umsatz und offene Beträge. Jeder Bericht lässt sich als PDF, Excel-Datei oder CSV exportieren, mit denselben Filtern wie in der Ansicht. Wer mit Steuerberatung oder Eigentümer arbeitet, kann im Management-Bericht zusätzlich Umsatz und Betriebsergebnis je verfügbarem Zimmer ausweisen, sobald die Buchhaltungskonten vollständig zugeordnet sind; vorher zeigt STRYK diese Werte bewusst nicht an.

Für den Blick nach vorne gibt es das Zusatzmodul Intelligent Pricing. Es wertet Belegung, Pickup, Pace, Buchungskurve, Vorlauf und ADR je Kategorie und Reisetag aus und macht daraus prüfbare Preisempfehlungen. Mehr dazu steht im Ratgeber zu dynamischen Preisen.