Dagsafslutning til hoteller
Dagsafslutning på hotellet: night audit uden nattevagt
STRYK viser om aftenen samlet, hvilke ankomster, afrejser, fakturakladder og poster der stadig er åbne. Det virker også, når ingen har nattevagt.
- Åbne ankomster, afrejser og kladder på én liste
- Uden nattevagt, om aftenen eller om morgenen
- Check-out sætter selv rengøringsstatussen
Kort fortalt
En dagsafslutning er kontrollen ved hoteldagens slutning af, at alt er registreret og afregnet. Den hotelomfattende dagsafslutning i STRYK viser åbne ankomster, afrejser, fakturakladder og poster, uden at der skal bruges en night auditor. Den indgår i kernepriset, som består af grundpris og beløb pr. værelse, og kan prøves med eksempeldata i den 14-dages prøveperiode.
Opdateret
Hvor en hoteldag uden afslutning efterlader huller
Hoteller, der afslutter dagen med kassebon, regneark og hukommelse, opdager ofte hullerne først flere uger senere.
- I dag
En gæst checker ud tirsdag kl. 09:40 og betaler kontant i receptionen. Fakturaen bliver liggende som kladde i en skuffe. Ved månedsafslutningen opdages det, at der ikke findes noget bilag.
Med STRYKDagsafslutningen melder afrejser og fakturakladder, der stadig er åbne. Receptionen ser sagen samme aften og udsteder fakturaen, mens opholdet stadig er friskt.
Læs mere - I dag
Aftensmaden for værelse 17 blev skrevet på en bon. Sedlen ligger stadig ved baren, og på afrejsedagen spørger gæsten til summen, som ingen kender.
Med STRYKPoster fra restaurant eller bar står på opholdet, så snart kassesystemet bogfører dem på værelset. Ved check-out flyttes de til fakturaen, og dagsafslutningen peger på poster, der stadig er åbne.
Læs mere - I dag
Aftenvagten går hjem kl. 22:00, og morgenvagten starter kl. 06:30. Ingen ved, om gårsdagen er komplet, og vagtoverdragelsen består af en seddel.
Med STRYKAfslutningen giver begge vagter den samme liste. Den, der overtager om morgenen, ser, hvad der stod åbent dagen før, og behøver ikke ringe til nogen.
Læs mere
Fra første check-out til afslutningen kl. 22:00
En eksempeldag på et hotel med 24 værelser, check-in fra 15:00, check-out senest 10:30 og en reception i morgen- og aftenvagt.
Afrejser efter check-out-tidspunktet
Morgenvagten har håndteret seks afrejser. Ved check-out sætter STRYK hvert værelse på den rigtige rengøringsstatus og overfører åbne poster til fakturaen. Housekeeperen ser straks, hvilke værelser hun skal tage først.
Minibar og morgenmadstilkøb
Minibarvarerne fra værelse 18 står med historik på værelset. Det, der er bogført før afrejsen, findes igen på fakturaen og ikke på en seddel.
Ankomster i overblik
Ni gæster ankommer i dag. Den, der om aftenen endnu ikke har checket ind, optræder i dagsafslutningen som åben ankomst. Receptionen kan følge op, så længe gæsten kan nås.
Poster fra hotelbaren
Er barens kassesystem tilsluttet via den åbne grænseflade, bogføres drikkevarerne på værelset. Posterne hænger så på opholdet, indtil fakturaen oprettes.
Afslutningen i aftenvagten
Aftenvagten åbner dagsafslutningen. Den viser en afrejse uden faktura og en kladde fra formiddagen. Begge dele klarer aftenvagten samme aften, og næste vagt overtager en komplet status.
Hvad der hører til dagsafslutningen i STRYK
Selve afslutningen er en liste. For at den passer, arbejder disse funktioner sammen.
Hotelomfattende dagsafslutning
Afslutningen samler påmindelser om åbne ankomster, afrejser, fakturakladder og poster ét sted. Receptionen arbejder listen igennem i stedet for at lede i flere områder.
Læs mereCheck-out med faktura
Ved check-out overfører STRYK åbne poster til fakturaen og sætter værelset på den rigtige rengøringsstatus. Det sparer sedlen mellem receptionen og housekeeperen.
Læs mereIngen anden version af en faktura
Det, der er udstedt, står fast. Rettelser sker med kreditnota eller storno, så der ikke ligger to versioner af en faktura i arkivet.
Læs merePoster fra restaurant og bar
Kassesystemer bogfører poster på værelset via en åben, dokumenteret grænseflade. Lukkede systemer kræver en testet adapter. Om din kasse kan bruge grænsefladen, afklarer du med leverandøren.
Læs mereFærre huller ved månedsoverdragelsen
Bogføringen går hver måned som DATEV-, BMD-, CSV- eller Excel-journal til skatterådgiveren, efter ønske med en bilagspakke. Fordi der er kontrolleret dagligt, mangler der færre bilag ved månedens udgang.
Læs mereHvem der ændrede hvad om aftenen
Loggen viser, hvem der ændrede hvilken faktura eller booking. Ved et spørgsmål næste morgen ser du, hvad der skete om aftenen.
Læs mere
Hoteldagen afsluttes med og uden afslutningsoversigt
I ethvert hotel stilles det samme spørgsmål om aftenen: er dagen komplet? Til venstre svaret med sedler, til højre med afslutningsoversigten.
| Opgave | Med sedler og hukommelse | Med STRYK |
|---|---|---|
| Finde åbne afrejser | Receptionen bladrer i sedler og kalenderen og stoler på hukommelsen. | Dagsafslutningen peger på afrejser, der endnu ikke er afregnet. |
| Kontrollere fakturakladder | Kladder ligger i mapper eller filer og opdages ved månedsafslutningen. | Åbne kladder står i afslutningsoversigten, indtil de er udstedt. |
| Tildele restaurantposter | Bonner indtastes i hånden i fakturaen dagen efter. | Et tilsluttet kassesystem bogfører poster på værelset; ved check-out havner de på fakturaen. |
| Rette en faktura | Beløb overskrives, og den oprindelige version går tabt. | Udstedte fakturaer forbliver uændrede; rettelser sker med kreditnota eller storno. |
| Overdragelse til næste vagt | En seddel eller et opkald, og status afhænger af hukommelsen. | Begge vagter ser den samme liste og aktivitetsloggen. |
| Bilag ved månedens udgang | Manglende bilag opdages ved månedsafslutningen, uger efter opholdet. | Daglig kontrol, månedlig overdragelse som journal, efter ønske med bilagspakke. |
En pris, der vokser med dit hus
Dagsafslutningen indgår i kernepriset, der består af grundpris og beløb pr. værelse. Medarbejdere, der laver afslutningen, koster ikke noget ekstra. Det, din kasseleverandør opkræver, indgår ikke i abonnementet.
Priser i detaljer59 € grundgebyr + 6 € pr. værelse eller enhed pr. måned
Eksempel med 24 værelser203 €pr. måned
- 14 dages gratis prøveperiode
- Intet oprettelsesgebyr
- Personlig opstartshjælp
Nettopriser, årlig fakturering. 20 % rabat på grundgebyret i første kontraktår.
Sådan indfører du dagsafslutningen i hotellet
Du ændrer ikke din arbejdsgang fra den ene nat til den anden. Afslutningskontrollen kommer til som en fast rutine.
Beskriv vagtmodellen
Fortæl os antal værelser, vagtmodel og den vej, dine poster i dag kommer til receptionen ad. Derefter får du din testadgang.
Fastlæg tidspunktet
Beslut, om aftenvagten kl. 22:00 eller morgenvagten den næste dag laver afslutningen.
Importer værelser, gæster og bookinger
Værelser, gæster og kommende bookinger kommer ind via en guidet import fra CSV, XLSX eller ZIP. Testkørslen sker før den rigtige import, og en fejlrapport viser rækker, der ikke passer.
Afklar kassesystemet
Bruger restauranten eller baren et kassesystem, så tjek med leverandøren, om det kan bogføre poster på værelset via den åbne grænseflade.
Ofte stillede spørgsmål
Hvad er en night audit, og har et lille hotel brug for den?
En night audit er dagsafslutningen, som klassisk laves om natten af en natportier. Et lille hotel har brug for samme kontrol, men ikke for nattevagten. Spørgsmålene er de samme: Er alle ankomster registreret, alle afrejser afregnet og alle poster bogført? I STRYK laver den, der har vagt om aftenen eller morgenen, denne kontrol.
Hvornår bør dagsafslutningen laves?
Helst ved slutningen af aftenvagten, mens dagen stadig er frisk i hukommelsen. Hvis man ikke har tid om aftenen, laver man den ved starten af morgenvagten. Det vigtigste er, at den sker på samme tidspunkt hver dag, så huller ikke ligger til månedens udgang.
Hvad sker der, hvis en afrejse ikke har en faktura endnu?
Dagsafslutningen viser, at afrejsen stadig er åben. Du udsteder fakturaen fra bookingen, og åbne poster kommer med ved check-out. Derefter er fakturaen uændret; senere rettelser sker med kreditnota eller storno.
Erstatter dagsafslutningen kasseafslutningen?
Nej. Kasseafslutningen laves af dit kassesystem, for STRYK er ikke et kassesystem med egen kvitteringssignatur. Dagsafslutningen kontrollerer hoteldagen for åbne ankomster, afrejser, kladder og poster. Kasseafslutningen i dit kassesystem og de regler, der gælder for den, afklarer du med din skatterådgiver.
Lukker dagsafslutningen dagen automatisk?
Nej, den henleder din opmærksomhed på åbne punkter. Receptionen beslutter, hvad den efterregistrerer, udsteder eller bevidst lader stå åbent.
Kan restaurantposter bogføres automatisk på værelset?
Ja, hvis dit kassesystem bruger den åbne, dokumenterede grænseflade. Det bogfører poster på værelset, og ved check-out står de på fakturaen. Lukkede systemer kræver en testet adapter; vejen dertil afklarer du med din kasseleverandør.
Hjælper dagsafslutningen i kontakten til skatterådgiveren?
Ja, indirekte. Den, der kontrollerer dagligt, har færre manglende bilag ved månedens udgang. Bogføringen går så som DATEV-, BMD-, CSV- eller Excel-journal til skatterådgiveren, efter ønske med en bilagspakke.
Lav den første afslutning med en rigtig hoteldag
Send os antal værelser, vagtmodel og vejen for dine bar- og restaurantposter. I den 14-dages test arbejder din aftenvagt selv afslutningslisten igennem én gang.