Controlling til små hoteller
Hotelcontrolling: fem månedstal for et hotel med 24 værelser
Belægning, ADR, RevPAR, omsætning pr. område og åbne poster, hver med formel og regneeksempel. Grundlaget kommer fra de rapporter og eksporter, som STRYK leverer for hvert område.
- Bookingliste pr. måned som CSV eller XLSX
- Rapporter og eksport som PDF, Excel og CSV
- Udstedte fakturaer forbliver uændrede
Kort fortalt
Controlling til et lille hotel klarer sig med fem månedstal: belægning, ADR, RevPAR, omsætning pr. område og åbne poster. Du regner dem ud fra booking- og fakturadata, som STRYK leverer som rapport eller eksport i PDF, Excel og CSV. Pris: en grundpris plus et beløb pr. værelse og måned, og du kan teste i 14 dage.
Opdateret
Hvor månedstallene går i stå i små hoteller
Den, der selv sætter månedsrapporten sammen, falder sjældent over formlerne. Det hænger fast på data fra flere kilder og på tal, som alle tæller forskelligt.
- I dag
Månedsrapporten laves på tredje hverdag i en Excel-fil. Bookinger fra reservationsprogrammet, omsætning fra bogføringen og fem faner imellem, som ingen forstår undtagen dig.
Med STRYKBookinger, fakturaer og betalinger ligger i ét system. Du filtrerer bookinglisten på måneden, eksporterer den som CSV eller XLSX og regner de fem tal i en fast skabelon.
Læs mere - I dag
Indehaveren nævner 74 % belægning, ejeren 70 %. Begge har ret: den ene regner uden værelserne under renovering, den anden med alle 24.
Med STRYKFormlerne på denne side bestemmer, hvad der står i nævneren. Spærrede værelser registrerer du som værelsesspærring, så perioden kan spores.
Læs mere - I dag
Ejerfamilien får hver måned en anden opstilling, nogle gange et billede af tabellen, andre gange en mail med tre tal. Sammenligninger med sidste måned kan kun ske ud fra hukommelsen.
Med STRYKHver måned sender du de samme fem tal i samme rækkefølge, som Excel-fil eller PDF. Et budget fører du i dit eget regneark ved siden af.
Læs mere
Månedsafslutningen på Hotel Nordlicht
Lad os sige, at indehaveren af Hotel Nordlicht med 24 værelser afslutter september på den anden hverdag i oktober. Receptionens morgenvagt hjælper til.
Luk den sidste dag korrekt
Først afslutter receptionen 30. september. Hvordan dagsafslutningen viser åbne afrejser og kladder, står på dens egen side.
Filtrer bookinglisten på måneden
Indehaveren sætter filteret på ophold i september og eksporterer listen som CSV. I Excel har hun nu én række pr. booking, som hun regner videre med.
Beregn belægning, ADR og RevPAR
Hun indtaster tilgængelige og solgte værelsesnætter i skabelonen. Værelse 11 var spærret i seks dage, så nævneren har 714 nætter i stedet for 720. Resultatet: 70,0 % belægning.
Overfør omsætning pr. område
Logi, morgenmad og bar henter hun fra områdernes rapporter. Receptionen udsteder forinden de sidste fakturakladder, for udstedte fakturaer kan ikke ændres. Summen ændrer sig ikke bagefter.
Kontroller åbne poster på skæringsdatoen
Fire fakturaer er stadig ubetalt den 30. september. Ved bankimporten tilknytter indehaveren indgående betalinger, før hun giver listen til receptionen til opfølgning.
Rapport til ejerne og regnskabsbureauet
De fem tal går som Excel-fil til ejerfamilien. Data til bogføringen følger via overdragelsen til skatterådgiveren.
Hvor tallene i STRYK kommer fra
STRYK leverer rådata til de fem nøgletal. Hvordan du regner ud fra dem, står i tabellen på denne side.
Rapporter pr. område
Hvert område, fra bookinger til bogføring, leverer rapporter som PDF, Excel og CSV. Excel-filen bruger du i din egen skabelon, og PDF-filen til samtalen med ejerne.
Læs mereBookingliste med eksport
Bookinglisten kan med kolonnefiltre begrænses til en måned og eksporteres som CSV eller XLSX. Derfra tæller du solgte værelsesnætter.
Læs mereEn månedsomsætning, der ikke flytter sig
Udstedte fakturaer ændrer ingen længere. En rettelse vises som kreditnota eller storno i den måned, den opstår, så den rapporterede september står fast.
Læs mereRoller og aktivitetslog
Indehaveren giver kun receptionen de rettigheder, den har brug for. Aktivitetsloggen viser, hvem der har ændret hvad, når nogen stiller spørgsmål til et tal.
Læs mere
Fem månedstal for 24 værelser
Værdierne er et eksempel: Hotel Nordlicht i september med 30 dage. Omsætningen er regnet netto.
| Nøgletal | Sådan regner du | Hotel Nordlicht, september |
|---|---|---|
| Belægning | Solgte værelsesnætter divideret med tilgængelige værelsesnætter, gange 100. Tilgængelige er værelser gange dage, uden spærrede værelsesdage. | 500 solgte af 714 tilgængelige nætter (24 gange 30 minus 6 spærredage) giver 70,0 %. |
| ADR (gennemsnitspris pr. værelse) | Logiomsætning divideret med solgte værelsesnætter. Morgenmad og ortstaxe (turistskat) holdes uden for. | 47.500 € logi divideret med 500 nætter giver 95,00 €. |
| RevPAR (omsætning pr. tilgængeligt værelse) | Logiomsætning divideret med tilgængelige værelsesnætter. Samme resultat som ADR gange belægning. | 47.500 € divideret med 714 nætter giver 66,53 €. Kontrol: 95,00 gange 0,700 giver også 66,53. |
| Omsætning pr. område | Nettoomsætning pr. område, adskilt, uden gennemløbsposter som ortstaxe. | Logi 47.500 €, morgenmad 7.000 €, bar og minibar 2.300 €, sammen 56.800 €. |
| Åbne poster | Summen af udstedte fakturaer, der er ubetalt på skæringsdatoen, og antallet af dem. | Fire fakturaer for i alt 3.120 € den 30. september. |
En pris, der vokser med dit hus
Rapporter, eksport og aktivitetslog hører til kerneproduktet. Prisen afhænger af antallet af værelser, og flere brugere koster intet ekstra.
Priser i detaljer59 € grundgebyr + 6 € pr. værelse eller enhed pr. måned
Eksempel med 24 værelser203 €pr. måned
- 14 dages gratis prøveperiode
- Intet oprettelsesgebyr
- Personlig opstartshjælp
Nettopriser, årlig fakturering. 20 % rabat på grundgebyret i første kontraktår.
Checkliste for månedsafslutning i små hoteller
Du gennemgår de fem trin i samme rækkefølge hver måned. Med tiden tager afslutningen kortere, fordi intet længere afgøres på ny.
Afslut sidste dag
Kontroller, at ingen afrejse står åben uden check-out, og at der ikke er en fakturakladde fra måneden tilbage. Først da kan måneden tælles.
Eksporter bookinglisten
Filtrer på måneden og eksporter som CSV eller XLSX. Gem filen under et fast navn, for eksempel med år og måned.
Regn de fem tal
Indtast nætter og omsætning i skabelonen, og kontroller RevPAR mod ADR gange belægning. Hvis resultatet afviger, er en optælling forkert.
Afstem med fakturaer og bank
Logiomsætningen i skabelonen skal passe til de udstedte fakturaer. Åbne poster tager du på skæringsdatoen, ikke på den dag, du regner.
Send rapport og overdrag data
Send ejerne de fem tal med sidste måned og samme måned sidste år. Regnskabsbureauet får sine data via den månedlige overdragelse.
Ofte stillede spørgsmål
Hvordan beregner jeg RevPAR i et lille hotel?
RevPAR er logiomsætningen divideret med månedens tilgængelige værelsesnætter. I Hotel Nordlicht er det 47.500 € divideret med 714 nætter, altså 66,53 €. Som kontrol ganger du ADR med belægningen som decimaltal.
Tæller spærrede værelser med i belægningen?
Det afhænger af reglen, du aftaler med dine ejere. I eksemplet regner vi uden spærrede værelsesdage, fordi værelset ikke kunne sælges. Fastlæg reglen skriftligt én gang, og anvend den ens hver måned.
Hvorfor tæller morgenmad og ortstaxe ikke med i ADR?
Fordi ADR skal måle værelsesprisen. Morgenmad er omsætning i et andet område, og ortstaxen (turistskat) videregiver du til kommunen. Regner du begge med, stiger ADR, uden at et værelse er solgt dyrere.
Hvad hører til i en månedsrapport til ejerne?
Fem tal er nok: belægning, ADR, RevPAR, omsætning pr. område og åbne poster. Vis hvert tal med sidste måned og samme måned sidste år, og skriv formlerne ned én gang. Budget og sammenligning mellem plan og faktiske tal fører du i dit eget regneark ved siden af.
Hvordan opgør jeg flere hoteller samlet?
I en fælles Excel-fil. Hvert hotel ser kun sine egne data i STRYK, så eksporter de fem tal pr. ejendom og saml dem i din skabelon. Mere om det står på siden software til flere overnatningssteder.
Regner jeg månedstallene med brutto- eller nettoomsætning?
Med nettoomsætning, altså uden moms. Ellers forskyder forskellige momssatser for logi og morgenmad tallene. Vigtigere end valget er, at du regner ens hver måned og skriver det i rapporten.
Regn en måned af dit hotel igennem
Send os dit antal værelser og den Excel-fil, du regner i i dag. I den 14-dages test eksporterer du én måned fra bookinglisten og kontrollerer, om dine fem tal går op.