Jak propojit Booking.com s hotelovým softwarem: krok za krokem

Proč se napojení vyplatí

Mnoho menších hotelů začíná s Booking.com tak, že pokoje a ceny spravuje přímo v extranetu. To funguje, dokud je Booking.com jediným kanálem. Jakmile hosté rezervují i telefonicky, e-mailem nebo přes vlastní web, musí se každá taková rezervace ručně promítnout do extranetu. Když na to někdo zapomene, Booking.com prodá pokoj, který je už obsazený.

S propojením se ze dvou fondů stane jeden. Tvůj hotelový software ví, co je volné, a hlásí to na Booking.com. Rezervace z Booking.com přistane v plánu obsazenosti bez přepisování, se jménem hosta, termínem, sazbou a počtem osob. Když host svou cestu změní nebo stornuje, software to také promítne.

Druhým přínosem je správa cen. Místo abys sezónní cenu zadávali zvlášť v extranetu, na webu a v programu na recepci, změníš ji jednou. Zvlášť v hotelech s napjatou obsazeností recepce je to čas, který by jinak chyběl pro hosty.

Co potřebuješ před napojením

Technika bývá problémem jen zřídka. Napojení zdržují nejasné kategorie pokojů, příliš mnoho sazeb a chybějící přístupy. Kdo si předem projde následující seznam, je většinou hotový za jedno dopoledne.

Obzvlášť důležitá je otázka, které kategorie na Booking.com skutečně prodáváš. Pokud je tam „Dvoulůžkový pokoj Superior“, který u tě v této podobě vůbec neexistuje, je třeba předem vyjasnit, které skutečné pokoje za ním stojí. Kategorie na Booking.com by vždy měla odpovídat právě jedné kategorii ve tvém hotelovém softwaru.

Jak probíhá nastavení krok za krokem

Booking.com nespolupracuje přímo s každým hotelovým softwarem, ale přes certifikované partnery pro propojení. V extranetu proto vybereš partnera pro propojení, kterého ti uvede dodavatel softwaru, a potvrdíš povolení. Teprve pak smí software posílat dostupnost a ceny pro tvůj dům.

Potom přichází vlastní práce v hotelu: přiřazení. U každé kategorie a každé sazby na Booking.com určíš, která kategorie a sazba ve tvém softwaru za ní stojí. Teprve když je přiřazení kompletní, by se mělo propojení aktivovat.

Expedia, Airbnb a další portály

U Expedia probíhá povolení přes Expedia Partner Central: i tam vybereš partnera pro propojení tvého softwaru pro dostupnost, ceny a rezervace a pak zadáš do hotelového softwaru ID hotelu a vyžádané údaje pro propojení. Další portály fungují stejně, jen se nabídky jmenují jinak. Airbnb propojíš bez extranetu: v channel manageru se přihlásíš svým účtem Airbnb, povolíš propojení a přiřadíš své jednotky.

Důležité je nepropojovat všechny portály v jeden den. Nejprve napojte portál s největšími tržbami, týden sleduj, zda rezervace, změny a storna přicházejí správně, a teprve pak přidej další. Při nesouladu tak hned víš, kde hledat.

U každého dalšího portálu zvažte také, zda se vyplatí. Každý portál chce vlastní provizi a každou další sazbu je třeba spravovat a přiřadit. Mnoha menším hotelům přinesou dva dobře spravované portály a silný vlastní rezervační systém víc než pět napůl udržovaných kanálů.

Typické chyby a jak se jim vyhnout

Většina problémů po napojení má stejné příčiny. Nevznikají v technice, ale ve zvycích z doby před propojením.

Co se stane se storny, změnami a zprávami od hostů

Když host stornuje přes Booking.com, přijde storno přes channel manager do hotelového softwaru. Rezervace se zruší, noci se znovu uvolní a nový stav jde do všech propojených kanálů. Zda se účtuje storno poplatek, se řídí podmínkou, kterou host při rezervaci přijal; kdo ho inkasuje, záleží na tom, zda platbu zpracovává Booking.com, nebo tvůj hotel.

Změny jako jiný termín nebo jiný počet osob se uplatní na stávající rezervaci, dokud host ještě nepřijel. Staré noci se uvolní, nové obsadí. Pokud pro nový termín není volný vhodný pokoj, nesmí to software potichu přejít; dobrý channel manager konflikt nahlásí, aby o něm v hotelu někdo rozhodl.

Zprávy od hostů z portálu by neměly končit ve druhé schránce, ale u rezervace, ke které patří. Recepce pak při příjezdu vidí, že se host ptal na parkování nebo pozdní příjezd, aniž by musela hledat v extranetu.

Jak napojení řeší STRYK

Propojte Booking.com, Expedia, Airbnb a další portály se STRYK. Ceny a dostupnost spravuj na jednom místě a rezervace z portálů řeš v kalendáři. V části „Kanály“ vidíš portály potvrzené pro tvůj provoz, každý s jasným stavem: nepřipojen, neaktivní, aktivní nebo odpojen. Jedním klikem otevři nastavení: zadáš ID ubytování z extranetu, otestuješ připojení, přiřadíš pokoje a ceny, uložíš. Nové připojení se nejprve uloží jako neaktivní. Aktivovat ho můžeš, až STRYK nenajde žádné otevřené body, například chybějící tarif, chybějící storno podmínky nebo neúplné přiřazení. Dialog vede přímo do extranetu.

Spravuje se jen na jednom místě: kategorie, fotky a vybavení u pokojů, sazby, storno podmínky, minimální pobyt a zákazy příjezdu a odjezdu v sekci „Ceny“, tam také volitelná přirážka pro každý kanál. Dostupnost vzniká z rezervací a blokací pokojů. Každá změna jde do propojených portálů a STRYK navíc jednou denně sladí kompletní stav. Při propojení můžeš jednou načíst stávající budoucí rezervace z portálu.

Rezervace, změny a storna z portálů přistanou v plánu obsazenosti a mění stejný fond jako rezervace na recepci nebo přes tvůj vlastní rezervační systém. Pokud STRYK pro rezervaci z portálu nenajde volný vhodný pokoj, nepřidělí ji do obsazeného pokoje, ale zobrazí ji jako hlášení nesouladu k vyřešení. Zprávy z portálu se objeví u rezervace v sekci „Hosté → Zprávy“. Které propojení s portálem může tvůj dům využít, potvrdíme po přiřazení a kompletním testu propojení; tvoje smlouvy a provize s portály zůstávají u tě.