Входящи фактури в хотела
Обработвай входящите фактури в хотела цифрово, без преписване
STRYK получава фактури от доставчици като XRechnung и Factur-X, проверява ги и подготвя прехвърлянето им като входяща фактура. Одобрението и плащането решаваш ти.
- Получаване на XRechnung (UBL/CII) и Factur-X
- Без автоматично одобрение и без автоматично плащане
- Хартиени фактури с оригинала като приложение
Накратко
Цифровата обработка на входящите фактури означава, че фактурата от доставчик пристига като структуриран файл и не се въвежда ръчно. STRYK получава XRechnung (UBL/CII) и Factur-X, проверява файла и след проверката го прехвърля като кредиторска фактура. Невалидните документи остават задържани. Одобрението и плащането се извършват от твоя екип. Функцията е включена в основната цена, която се състои от базова такса и сума на стая, без такса за всяка фактура.
Актуализирано
Колко време отнемат фактурите от доставчици днес
Когато кухнята, доставчикът на напитки и техническата служба изпращат фактури всеки месец, самото плащане отнема малко време. Скъпо е всичко преди него.
- Днес
Фактурата за напитки стигна на адреса за закупуване, фактурата за пералнята на рецепцията, а тази на техническата служба в пощенската кутия на собственичката. В края на месеца търсиш в три папки и две пощенски кутии, докато данъчният консултант получи документите.
С STRYKПроверените електронни фактури стоят като входящи фактури сред входящите документи. Хартиените и PDF фактури въвеждаш там ръчно и прилагаш оригинала. Твоят back office работи с един списък.
Прочетете още - Днес
Доставчикът напомня фактура, която вече е платена. Или обратното: една и съща фактура за месо пристигна веднъж като PDF прикачен файл и веднъж като хартиено копие, и двете попаднаха в купчината за плащане.
С STRYKВсяка приета фактура е запис със статус. Преди одобрение виждаш какво от този доставчик вече е записано. Проверката за дубликати при одобрението остава твоя задача.
Прочетете още - Днес
Електронната фактура пристига като XML файл, който човек не може да прочете. Счетоводството не го отваря, иска PDF и въвежда отново сумата, датата и номера на фактурата.
С STRYKSTRYK чете сам XRechnung (UBL/CII) и Factur-X и показва резултата като обикновена фактура. Съдържанието на файла се проверява, преди да се създаде входяща фактура. Нищо не се въвежда отново.
Прочетете още
Вторник в back office: четирима доставчици, един невалиден файл
Пример от къща с 30 стаи. Счетоводителката работи по входящите фактури два пъти седмично, а собственичката одобрява.
Преглед на новите електронни фактури
Четирима доставчици изпратиха електронни фактури: напитки, пералня, кафе услуга, техника. Счетоводителката прехвърля файловете във входящите документи. Документите, които минат проверката, са готови за прехвърляне.
Разпознаване на невалиден файл
Фактурата на кафе услугата не минава проверката и остава задържана. Счетоводителката го вижда, преди нещо да бъде осчетоводено. Тя моли доставчика за коригиран файл.
Прехвърляне като входящи фактури
Трите проверени фактури счетоводителката прехвърля като входящи фактури. Доставчикът, номерът на фактурата, датата и сумите идват от файла. Нищо не ѝ се налага да въвежда.
Собственичката одобрява
Собственичката проверява сумите спрямо доставната разписка и поръчката. Одобрява това, което е вярно. STRYK не инициира никакво плащане. Превода извършва екипът през банката, както досега.
Качване на банковото извлечение
Следобед счетоводителката качва банковото извлечение като CAMT.053. За дебитите за напитки и пералня STRYK предлага отворени фактури, които може да съответстват. Всяко съпоставяне потвърждава сама.
Фактурите на месеца за данъчния консултант
Дневниците отиват към счетоводната кантора като DATEV, BMD, CSV или Excel, при желание с пакет документи. Данъчният консултант получава фактурите, проверени в системата.
Какво поема STRYK при входящите фактури
Пътят минава от файла до счетоводната кантора. При всяка функция е посочено къде поема твоят екип.
Получаване и проверка на електронни фактури
STRYK приема входящи фактури като XRechnung (UBL/CII) и Factur-X и проверява файла. Документите, които не минат проверката, се задържат. Хартиените и PDF фактури въвеждаш ръчно в същата област, с оригинала като прикачен файл.
Прочетете ощеПрехвърляне като входяща фактура
След успешна проверка от електронната фактура се създава входяща фактура. Данните, които вече са във файла, не е нужно да въвеждаш отново. Одобрението и плащането остават изрично при екипа.
Прочетете ощеБанков импорт за съпоставяне
Извлеченията импортираш като CAMT.053 (както и CAMT.052/054) или CSV. STRYK предлага съпоставяне с отворени фактури. Пряка банкова връзка няма, импортът е импорт на файл.
Прочетете ощеМесечен дневник за счетоводната кантора
Месечното предаване е като дневник DATEV, BMD, CSV или Excel, при желание с пакет документи. Архивът за проверка поддържа съхранение според сроковете в Австрия (7 години) и Германия (10 години).
Прочетете още
Входящи фактури със свързана система и без нея
Отляво е пътят на фактурата от доставчик през пощенски кутии и бюра, отдясно същият път в STRYK. Одобрението и плащането в двете колони са при екипа.
| Задача | Пощенска кутия, папки, ръчно въвеждане | С STRYK |
|---|---|---|
| Приемане на фактура | Хартия, PDF прикачени файлове и XML файлове от няколко пощенски кутии и от рецепцията. | XRechnung и Factur-X се получават и проверяват. Хартиените и PDF фактури въвеждаш ръчно, с оригинала като прикачен файл. |
| Въвеждане на данни | Доставчик, номер, дата и суми се въвеждат ръчно в таблица или счетоводна програма. | Данните идват от проверения файл и отиват във входящата фактура. |
| Грешен файл | Често се забелязва едва при осчетоводяване или от счетоводната кантора. | Невалидните документи се задържат, преди да се създаде входяща фактура. |
| Одобрение | Хартиената фактура се движи от бюро на бюро или чрез препращане. | Одобрението остава задача на твоя екип. STRYK не одобрява нищо автоматично. |
| Плащане | Превод в онлайн банкирането. | Без промяна. STRYK не инициира плащане и не е свързан с твоята банкова сметка. |
| Съпоставяне с банката | Извлечението и списъкът с фактури се поставят един до друг. | Извлечението се импортира като файл, предложенията за съпоставяне се потвърждават или променят. |
| Край на месеца със счетоводната кантора | Папки, прикачени имейли и Excel списък в края на месеца. | Дневник като DATEV, BMD, CSV или Excel, при желание с пакет документи. |
Една цена, която расте с твоя обект
Обработката на входящи фактури е част от финансовите функции в основната цена. Няма такса за фактура и няма допълнителен лиценз за потребителите в back office, тъй като броят на потребителите е неограничен.
Цени подробно59 € основна цена + 6 € на стая или единица на месец
Пример с 30 стаи239 €на месец
- 14 дни безплатен тест
- Без такса за настройка
- Личен старт с придружаване
Нетни цени, годишно фактуриране. През първата година на договора 20% отстъпка от основната цена.
Как въвеждаш входящите фактури в STRYK
Пътя на фактурите променяш постепенно. Съществуващите доставчици продължават да изпращат както досега, докато не превключиш.
Попитай доставчиците в кой формат изпращат
Провери с back office кои доставчици вече изпращат XRechnung или Factur-X. Големите доставчици от търговията с напитки и от едрите кухни често преминават по-рано от малките занаятчии.
Настрой заедно с нас
Въвеждането е част от основната цена. Обсъждаме с теб как минава фактурният път в къщата днес и настройваме STRYK към него.
Започни с няколко фактури
През първия месец пусни през STRYK електронни фактури само от два или три доставчика. Екипът ти се запознава с проверката, прехвърлянето и одобрението на истински документи.
Уточни формата със счетоводната кантора
Изясни със счетоводната кантора дали желае дневник DATEV, BMD или CSV. Предаването е месечно, при желание с пакет документи.
Често задавани въпроси
Кои формати на електронни фактури може да получава STRYK?
STRYK получава XRechnung в синтаксисите UBL и CII, както и Factur-X. Други формати не са част от тази функция. Файлът се проверява, преди да се създаде входяща фактура.
Какво се случва с грешна електронна фактура?
Тя се задържа и не се прехвърля като входяща фактура. Твоят екип вижда, че проверката не е минала, и може да поиска от доставчика коригиран файл. Осчетоводяване се извършва едва след това.
Фактурата плаща ли се автоматично?
Не. STRYK не одобрява фактури автоматично и не инициира плащане. Одобрението и превода се извършват от теб или от твоя екип. Връзка с банковата сметка също няма.
Как хартиените или PDF фактурите попадат в системата?
Ръчно. В Счетоводство → Плащания → Входящи документи въвеждаш доставчика, номера на документа, датата и сумите и качваш оригинала като прикачен файл. Прехвърляне без ръчно въвеждане важи само за XRechnung и Factur-X.
Как доставчиците изпращат електронните си фактури до STRYK?
Като файл във формат XRechnung (UBL/CII) или Factur-X. Помоли доставчиците да изпращат структурирания файл, а не само PDF. Пътя, по който файловете стигат до входящите ти документи, уреждаме заедно с теб при въвеждането.
Получава ли моят данъчен консултант документите?
Да. Месечното предаване е като дневник DATEV, BMD, CSV или Excel, при желание с пакет документи. Кой формат е нужен на твоя консултант, определяш заедно с него.
Кой осчетоводява входящите фактури във финансовото счетоводство?
Твоят данъчен консултант. STRYK прехвърля проверената фактура като входяща фактура и я предава в месечния дневник. Баланс и годишен отчет остават при твоята кантора.
Покажи ни купчината си с фактури
Обсъждаме с теб кои доставчици изпращат електронни фактури и как изглежда пътят до данъчния консултант в STRYK. Изпрати заявка за 14-дневен тест.