Въвеждане на документи в STRYK
Филтърът „За проверка“ показва всичко, което още не е осчетоводено. „Качване на документи“ приема снимки, PDF файлове и електронни фактури, до 20 файла по 15 MB. STRYK прочита всеки документ и го поставя във „Входящи документи“.
Качване на документ
- 01Качване
Изберете „Качване на документи“ и плъзнете файловете в зоната за качване.
Всеки файл показва „Качено“. - 02Отваряне за проверка
Изберете „Проверка“ до файла.
Оригиналът е вляво, разпознатите полета вдясно.
Автоматично получаване на документи
- „Настройка на получаване по имейл“: STRYK приема PDF и XML прикачени файлове от папка на пощенска кутия; свържете пощенската кутия в Настройки → Комуникация
- При нужда допускайте само одобрени податели
- „Автоматично поемане“ създава чернови за проверени електронни фактури на избрани доставчици; никога не одобрява, не осчетоводява и не плаща
Проверка и осчетоводяване
Сравнете с оригинала доставчика, номера на документа на доставчика, датата на документа, падежа и валутата. Липсващ доставчик може да се създаде от документа. Категорията и разходният център идват от настройките по подразбиране на доставчика; проверете ги. Промените в разпознатите стойности се записват автоматично.
| Бутон | Кога | Резултат |
|---|---|---|
| „Провери и осчетоводи“ | Всички стойности съответстват на оригинала. | Статус Осчетоводено или изчакване на одобрение. |
| „Само приемане“ | Нещо още не е ясно. | Статус Чернова, видим в За проверка. |
| „Отхвърли“ | Дубликат или документът не е ваш. | Отхвърлен във входящите, не е осчетоводен. |
| „Започнете преглед“ | Сумата или услугата се оспорва. | Статус В процес на преглед; не се включва в пакетните плащания. |
Разделяне на смесени данъчни ставки
В „Суми по данъчна ставка“ всяка ставка има нужда от собствен ред с нетна сума, категория и вид данък; „Добавяне на данъчна ставка“ добавя следващата. Ако бележката показва различна сума на данъка, използвайте сумата от бележката. STRYK осчетоводява само когато общата сума съвпада с документа.
Вече платено в брой или с карта
Ако документът е платен при покупката, отметнете „Вече платено“ преди осчетоводяване и въведете начин на плащане, дата и референция. STRYK осчетоводява документа и плащането заедно. За по-късно плащане използвайте „Запишете плащане“ в документа. И двете само записват плащане; не се превеждат пари.
Поддържайте доставчиците подредени
В „Доставчици“ поддържате всеки доставчик веднъж. Липсващ или невалиден IBAN е маркиран с „Проверете IBAN“ и блокира пакетните плащания. „Архивиране“ запазва всички документи и плащания.
Основни данни на доставчик
- Кратко име, юридическо име и ID по ДДС
- Срок на плащане в дни
- IBAN и BIC
- Обичайна категория и разходен център по подразбиране; те попълват предварително всеки нов документ
Плащане на дължими фактури с пакетно плащане
В „Плащане“ виждате отворените фактури на доставчици по падеж. Пакетното плащане обединява дължимите фактури в EUR в SEPA файл (pain.001) за онлайн банкирането. Плащането се осчетоводява едва когато изходящото банково движение бъде потвърдено в банковото съгласуване.
Създаване на пакетно плащане
- 01Заредете дължимите фактури
Изберете „Създаване на пакетно плащане“, задайте „Дължим през“ и „Изпълнение“ и изберете „Дължимо натоварване“.
Показват се всички дължими фактури с IBAN. - 02Изберете и проверете
Изберете фактурите, при нужда коригирайте частичните суми и изберете „Проверете“.
„Готови за създаване“ с общата сума и броя фактури. - 03Създайте и одобрете
Изберете „Създаване на пакетно плащане“ и след това „Одобри“.
Статус „Одобрено“. - 04Изтеглете SEPA файла
Изберете „Създайте SEPA XML“ и „Изтеглете SEPA XML“; качете файла в онлайн банкирането.
Статус „Експортирано“; фактурите остават отворени, докато изходящото банково движение не бъде потвърдено.
Коригиране на осчетоводен документ
Осчетоводен документ без плащане се сторнира с „Сторнирайте документа и осчетоводяването“ и причина. Ако има плащане, първо сторнирайте плащането; вече преведените пари не се връщат. Кредитно известие от доставчик се въвежда като отделен документ и се прихваща с „Прихващане на кредитно известие“; не се движат пари.
