Къде днес се крият Excel и бележките
Почти никой обект няма само една таблица. Обикновено това е мрежа от файлове, които някой някога е създал и които оттогава растат.Типична е шахматка с един ред на стая и една колона на ден, оцветена според госта или портала. До нея има списък със стаи, който всяка сутрин се разпечатва за housekeeping, списък с гости с адреси за регистрацията и за редовните гости, списък с депозитите, таблица за туристическия данък към общината и в края на месеца списък с приходите за собственика и счетоводителя.
Всеки от тези списъци има своя смисъл и е създаден от реална нужда. Проблемът не е Excel, а това, че една и съща резервация се появява в четири файла и всяка промяна трябва ръчно да се нанесе на четири места.
| Списък днес | За какво се използва | В хотелски софтуер |
|---|---|---|
| Шахматка в Excel | Виждаш свободните стаи, вписвате резервации | Шахматка с дневен, седмичен и месечен изглед, резервации се местят с плъзгане |
| План на стаите за housekeeping | Кой коя стая почиства, заминаване или оставащ гост | Дневен план от реалните пристигания и заминавания, статусът на стаите е видим за всички |
| Списък с гости | Адреси, регистрационни данни, редовни гости | Картотека на гостите с престои, проверка за дубликати и регистрационни данни от онлайн чек-ина |
| Списък с депозити | Кой е платил, на кого да се напомни | Плащанията са свързани с резервацията, неплатените суми се виждат |
| Таблица за туристическия данък | Нощувки и данък към общината | Данъкът се изчислява за всяка резервация и се показва във фактурата |
| Списък с приходи | Месечни данни за собственика и счетоводителя | Справки по период, експорт за Excel и за счетоводителя |
Рисковете от Excel в ежедневието на хотела
Първият риск са версиите. Ако шахматката е на компютъра на рецепцията, скоро се появява копие в офиса, едно на лаптопа на собственичката и едно разпечатано от сутринта. Кое е вярното? В спокоен вторник ще разберете. В събота вечер с три пристигания и обаждане от Booking.com, не.
Вторият риск са грешките без проверка. Excel не предупреждава, когато една стая е вписана два пъти за една нощ, когато заминаване стои с един ден по-рано или когато формула се измести при вмъкване на ред. Хотелският софтуер отказва резервация в заета стая, преди гостът да получи потвърждение.
Третият риск засяга данните на гостите. Имена, адреси, дати на раждане и понякога номера на документи за самоличност във файл, който се праща по имейл или се носи на USB флашка, трудно отговарят на изискванията на GDPR за защита на достъпа и изтриване. В софтуер със собствени акаунти и права се вижда кой какви данни може да достъпи. Четвъртият риск е зависимостта: често само един човек знае цветовите кодове, съкращенията и специалните правила. Ако той отсъства, всичко спира.
Какво да замените първо
Не всичко наведнъж. Започни там, където грешката струва най-много.На първо място е шахматката, защото тук възникват двойните резервации. Щом всички резервации, включително телефонните и walk-in, са на едно място, най-големият риск е премахнат. Ако продаваш през портали, свързването чрез Channel Manager е част от същата стъпка.
На второ място са housekeeping и данните на гостите, защото зависят пряко от заетостта. Списъкът със стаи за сутринта тогава идва от пристиганията и заминаванията, а картотеката на гостите расте с всяка резервация, без някой да преписва адреси. На трето място са депозитите, туристическият данък и списъците с приходи. Те печелят най-много, когато първите две стъпки работят, защото тогава всяка цифра идва от реални резервации.
Ред на замяната
- Шахматка: от днес всички резервации само в хотелския софтуер, включително телефонните и walk-in.
- Портали: свържи Booking.com и другите портали чрез Channel Manager и не поддържайте повече наличността в екстранета.
- Housekeeping: дневен план от софтуера вместо разпечатка от Excel.
- Данни на гостите: картотека на гостите и регистрационни данни от резервацията и онлайн чек-ина.
- Депозити: статус на плащането в резервацията вместо в отделен списък.
- Туристически данък и приходи: справки и експорти от софтуера вместо месечен списък.
Планът за 30 дни
Тридесет дни стигат за малък обект, ако разделите преминаването на седмици и всяка седмица има ясна цел. Важна е фиксирана дата, след която шахматката в Excel повече не се променя. Дотогава двете могат да съществуват паралелно, след това има само една истина.
От Excel към хотелски софтуер за четири седмици
- 01Ден 1-7: основите
Настрой стаи, категории, тарифи със и без закуска, условия за анулиране и туристически данък. Създай за всеки човек от екипа собствен акаунт с подходящи права.
- 02Ден 8-14: прехвърляне на данните
Подгответе бъдещите резервации и списъка с гости от Excel като CSV или XLSX, съпоставете колоните и провери в тестовото изпълнение какво би се създало. Едва тогава прехвърлете данните и сравни броя резервации на месец с твоя списък.
- 03Ден 15: дата на преминаване
От днес се резервира само в софтуера. Excel файлът се архивира само за четене и служи единствено за справка.
- 04Ден 15-21: housekeeping и портали
Използвай дневния план за housekeeping от софтуера. Свържи порталите чрез Channel Manager и провери дали всяка категория в портала е съпоставена с правилната категория стаи.
- 05Ден 22-30: плащания и справки
Създавайте депозити и фактури от резервацията, извадете първата месечна справка от софтуера и съгласувайте формата на експорта със счетоводителя.
Кои справки и експорти остават полезни
Без Excel не означава без таблици. За собствени анализи, разговори с банката или годишно сравнение таблицата често е точно каквото трябва. Разликата: данните вече не се поддържат в Excel, а се експортират от софтуера при нужда. Така винаги смятате с актуалното състояние, а никога с копие от миналата седмица.
Полезни остават преди всичко три вида експорти: списъци с резервации за период, например за да анализирате сами източниците или продължителността на престоя; справки за заетост, средна цена и приходи за собственика и банката; и пакетът за счетоводителя във формата, с който работи неговата кантора. Всичко останало, което днес се прави като месечен списък, трябва да може да показва самият софтуер.
| Експорт | За кого | Формат |
|---|---|---|
| Списък с резервации за период | Ръководство, собствени анализи | CSV или XLSX |
| Заетост, ADR и приходи | Собственик, банка | PDF за архива, XLSX за по-нататъшни изчисления |
| Фактури и плащания | Счетоводство | PDF и табличен експорт |
| Пакет за счетоводителя | Счетоводна кантора | Форматът на кантората, например DATEV или BMD |
Как STRYK решава това
В STRYK графикът на заетостта заменя таблицата в Excel: дневен, седмичен, двуседмичен и месечен изглед, преместване на резервации с плъзгане, гости без резервация и резервации за няколко стаи се създават директно. Новите резервации, включително от портали, се появяват без презареждане. Преди всяко записване STRYK проверява дали типът стая е още свободен за всяка нощ, така че стая никога не се обещава два пъти. Свържи Booking.com, Expedia, Airbnb и други портали със STRYK. Управлявай цените и наличностите на едно място, а резервациите от порталите, в календара.
Планът за housekeeping се създава всеки ден от реалната заетост, със статуси на стаите като мръсна, чиста и проверена, разпределение по служителки и PDF план, който STRYK при желание изпраща всеки ден по имейл. Данните на гостите влизат в картотеката, регистрационните данни идват от онлайн чек-ина; за Австрия STRYK следи срока за регистрация и създава експорта за регистрационната система. Депозитите минават през онлайн плащането и са свързани с резервацията. Туристическия данък STRYK изчислява за всяка резервация с възрастови степени и освобождавания и го показва във фактурата.
За анализи STRYK предлага справки в PDF, XLSX и CSV, списъците с резервации могат да се експортират в CSV или XLSX, а за счетоводителя има експорти, включително във форматите DATEV и BMD. Досегашните си Excel списъци прехвърляш чрез импорта на данни със съпоставяне на колоните и тестово изпълнение. Всеки човек работи със собствен акаунт и подходящи права, броят на потребителите не е ограничен, а дневникът на активността показва кой какво е променил. STRYK струва 59 € основна такса плюс 6 € на стая на месец, без ДДС, при годишно плащане, без такса за въвеждане; можеш да го тестваш 14 дни безплатно.
