Какво е операционна система за хотел
Терминът звучи технически, но означава нещо много практично: едно място, където всеки в хотела вижда едно и също състояние.Операционната система на компютъра осигурява всички програми да работят с едни и същи файлове. Операционната система за хотел, често наричана hotel OS или all-in-one хотелски софтуер, прави същото за твоя обект: резервацията, която идва от Booking.com, се появява в същия миг в шахматката, в плана за housekeeping, в картотеката на гостите и по-късно във фактурата. Никой не трябва да я преписва, препраща или пренася във втори списък.
Обратният модел са отделните програми. Класическа PMS система управлява резервациите, отделен Channel Manager комуникира с порталите, системата за онлайн резервации на сайта е от друг доставчик, онлайн чек-инът минава през още един инструмент, ваучерите се продават в онлайн магазин, а каквото не се вписва никъде, отива в Excel. Всяка от тези програми има собствен наличен капацитет от стаи или собствен списък с гости, които трябва да се синхронизират чрез интерфейси.
Разликата не се вижда при демонстрацията, а в натоварена събота. Когато гост промени резервацията си на рецепцията, при отделните програми тази промяна трябва да мине през няколко системи. В hotel OS има само един запис и ти го променяш веднъж.
Типичният набор от инструменти днес в сравнение с една система
Прегледът по-долу показва как често изглежда ежедневието в малък или среден хотел с отделни инструменти и какво се променя, когато същите задачи са в една система. Не всеки обект използва всички инструменти, но повечето се разпознават в три или четири реда.
| Задача | Днес с отделни програми | В hotel OS |
|---|---|---|
| Резервации и заетост | PMS или календар за резервации, плюс бележки за телефонните резервации | Една шахматка за всички канали, включително walk-in и телефон |
| Портали като Booking.com и Expedia | Отделен channel manager със собствен договор и собствено свързване на стаите | Channel manager в системата, същият фонд като рецепцията |
| Директни резервации на сайта | Система за онлайн резервации от друг доставчик, цените понякога се поддържат двойно | Системата за онлайн резервации използва същите цени и стаи |
| Онлайн чек-ин и регистрационни данни | Инструмент за формуляри или хартия, данните се преписват на рецепцията | Гостът попълва преди пристигане, данните влизат директно в резервацията |
| Ваучери | Магазин за ваучери със собствен списък, осребряването се сверява ръчно | Продажба и осребряване в една система, остатъкът се вижда веднага |
| Housekeeping | Excel списък, разпечатан сутрин, промените се съобщават устно | Дневният план идва от пристиганията и заминаванията, статусът е видим за всички |
| Фактура и депозит | Програма за фактуриране, депозитите в отделен списък | Фактура от резервацията, депозитите са свързани с резервацията |
| Справки | Сглобяват се месечно в Excel от няколко експорта | Заетост, приходи и източници директно от същите данни |
Какво принадлежи в една система и какво е по-добре да се свърже
All-in-one не означава, че една програма трябва да може всичко. Означава, че всичко, свързано със стаята и госта, е на едно място.Границата най-лесно се прокарва с въпроса: нужни ли са за тази задача наличните стаи, резервацията или гостът? Ако да, тя принадлежи в hotel OS. Резервации, цени, портали, директни резервации, чек-ин, housekeeping, комуникация с гостите, фактури и ваучери зависят от резервацията. Ако се разделят, възникват точно онези сверявания, от които искаш да се отървете.
Различно е при области със собствена логика и собствени законови задължения. Касата на ресторант или бар трябва в Австрия и Германия да отговаря на собствени изисквания за защита на касовите бележки; тук правилното решение е специализирана касова система, която прехвърля сметките по стаята чрез интерфейс. Счетоводството остава при счетоводителя, който получава данните като експорт в своя формат. Електронните брави, телефонната централа или ТРЗ също са отделни светове.
| Област | Препоръка | Защо |
|---|---|---|
| Резервации, заетост, стаи, блокировки | В системата | Това е ядрото, от което зависи всичко останало |
| Channel Manager и система за онлайн резервации | В системата | Един наличен капацитет и един ценоразпис пазят от овърбукинг и двойна поддръжка |
| Онлайн чек-ин, регистрационни данни, ваучери | В системата | Нуждаят се от резервацията и госта; отделно водят до преписване и списъци за сверяване |
| Housekeeping и комуникация с гостите | В системата | Зависят от пристиганията, заминаванията и статуса на резервацията |
| Фактура, депозит, туристически данък | В системата | Фактурата трябва да идва от резервацията, а не от второ въвеждане |
| Каса на ресторант и бар | Чрез интерфейс | Собствени задължения за защита на касовите бележки; сметките се прехвърлят по стаята |
| Счетоводство при счетоводителя | Чрез експорт | Счетоводителят работи в своята програма и има нужда от чисти данни в подходящ формат |
| Брави, телефон, ТРЗ | Отделни системи | Друга сфера; свързвайте ги само ако наистина спестяват работа всеки ден |
Колко всъщност струват отделните програми
Който сравнява отделните програми с all-in-one система, обикновено гледа месечните абонаменти. Те са само част. Към тях се добавят такси за интерфейси, комисиони на някои инструменти за резервации или ваучери и преди всичко времето, което екипът ти губи в прехвърляне, сверяване и търсене на грешки. Това време не стои в никоя фактура, но липсва на рецепцията, когато гост има въпрос.
Пресметнете честно за твоя обект: колко пъти седмично телефонна резервация се нанася допълнително в екстранета, депозит се отмята в списък, формуляр за чек-ин се преписва или ваучер се маркира като осребрен в магазина? Дори няколко минути на операция за година дават изненадващо много часове.
Преминаване стъпка по стъпка
Преминаването към hotel OS не е скок в студена вода, ако го планираш на етапи.Най-голямата грижа на много хотелиери е денят на преминаването: какво става с резервациите, които вече са в старата система, и какво, ако в първия ден нещо липсва? Отговорът е ясен процес с тестово изпълнение и дата на преминаване. До тази дата екипът работи в старата система, след нея само в новата. Паралелната работа в продължение на седмици е най-честата причина за двойни резервации при смяна на системата.
Преминаването в шест стъпки
- 01Опиши какво ползваш
Запиши всички инструменти, списъци и бележки, с които екипът работи днес, и кой ги поддържа. Оттук става ясно какво трябва да покрие новата система.
- 02Настрой основите
Създай стаи, категории, тарифи, условия за анулиране и потребители с подходящи права. В облачна система това обикновено отнема няколко дни.
- 03Прехвърлете данните с тестово изпълнение
Експортирайте гостите и бъдещите резервации от старата система, съпоставете колоните и стартирайте тестово изпълнение. То показва какво би се създало, свързало или пропуснало, без да променя нищо.
- 04Направи пробен ден
Минете изцяло в новата система през едно пристигане, смяна на стая, допълнителна услуга, фактура и заминаване, заедно с рецепцията и housekeeping.
- 05Определете дата и превключете порталите
На определената дата прехвърлете последните промени, свържи порталите с новия Channel Manager и оттогава резервирай само в новата система.
- 06Прекратете старите инструменти
Едва след две-три спокойни седмици прекратете старите договори, като преди това експортираш данните, които трябва да пазите.
Как STRYK решава това
STRYK Hotel Management е изграден като хотелска операционна система за малки и средни хотели, къщи за гости и апартаментни комплекси. График на заетостта, стаи и блокировки, housekeeping, профили на гости, комуникация с гостите по имейл, цени и ценови планове, туристически данък, фактуриране и онлайн плащане са в една система. Системата за резервации и продажбата на ваучери работят от същия фонд; онлайн регистрацията и киоскът за самостоятелна регистрация са отделни модули, включени в основната цена. Свържи Booking.com, Expedia, Airbnb и други портали със STRYK. Управлявай цените и наличностите на едно място, а резервациите от порталите, в календара.
При всяка резервация, независимо дали е на рецепцията, през сайта, през портал, при импорт на данни или при смяна на стая, STRYK проверява непосредствено преди записа дали в категорията наистина има свободно място за всички нощувки. Така последната стая не се обещава два пъти. За ресторанта има касов интерфейс, чрез който сметките се прехвърлят по стаята; sTRYK не е ресторантска каса; за плащания на рецепцията в Австрия и Германия има модул „Каса и фискализация“. За счетоводителя STRYK създава експорти, включително във форматите DATEV и BMD.
Преминаването се улеснява от импорта на данни: свързваш колоните от досегашната система, STRYK проверява данните и в пробно изпълнение показва какво би се импортирало, преди да запише нещо. Цената остава проста: основна такса от 59 € плюс 6 € на стая месечно, без ДДС и при годишно плащане, със система за резервации, ваучери и касов интерфейс в основната цена, онлайн регистрация и киоск като отделни модули, включени в основната цена, без такса за настройка и без ограничение на потребителите. STRYK работи в браузъра и в приложението STRYK за iPhone и Android.
