PMS обяснена просто
Property Management System е единственото място, където всеки в хотела вижда едно и също актуално състояние.Когато гост се обади и поиска двойна стая за уикенда, рецепцията ти трябва за секунди да знае: има ли свободна стая, колко струва и има ли условия като минимален престой? Точно на този въпрос отговаря PMS системата. Тя държи заедно стайния фонд, цените и всички съществуващи резервации.
Преди PMS беше програма на компютъра на рецепцията. Днес PMS обикновено е облачен софтуер, който работи в браузъра. За хотела това означава: без собствен сървър, без ъпдейти от диск и без притеснения, ако компютърът на рецепцията откаже. Данните са защитени в центъра за данни и са достъпни от всяко разрешено устройство.
Терминът се използва различно широко. В тесния смисъл PMS означава управлението на резервации и стаи. На практика хотелиерите днес очакват много повече: фактуриране, Channel Manager, онлайн резервации на собствения сайт и онлайн чек-ин са част от стандарта за повечето хотели.
Тези модули са част от съвременната хотелска PMS
Не всеки хотел се нуждае от всеки модул. Прегледът по-долу показва какво реално използва хотел с 10 до 80 стаи в ежедневието и за какво.
| Модул | Какво върши екипът ти с него | Важно за |
|---|---|---|
| Резервации и шахматка | Създаване, промяна и анулиране на резервации; заетост за седмици напред с един поглед; разпределяне на стаи | Рецепция, управление |
| Стаи и категории | Стаен фонд, категории, блокиране на стаи заради ремонт или повреда | Рецепция, поддръжка |
| Housekeeping | Дневен план, статус на стаите (мръсна, почистена, проверена), задачи и чеклисти | Главна камериерка, камериерки |
| Гости и комуникация | Картотека на гостите, предпочитания, потвърждения и съобщения по резервацията | Рецепция, резервации |
| Цени и тарифи | Сезонни цени, тарифи със и без закуска, минимален престой, отстъпки | Управление, revenue |
| Фактуриране и плащане | Фактура от резервацията, аванси, неплатени суми, туристически данък | Рецепция, счетоводство |
| Channel Manager | Актуална наличност и цени в Booking.com, Expedia и други портали | Продажби, управление |
| Система за онлайн резервации | Директни резервации през сайта на хотела, без комисиона към портал | Продажби, маркетинг |
| Онлайн чек-ин и регистрация на гости | Данни на гостите преди пристигане, подготвена регистрационна карта | Рецепция |
| Справки и анализи | Заетост, средна цена (ADR), RevPAR, приходи по направления | Управление, собственици |
Какво променя добрата PMS в хотелското ежедневие
Най-голямата полза рядко е една отделна функция. Тя е общата картина: рецепцията вижда, че стая 12 вече е почистена. Housekeeping вижда, че гостът за стая 14 пристига по-рано. Управителят вижда как са заети следващите четири седмици, без някой да събира списъци.
В много малки хотели днес работят пет инструмента един до друг: програма за резервации, Excel за housekeeping, екстранетът на Booking.com, програма за фактуриране и имейл кутия. Всеки инструмент поотделно работи, но предаването на информация между тях отнема време всеки ден и води до овърбукинг или забравени допълнителни услуги във фактурата.
Облачна PMS или инсталиран софтуер?
Инсталираният хотелски софтуер работи на компютър или сървър в хотела. Дълго време това беше стандартът и все още е разпространено в големите хотели. Облачните PMS системи работят в браузъра, а доставчикът ги поддържа, архивира и обновява непрекъснато.
За малките и средните хотели почти всичко говори в полза на облака: плащаш месечна такса вместо голям лиценз, не ти трябва IT поддръжка на място и можеш от вкъщи да проверите как е зает уикендът. Важно е доставчикът да посочва открито къде се обработват данните, как се правят резервни копия и кой има достъп.
| Критерий | Облачна PMS | Инсталиран софтуер |
|---|---|---|
| Старт | Създаваш достъп, прехвърляш данните, започвате | Сървър, инсталация, често посещение на място |
| Разходи | Месечна такса, обикновено на стая | Лиценз плюс договор за поддръжка и хардуер |
| Обновления | Непрекъснато и автоматично | По график, понякога срещу заплащане |
| Достъп | От всяко разрешено устройство с браузър | Обикновено само в мрежата на хотела |
| Резервни копия | От доставчика | От хотела или от IT партньора |
Как да разпознаете добрата PMS система
При демонстрацията не позволявайте да ти показват менюта, а твоя собствен работен ден. Минете през реална резервация: запитване, потвърждение, разпределяне на стая, пристигане, смяна на стая, минибар, фактура, напускане, почистване. Там, където системата ти принуждава да водиш странични списъци, тя ще засича и в ежедневието.
Чеклист за демонстрацията
- Тестова резервация минава от запитването до фактурата без бележки и без Excel.
- Рецепцията и housekeeping виждат един и същ статус на стаите в реално време.
- Резервация от портал се появява в шахматката, без да се преписва.
- Цена се променя веднъж и важи на сайта и в порталите.
- Цената на стая е посочена ясно, допълнителните модули и комисионите са обявени открито.
- Всеки служител работи със собствен достъп и подходящи права.
- Софтуерът е наличен на езика на твоя екип.
- Доставчикът помага при прехвърлянето на данните от досегашната система.
Как STRYK решава това
STRYK Hotel Management е облачен PMS от Залцбург, създаден за малки и средни хотели, къщи за гости и апартхотели. Резервации, график на заетостта, стаи и housekeeping, гости, цени, фактуриране, система за резервации и ваучери за подарък са свързани в една система и включени в основната цена. Онлайн регистрацията и киоскът за самостоятелна регистрация са отделни модули, също включени в основната цена. Свържи Booking.com, Expedia, Airbnb и други портали със STRYK. Управлявай цените и наличностите на едно място, а резервациите от порталите, в календара.
Цената е умишлено проста: 59 € основна такса плюс 6 € на стая на месец, без ДДС, при годишно плащане. Няма такса за въвеждане, броят на потребителите не е ограничен и можеш да тестваш STRYK 14 дни безплатно. Интерфейсът е наличен на 18 езика, за да работи уверено и твоят международен екип.
Честността изисква да кажем и какво STRYK не е: STRYK не е касова система за ресторант; плащанията в брой и с карта на рецепцията подписва само с модула „Каса и фискализация“. Оборотът от ресторант или бар може да се осчетоводи към стаята чрез отворения интерфейс за каси. STRYK работи в браузъра и в приложението STRYK за iPhone и Android.
