Dokumentarkiv för hotell
Dokumentarkiv på hotellet: bevarande med GoBD och BAO som utgångspunkt
STRYK håller utfärdade fakturor oförändrade och för ett revisionsarkiv med bevarandetider för Österrike och Tyskland. Din redovisningsbyrå får sina underlag varje månad från samma system.
- Fakturor förblir oförändrade efter utfärdandet
- Bevarandetider i revisionsarkivet: Österrike 7 år, Tyskland 10 år
- Månatlig överlämning till redovisningsbyrån med underlagspaket
Kort sagt
Ett dokumentarkiv förvarar hotellets fakturor och bokföringsunderlag ordnat, så att de finns kompletta och oförändrade vid en granskning. STRYK har ett revisionsarkiv som tekniskt stöd, med GoBD och BAO som utgångspunkt, och med inlagda bevarandetider på 7 år för Österrike och 10 år för Tyskland. Det är varken en certifiering eller juridisk rådgivning. Arkivet kostar inget extra; du betalar kärnpriset efter antal rum.
Uppdaterad
Där underlag försvinner på hotell i dag
Den som sprider underlag över mappar, e-postlådor och enheter märker det senast när redovisningsbyrån ställer en fråga.
- Idag
Utgående fakturor ligger som PDF på ägarens laptop, leverantörsfakturorna i en mapp på kontoret och en del fortfarande i receptionens e-postlåda. När redovisningsbyrån i mars behöver en faktura från förra året börjar letandet på tre ställen.
Med STRYKFakturor skapas från bokningen och finns sedan att hämta i STRYK. Den globala sökningen hittar dem via gäst, bokning eller faktura. Inkommande fakturor som XRechnung eller Factur-X tar STRYK emot direkt.
Läs mer - Idag
En gäst meddelar att företagsadressen på fakturan är fel. Receptionen öppnar filen, skriver om adressen och sparar över originalet. Efteråt finns inget spår av vad fakturan ursprungligen sa.
Med STRYKEn utfärdad faktura går inte längre att skriva över. Rättelsen sker med annullering eller kreditnota, och den ursprungliga fakturan finns kvar bredvid den nya.
Läs mer - Idag
En mapp från 2016 står fortfarande i källaren. Ingen vet om den får kasseras i Österrike eller Tyskland, och bevarandetiden beror på vilken typ av underlag det gäller.
Med STRYKRevisionsarkivet använder bevarandetiderna för Österrike (7 år) och Tyskland (10 år). Om en tid gäller för ett visst underlag avgör din redovisningsbyrå; STRYK håller reda på tiderna.
Läs mer
Sista dagen i månaden på kontoret
Månadens sista dag på kontoret på ett hotell med 24 rum, där ägaren själv sköter underlagen.
Inköpsfaktura från tvätteriet
Tvätteriet skickar sin faktura som Factur-X. STRYK tar emot e-fakturan utan att någon skriver av den. Ägaren ser belopp och leverantör innan hon godkänner fakturan.
Faktura för rum 12
Gästerna i rum 12 checkar ut. Öppna poster från minibaren och baren finns redan på vistelsen, och receptionen utfärdar fakturan utifrån bokningen. Från det ögonblicket går den inte att ändra.
Rätta företagsadressen
En affärsgäst påpekar ett fel i adressen. Receptionen annullerar fakturan och utfärdar en rättad. I aktivitetsloggen står vem som gjorde det och när.
Kontoutdrag mot öppna fakturor
Ägaren laddar upp kontoutdraget som CAMT.053-fil. STRYK föreslår vilken betalning som hör till vilken öppen faktura. Hon bekräftar kopplingarna rad för rad.
Månatlig överlämning till redovisningsbyrån
I månadsskiftet lämnar STRYK journalen till redovisningsbyrån som DATEV, BMD, CSV eller Excel, på begäran med underlagspaket. Byrån behöver inte längre fråga efter enskilda PDF-filer.
Vad STRYK gör för arkiv och överlämning
Arkivet och överlämningen bygger på dessa funktioner. Vid varje funktion anges var gränsen går.
Original och rättelse sida vid sida
En utfärdad faktura förblir som den utfärdades. Rättelser sker med annullering eller kreditnota, så att original och rättelse finns sida vid sida.
Läs merRevisionsarkiv med bevarandetider
Revisionsarkivet är tekniskt arkivstöd med GoBD och BAO som utgångspunkt. Det känner till bevarandetiderna på 7 år för Österrike och 10 år för Tyskland. Det är ingen certifiering.
Läs merDokument som PDF
STRYK skapar fakturor, offerter, städplaner och rapporter som PDF på 18 språk. Rapporter exporterar du per område som PDF, Excel eller CSV.
Läs merJournal och underlagspaket till redovisningsbyrån
Varje månad går journalen till redovisningsbyrån som DATEV, BMD, CSV eller Excel, på begäran med ett underlagspaket. Du anger vilket format din redovisningsbyrå föredrar.
Läs mer
Underlag i dag och med revisionsarkivet
Tabellen ställer arkivering i mappar och enheter mot arkivet i STRYK.
| Uppgift | Med mappar och enheter | Med STRYK |
|---|---|---|
| Arkivera en utgående faktura | PDF på laptopen, dessutom en utskrift i mappen. | Fakturan skapas från bokningen och ligger sedan i systemet. |
| Rätta en faktura | Filen skrivs över och originalet försvinner. | Annullering eller kreditnota; den ursprungliga fakturan finns kvar. |
| Registrera en inkommande faktura | Mejlet med PDF skrivs ut och arkiveras i en pärm. | XRechnung och Factur-X tas emot utan att skrivas av. |
| Lämna underlag till redovisningsbyrån | Mapp, USB-minne eller samlat mejl vid kvartalsslutet. | Månatlig överlämning som DATEV, BMD, CSV eller Excel, valfritt med underlagspaket. |
| Hålla koll på bevarandetiden | En lapp på mappen, ofta utan år. | Revisionsarkiv med bevarandetider för Österrike (7 år) och Tyskland (10 år). |
| Följa ändringar | Ingen vet vem som ändrat vad och när. | I aktivitetsloggen står vem som annullerade eller utfärdade en faktura på nytt, och när. |
Ett pris som växer med ditt boende
Revisionsarkivet kostar inget extra. Det ingår i kärnprodukten, som består av ett grundpris och ett belopp per rum. Uppdateringar av kärnfunktionerna ingår.
Priser i detalj59 € grundavgift + 6 € per rum eller enhet och månad
Exempel med 24 rum203 €per månad
- 14 dagars gratis provperiod
- Ingen installationsavgift
- Personligt stöd i starten
Nettopris, årlig fakturering. Under första avtalsåret 20 % rabatt på grundavgiften.
Från spridda underlag till revisionsarkivet
Gamla mappar flyttar inte automatiskt in i systemet. Du bestämmer vad som gäller från omställningsdatumet.
Ange vilket land du beskattas i
Du berättar antal rum och i vilket land ditt företag är skattskyldigt. Efter det anpassar vi teståtkomsten.
Stäm av omställningsdatumet med redovisningsbyrån
Din redovisningsbyrå anger från vilket datum fakturorna kommer från STRYK och i vilket format den vill ha journalen.
Importera gäster och bokningar
Gäster och bokningar tar du med som CSV eller XLSX. Innan något tas över visar en testkörning i felrapporten vilka rader som inte stämmer.
Låt äldre underlag ligga ordnat
Fakturor från tiden före omställningsdatumet ligger kvar där de finns tills bevarandetiden har gått ut. Din redovisningsbyrå bekräftar till när.
Vanliga frågor
Är STRYK GoBD-certifierat?
Nej, STRYK har ingen GoBD-certifiering. Revisionsarkivet är tekniskt arkivstöd som utgår från GoBD och BAO. Om din bokföring i sin helhet uppfyller kraven bedömer din redovisningsbyrå.
Hur länge måste ett hotell spara fakturor?
I Österrike 7 år; i Tyskland 8 år för fakturor som bokföringsunderlag och 10 år för böcker och årsbokslut (per oktober 2026; § 132 BAO, § 147 Abs. 3 AO). Revisionsarkivet i STRYK räknar med 7 år för Österrike och 10 år för Tyskland. Den här översikten ersätter inte juridisk rådgivning eller skatterådgivning.
Vad händer med en rättad faktura?
Den ursprungliga fakturan finns kvar. En utfärdad faktura går inte att ändra; rättelser sker med annullering eller kreditnota. Aktivitetsloggen visar vem som annullerade och vem som utfärdade den nya.
Måste jag spara pappersunderlag också?
Ja, för underlag som varken skapas eller tas emot i STRYK. STRYK sparar de fakturor som utfärdas i systemet, och mottagna e-fakturor finns också där. Om du får förstöra leverantörernas pappersfakturor efter skanning klargör du med din redovisningsbyrå.
Gäller bevarandetiden för Österrike eller Tyskland automatiskt?
Nej, bevarandetiden följer det land där ditt företag är skattskyldigt. Revisionsarkivet känner till båda tiderna, 7 år för Österrike och 10 år för Tyskland. Din redovisningsbyrå bekräftar vilken som gäller för ditt hotell.
Kan STRYK skicka uppgifter direkt till skattemyndigheten?
Nej. Vägen till skattemyndigheten (Finanzamt) går via din redovisningsbyrå: STRYK lämnar varje månad en journal till byrån, som DATEV, BMD, CSV eller Excel, på begäran med underlagspaket.
Visa oss hur du arkiverar dina underlag
Boka en demo utifrån en av dina hotelldagar. Tillsammans går vi igenom faktura, rättelse och den månatliga överlämningen till din redovisningsbyrå.