Aufbewahrungspflicht im Hotel: Belege nach GoBD und BAO richtig archivieren

Aufbewahrungsfristen für Hotelbelege im Überblick

Hotels bewahren Rechnungen, Belege und Aufzeichnungen in Deutschland sechs, acht oder zehn Jahre auf, in Österreich in der Regel sieben Jahre. Dieser Ratgeber behandelt beide Länder getrennt, weil die Fristen und die Rechtsgrundlagen verschieden sind. Die Angaben haben den Stand Oktober 2026.

Die Frist beginnt in beiden Ländern erst am Jahresende. Eine Zimmerrechnung vom 14. Juli 2026 zählt deshalb ab dem 31. Dezember 2026. In Deutschland läuft sie dann bis Ende 2034, in Österreich bis Ende 2033.

Deutschland: Fristen nach AO und die GoBD

In Deutschland regelt § 147 der Abgabenordnung (AO), welche Unterlagen du aufbewahrst und wie lange. Bücher, Aufzeichnungen, Inventare und Jahresabschlüsse bleiben zehn Jahre. Buchungsbelege bleiben acht Jahre. Übrige Unterlagen wie empfangene Geschäftsbriefe bleiben sechs Jahre.

Die Frist für Buchungsbelege hat das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz von zehn auf acht Jahre gesenkt. Dieselbe Frist steht in § 257 des Handelsgesetzbuchs und für Rechnungen in § 14b des Umsatzsteuergesetzes. Eine Übergangsregelung in Art. 97 § 19a des Einführungsgesetzes zur Abgabenordnung bestimmt, ab wann die kürzere Frist für ältere Jahrgänge gilt. Lass das Ende der Frist je Jahrgang von deiner Steuerberatung bestätigen.

Die Frist läuft nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch läuft. Das betrifft etwa eine laufende Betriebsprüfung. Vernichte Belege deshalb nicht automatisch am Stichtag, sondern nach Rückfrage bei der Steuerberatung.

Die GoBD sind ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums und kein Gesetz. Der Titel lautet „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Das Schreiben beschreibt, wie die Finanzverwaltung elektronische Buchführung und Archive prüft. Es gilt in der Fassung vom 28. November 2019, geändert am 11. März 2024 und am 14. Juli 2025.

Die Änderung vom Juli 2025 reagiert auf die E-Rechnung. Bei strukturierten Rechnungen genügt in der Regel der strukturierte Datensatz. Ein PDF musst du nur dann zusätzlich aufbewahren, wenn es weitere steuerlich relevante Angaben enthält.

Dieser Abschnitt gibt einen Überblick (Stand: Oktober 2026) und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Verbindlich sind die Vorgaben deines Landes.

Österreich: sieben Jahre nach der BAO

In Österreich schreibt § 132 der Bundesabgabenordnung (BAO) vor, Bücher, Aufzeichnungen und die zugehörigen Belege sieben Jahre aufzubewahren. Geschäftspapiere und sonstige Unterlagen, die für die Abgabenerhebung wichtig sind, sollen ebenfalls sieben Jahre bleiben.

Bei Büchern beginnt die Frist mit dem Ende des Kalenderjahres der Eintragungen. Bei Belegen beginnt sie mit dem Ende des Kalenderjahres, auf das sie sich beziehen. Das Unternehmensserviceportal nennt ein Beispiel: Eine Eingangsrechnung vom 3. Jänner 2017 darf ab dem 1. Jänner 2025 ausgeschieden werden.

Länger bleibt, was für ein anhängiges Abgaben- oder Gerichtsverfahren noch von Bedeutung ist. Für Unterlagen zu Grundstücken nennt das Portal zwölf Jahre, für bestimmte Grundstücke 22 Jahre (§ 18 Abs. 10 UStG). Wer das Hotelgebäude besitzt, klärt mit der Steuerberatung, welche Rechnungen zu Umbau und Sanierung darunter fallen.

Dieser Abschnitt gibt einen Überblick (Stand: Oktober 2026) und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Verbindlich sind die Vorgaben deines Landes.

Digital archivieren: lesbar, vollständig, unverändert

Beide Länder erlauben die elektronische Aufbewahrung, wenn die Unterlagen während der gesamten Frist verfügbar und prüfbar bleiben. In Deutschland verlangt § 147 Abs. 2 AO, dass die Wiedergabe mit dem Original übereinstimmt, jederzeit verfügbar ist, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden kann. Österreich verlangt nach § 132 Abs. 2 BAO eine vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe.

Unveränderbarkeit bedeutet in Deutschland: Nach § 146 Abs. 4 AO darf eine Buchung nur so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt feststellbar bleibt. Üblich ist deshalb, eine ausgestellte Rechnung nicht zu überschreiben, sondern mit einer Stornorechnung oder Gutschrift zu korrigieren, die auf das Original verweist. Wie das aussieht, zeigt der Ratgeber zur Rechnungskorrektur und Gutschrift.

Elektronisch empfangene Belege bewahrst du nach den GoBD grundsätzlich in dem Format auf, in dem sie angekommen sind. Eine E-Rechnung gehört daher als Datensatz ins Archiv und nicht nur als Ausdruck. Eine Umwandlung in ein anderes Format ist nur unter den Voraussetzungen der GoBD zulässig. Für Ausgangsrechnungen aus einer Fakturierungssoftware genügt es, wenn das Programm jederzeit ein inhaltlich identisches Mehrstück erstellen kann. Eine zusätzliche Bildkopie ist dann nicht nötig.

Die GoBD erwarten außerdem für jedes Datenverarbeitungssystem eine Verfahrensdokumentation. Sie beschreibt, wie Belege entstehen, erfasst, geändert und archiviert werden. Für ein Hotel-PMS gehören hinein: wer Rechnungen ausstellt, wer storniert, wohin die PDF-Dateien gelangen und wer Daten löschen darf.

Beispiel Hotel Nordlicht: Fristende berechnen

Das Hotel Nordlicht hat 24 Zimmer in vier Kategorien. Angenommen, die Inhaberin stellt am 14. Juli 2026 die Rechnung für das Familienzimmer 21 aus. Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, also am 31. Dezember 2026.

Das Backoffice legt das Archiv nach Jahrgängen an. Wenn die Steuerberatung bestätigt hat, dass keine Prüfung läuft, räumt das Haus einen ganzen Jahrgang auf einmal auf. Das spart die Prüfung Beleg für Beleg.

Datenzugriff, Systemwechsel und Speicherort

Bei einer Außenprüfung kann das Finanzamt in Deutschland nach § 147 Abs. 6 AO Einsicht in die gespeicherten Daten nehmen, eine maschinelle Auswertung verlangen oder die Daten in einem auswertbaren Format anfordern. Liegen die Daten bei einem Dritten, etwa einem Softwareanbieter, muss dieser mitwirken. Die Kosten trägt der Steuerpflichtige.

Wechsle das System, genügt es unter bestimmten Voraussetzungen, die Daten nach Ablauf des fünften Kalenderjahres nach dem Wechsel auf einem lesbaren, auswertbaren Datenträger vorzuhalten. Die Voraussetzungen nennt § 147 Abs. 6 AO. Kläre sie mit der Steuerberatung, bevor du das alte System kündigst. Den Ablauf eines Wechsels beschreibt der Projektplan für den PMS-Wechsel.

Frage den Anbieter vor Vertragsabschluss und vor jeder Kündigung schriftlich, ob du Rechnungen und Belege exportieren kannst, wie lange er Daten nach Vertragsende bereithält und wo sie liegen. Bücher sind in Deutschland grundsätzlich im Inland aufzubewahren, Ausnahmen für andere EU-Staaten haben Voraussetzungen (§ 146 Abs. 2 AO). Rechnungen dürfen elektronisch auch in einem anderen EU-Staat liegen, wenn die Finanzbehörde online zugreifen kann. Liegt der Speicherort nicht im Inland, ist er dem Finanzamt mitzuteilen (§ 14b Abs. 2 UStG).

Meldescheine, Gästeverzeichnisse und Ausweiskopien sind keine Rechnungen. Deine Fristen richten sich nach dem Melde- und Datenschutzrecht deines Landes. Lies dazu die Ratgeber zur Gästemeldung in Österreich, zur Gästemeldung in Deutschland und zu Ausweiskopien im Hotel.