Lançar no quarto os consumos do restaurante e do bar: como ligar bem o POS e o PMS

Porque é que o lançamento no quarto conta

Os hóspedes que não têm de puxar do cartão a cada bebida consomem mais descontraídos. No fim da estadia pagam tudo de uma vez na receção: quarto, pequeno-almoço, jantar, bar e massagem. Em muitos hotéis de férias com meia pensão e wellness é o normal; em hotéis urbanos com bar, pelo menos um pedido frequente.

O risco está na passagem de informação. Sem ligação entre POS e PMS, o restaurante imprime um talão que alguém leva à receção, onde é registado à mão. Aí acontecem três erros típicos: o talão nunca chega, é associado ao quarto errado ou é registado duas vezes. Se o hóspede sair de manhã cedo, antes de o talão da noite anterior estar registado, a receita pode perder-se.

Como o POS e o PMS trabalham juntos

O POS continua a ser a ferramenta do restaurante e do bar. É lá que se faz o pedido, se regista e se emite o talão. O PMS sabe que hóspedes estão no hotel, em que quarto estão e se podem lançar consumos no quarto. A interface liga as duas coisas: o POS pergunta ao PMS pelo quarto e envia o lançamento pronto; o PMS regista-o na conta do hóspede.

É importante uma verificação clara antes de lançar. O hóspede fez mesmo o check-in? Ainda não partiu? O hotel marcou “sem lançamentos no quarto” para esta reserva, por exemplo em hóspedes empresariais cuja empresa só paga o quarto, ou existe um limite de crédito? Uma boa interface responde a estas perguntas antes de o empregado fechar o talão, e não no check-out.

Caixa registadora, RKSV e TSE: a obrigação fica na caixa

Na Áustria, a partir de determinados limites de volume de negócios e de vendas em numerário, aplica-se a obrigação de caixa registadora. A caixa tem de cumprir o regulamento austríaco de segurança das caixas registadoras (RKSV), proteger cada venda em numerário com uma assinatura e emitir um talão. Na Alemanha, o regulamento de segurança das caixas (Kassensicherungsverordnung) exige que as caixas eletrónicas trabalhem com um dispositivo técnico de segurança certificado (TSE); a isto juntam-se a obrigação de entregar talão e a comunicação das caixas às Finanças. Os limites e obrigações exatos confirme-os com o seu contabilista e com o fornecedor do POS.

Para o lançamento no quarto isto significa: a caixa certificada do restaurante cumpre estas obrigações para as suas vendas. Emite o talão, assina-o e regista-o no seu próprio diário. O PMS recebe apenas o lançamento, ou sê, a informação de que o quarto 214 tem bebidas em aberto no valor de 18,40 €. O talão do restaurante é, portanto, assinado pela caixa do restaurante. Se a receção depois receber em numerário ou cartão, o STRYK assina esse recibo com o módulo «Caixa e fiscalização».

Um ponto muitas vezes esquecido: se o hóspede pagar em numerário no check-out, isso também é uma venda em numerário. Esclarece com o seu contabilista como os pagamentos em numerário na receção são registados e protegidos na sua unidade, por exemplo com uma caixa certificada na receção. Isto aplica-se seja qual for o PMS que utiliza.

Evitar lançamentos duplicados e consumos esquecidos

A maioria dos erros não acontece no dia a dia normal, mas quando algo encrava. O Wi-Fi do restaurante falha, o POS não consegue enviar o lançamento, o empregado entrega-o na receção e lá é registado à mão. Uma hora depois a ligação volta, o POS reenvia o lançamento e o hóspede tem o mesmo vinho duas vezes na fatura.

Contra isto ajudam duas coisas. Primeiro, cada talão recebe uma referência única que se mantém igual em cada reenvio; assim o PMS reconhece que o mesmo talão não pode ser lançado outra vez. Segundo, quando a receção regista um lançamento à mão, anota o número do talão do POS, para que os reenvios posteriores possam ser reconciliados. Um ritual fixo no fecho do dia garante que os pares suspeitos não passam despercebidos até à partida.

Escolher o POS certo para o hotel

Quem compra um POS novo deve verificar primeiro a interface com o hotel e só depois o hardware e o design. Muitos POS de restauração foram feitos para restaurantes independentes e não conhecem quartos. Outros só conseguem lançar no quarto com um PMS específico. O decisivo é se o POS consegue ligar-se a uma interface aberta e se o fornecedor está disposto a configurar e testar a ligação.

Não se contente com uma descrição do lançamento no quarto: pede para o ver com um hóspede de teste real. Procurar o quarto, lançar o talão, anular o talão, cortar a ligação e reenviar, check-out com fatura. O que não funcionar bem neste teste não vai melhorar num sábado à noite com a sala cheia.

Como o STRYK resolve isto

O STRYK tem uma interface de POS aberta para restaurante, bar, spa e outros pontos de venda. No STRYK cria os seus pontos de venda com a respetiva taxa de IVA e gera para cada caixa uma chave de acesso própria, que pode revogar a qualquer momento. O fornecedor do POS liga a interface; a documentação “Ligar o sistema POS ao STRYK” descreve a configuração, a segurança e o processo. A interface de POS está incluída no preço base.

Antes de cada lançamento, o POS procura o hóspede pelo número do quarto. O STRYK só aceita lançamentos de hóspedes que fizeram o check-in e ainda não fizeram o check-out. Por reserva pode bloquear lançamentos no quarto ou definir um limite de crédito, e assim que a fatura final é emitida, a conta do hóspede deixa de aceitar novos lançamentos. Cada lançamento traz uma referência única do POS: se o POS reenviar o mesmo talão após um erro de ligação, o STRYK não o lança duas vezes.

Para o caso de a receção ter registado um talão à mão, o STRYK deteta possíveis duplicados: se mais tarde chegar à mesma reserva um lançamento do POS com o mesmo valor e num momento próximo, o par é mostrado para verificação e anula um dos dois. No check-out, o STRYK passa os lançamentos em aberto para a fatura do hotel e a receção cobra tudo junto. Se um lançamento já estiver numa fatura, a correção é feita na área financeira.

E para ficar claro: o talão do restaurante é assinado pela sua caixa certificada, segundo a RKSV na Áustria e com TSE na Alemanha. O STRYK assume o lançamento no quarto e a fatura do hotel. Para pagamentos em numerário e cartão na receção existe o módulo «Caixa e fiscalização».