Fatura de hotel e fatura eletrónica: elementos obrigatórios, taxas de IVA e um processo bem organizado

O que deve constar numa fatura de hotel

Sê uma pensão com oito quartos ou um hotel urbano com sessenta: para a fatura valem as mesmas regras básicas que para qualquer outra empresa. A fatura tem de mostrar quem prestou que serviço, a quem, em que período, a que preço e quanto IVA está incluído. Se faltar um elemento obrigatório, um hóspede empresarial pode, em certos casos, não conseguir deduzir o IVA, e a fatura volta à receção com um pedido de correção.

A lista abaixo resume o que é habitualmente exigido na Áustria e na Alemanha. Não substitui o aconselhamento fiscal: pormenores como o limite das faturas simplificadas, o número de IVA do destinatário ou os casos especiais de hóspedes estrangeiros são regulados pela lei do IVA de cada país e mudam de vez em quando. Por isso, pede ao seu contabilista que aprove uma vez o seu modelo de fatura antes de o usar em série.

Para faturas de valor reduzido existem simplificações. Na Alemanha, uma fatura até 250 € brutos é considerada fatura simplificada (Kleinbetragsrechnung); na Áustria, até 400 € brutos (situação em 2026, a confirmar com o seu contabilista). Nesse caso bastam menos elementos, por exemplo sem nome e morada do hóspede. Na prática, a maioria dos hotéis emite mesmo assim faturas completas, porque os hóspedes empresariais precisam delas para as despesas de viagem.

Alojamento, pequeno-almoço e extras: sempre em separado

Tanto na Áustria como na Alemanha, o alojamento propriamente dito beneficia de uma taxa reduzida. Na Alemanha, a noite está sujeita à taxa reduzida de 7 %; na Áustria, à taxa reduzida de 10 % (situação em 2026, a confirmar com o seu contabilista). Outros serviços não ficam automaticamente abrangidos: bebidas, minibar, estacionamento, wellness ou salas de reuniões têm muitas vezes outra taxa.

No pequeno-almoço, os dois países divergem. Na Áustria, o pequeno-almoço beneficia em regra da mesma taxa que a noite, como parte do alojamento, embora as bebidas possam ser tratadas de outra forma. Na Alemanha, o pequeno-almoço não faz parte do alojamento com taxa reduzida e tem de ser discriminado à parte; a taxa aplicável a comida e bebidas mudou várias vezes nos últimos anos. Muitos hotéis alemães juntam pequeno-almoço, estacionamento e Wi-Fi para viajantes de negócios num pacote que tem de ser repartido corretamente. Aqui compensa falar com o contabilista antes de criar tarifas e pacotes.

Particularmente sensíveis são pacotes como “noite com meia pensão” ou programas de wellness. O hóspede vê um único preço, mas a fatura tem de mostrar que parte corresponde a cada taxa de IVA. Define a repartição uma vez na tarifa, e não sempre que alguém fatura na receção.

Sinal, fatura final e correções

Muitos hotéis pedem um sinal no momento da reserva e, nas tarifas não reembolsáveis, até o valor total. O pagamento chega assim antes de o serviço ser prestado. Na fatura final do check-out tem de voltar a aparecer: como valor já pago, deduzido do total. Se tem de emitir também uma fatura de adiantamento própria, por exemplo porque um cliente empresarial a pede, confirma-o com o seu contabilista.

E se algo estiver errado? Uma fatura emitida não se reescreve, por muito tentador e rápido que isso seja na receção. O caminho correto é anular a fatura através de uma nota de crédito (na Alemanha também chamada Stornorechnung ou Rechnungskorrektur) e emitir uma fatura nova e correta. Assim, em qualquer inspeção fica visível o que foi faturado originalmente e porque foi corrigido.

Daqui decorre a numeração sem falhas. Cada número de fatura é atribuído exatamente uma vez, também nas faturas anuladas. Se faltar um número na sequência, tem de conseguir explicar porquê. Isso só funciona se o número for atribuído na emissão definitiva, e não logo quando se cria um rascunho.

Fatura eletrónica no hotel: o que muda para os clientes empresariais

Uma fatura eletrónica no sentido das novas regras é uma fatura num formato estruturado e legível por máquina, de acordo com a norma europeia EN 16931. Na Alemanha são comuns a XRechnung, um ficheiro XML puro, e o ZUGFeRD ou o equivalente Factur-X, um PDF com os dados estruturados incorporados. As pessoas leem o PDF; o software de contabilidade lê os dados.

Na Alemanha, desde 1 de janeiro de 2025 todas as empresas têm de conseguir receber faturas eletrónicas de outras empresas. A obrigação de as emitir chega por fases: segundo a situação atual, a partir de 2027 para as empresas maiores e a partir de 2028 para todas. As faturas simplificadas até 250 € ficam excluídas segundo a situação atual, e aos hóspedes particulares pode continuar a emitir faturas em papel ou PDF (situação em 2026, a confirmar com o seu contabilista). Para um hotel isto significa que a fatura empresarial de uma viagem de negócios mais longa ou de um seminário vai passar a ser eletrónica; a da família em férias de verão, não.

Na Áustria, a fatura eletrónica tem sido obrigatória sobretudo nas faturas a entidades públicas federais. Entre empresas não existe lá, segundo a situação atual, uma obrigação geral; a nível europeu está em preparação um alargamento às operações transfronteiriças. Ainda assim, quando clientes de empresas alemãs ficarem no teu hotel, a contabilidade dessas empresas vai pedir cada vez mais uma fatura estruturada.

Faturas empresariais e entrega ao contabilista

Os hóspedes empresariais trazem exigências próprias: a fatura é emitida em nome da empresa, não do hóspede; umas empresas querem uma fatura por estadia, outras uma fatura agregada por mês; extras como bar ou minibar são muitas vezes pagos pelo hóspede a título pessoal. Nos acordos com empresas, deixa por escrito que serviços são pagos pela empresa e quais o hóspede paga diretamente. Isso poupa discussões e faturas divididas no check-out.

No fim do mês, o seu contabilista precisa das faturas, notas de crédito, pagamentos e movimentos bancários num formato que possa importar sem voltar a digitar. Na Alemanha é normalmente o formato DATEV; na Áustria, muitas vezes BMD. Quanto melhor os pagamentos já estiverem associados às faturas no hotel, menos perguntas chegam do gabinete de contabilidade.

Como o STRYK resolve isto

No STRYK, a fatura nasce diretamente da reserva: quarto, extras, minibar, consumos do POS do restaurante e do bar e a taxa turística entram como linhas com quantidade, preço e taxa de IVA própria. Nas empresas, o STRYK guarda o nome da empresa, a morada e o número de IVA separados do hóspede; nos acordos com empresas, as estadias de um período podem ser faturadas numa fatura agregada. Podes criar orçamentos antecipadamente e convertê-los em fatura quando forem aceites.

Enquanto uma fatura é rascunho, pode ser editada. O STRYK só atribui o número na emissão, a partir de uma série de numeração própria do hotel; as falhas ficam registadas. As faturas emitidas são inalteráveis e não podem voltar a ser rascunho: as correções fazem-se com uma nota de crédito numerada que fica ligada ao original. Pré-visualização, download e e-mail usam o mesmo PDF, que pode emitir em 18 idiomas, com o seu logótipo, as suas cores e os seus dados bancários.

No envio a uma empresa, o STRYK cria a fatura eletrónica como documento ZUGFeRD segundo a EN 16931 e, para entidades públicas alemãs com Leitweg-ID, como XRechnung. Onde é obrigatória, como para clientes empresariais alemães a partir de 2027, o STRYK escolhe-a automaticamente; caso contrário, só com o consentimento da empresa. Os dados do destinatário em falta são indicados antes. As faturas eletrónicas de fornecedores em formato XRechnung ou Factur-X chegam à caixa de documentos.

Sinal e valor remanescente definem-se no plano tarifário. Os pagamentos online são processados no serviço de pagamento integrado, e o STRYK cobra o valor remanescente no fim do prazo de cancelamento se o meio de pagamento e o consentimento do hóspede o permitirem; num cancelamento gratuito, o pagamento online é reembolsado automaticamente. Os extratos bancários importam-se em CAMT.053 ou CSV e os movimentos são associados às faturas em aberto. Para o contabilista, o STRYK gera um pacote no formato DATEV ou BMD, em CSV ou Excel.