Gruppenanfragen im kleinen Hotel: Angebot, Option, Anzahlung und Namensliste

Der Ablauf einer Gruppenanfrage in fünf Schritten

Eine Gruppenbuchung ist eine Buchung, bei der ein Auftraggeber mehrere Zimmer für dieselbe Anreise bestellt und die Gäste erst später benennt. Im kleinen Haus bedeutet das: Eine Anfrage kann ein Drittel der Zimmer binden, noch bevor ein einziger Name feststeht.

Der Ablauf unten gilt für Gruppen bis etwa 20 Personen, also bis zu zehn Zimmern. Er setzt kein Kontingentsystem voraus. Du brauchst den Belegungsplan, eine Angebotsvorlage und einen Kalender für drei Stichtage.

Diese Angaben brauchst du, bevor du ein Angebot schreibst

Ein Angebot auf Basis einer halben Anfrage kostet dich später Zeit, weil jede Rückfrage das Angebot verschiebt. Notiere deshalb alle Punkte der Liste unten, am besten schon im ersten Telefonat oder in einer Antwortmail mit festen Fragen.

Besonders wichtig ist die Frage nach dem Auftraggeber. Wer die Rechnung bezahlt, ist dein Vertragspartner: ein Verein, eine Firma oder eine Privatperson. Davon hängen Rechnungsempfänger und Zahlungsweise ab. Frage auch, ob die Gäste Einzelzimmer oder Doppelzimmer erwarten. Eine Gruppe aus 16 Personen kann acht, zehn oder zwölf Zimmer bedeuten.

Das Angebot mit Optionsdatum aufbauen

Eine Option ist die zeitlich begrenzte, unverbindliche Reservierung von Zimmern für eine Gruppe, die nach Ablauf eines Datums ohne weitere Mitteilung endet. Sie gibt der Gruppe Zeit zur Abstimmung und dir die Sicherheit, dass keine Zimmer unbefristet blockiert sind.

Eine Frist von einer bis zwei Wochen ist ein praktikabler Richtwert, bei hoher Nachfrage darf sie kürzer sein. Wähle das Optionsdatum so, dass du danach noch Zeit hast, die Zimmer wieder in den Verkauf zu geben. Schreibe das Datum mit Wochentag und Uhrzeit ins Angebot, etwa „Option bis Freitag, 6. November, 12:00 Uhr“.

Die Tabelle zeigt, was im Angebot stehen sollte. Jede Zeile beantwortet eine Frage, die sonst später am Telefon landet.

Anzahlung und Stornostaffel für Gruppen festlegen

Die Anzahlung ist ein Teil des Gesamtpreises, den die Gruppe vor der Anreise zahlt und den das Hotel auf die Schlussrechnung anrechnet. Sie belegt, dass die Gruppe es ernst meint, und deckt einen Teil des Ausfalls, wenn sie absagt.

Die Höhe legst du selbst fest. Eine Staffel in zwei Stufen bietet sich an: ein Teil nach der Zusage, der Rest kurz vor Anreise oder erst vor Ort. Je kleiner das Haus und je größer der Anteil der gebundenen Zimmer, desto früher und höher sollte die erste Zahlung sein. Rechne dafür aus, wie viele Nächte du bei einer späten Absage nicht mehr verkaufen kannst.

Bei Gruppen gilt die Stornostaffel für die gesamte Buchung und für einzelne Zimmer. Regle deshalb beides: Was passiert, wenn die Gruppe ganz absagt, und was, wenn sie von zehn auf acht Zimmer schrumpft. Mustertexte und die rechtliche Einordnung findest du im Ratgeber Stornobedingungen für Hotels. Wie du die Anzahlung steuerlich korrekt verbuchen, steht in Anzahlungsrechnung und Schlussrechnung.

Ob deine Stornobedingungen für Gruppen wirksam sind, hängt von deinem Land, deinem Vertragspartner und deinen Geschäftsbedingungen ab. Lass die Staffel einmal von deiner Interessenvertretung oder Rechtsberatung prüfen und verwende sie dann für alle Gruppen.

Namensliste und Gästemeldung bei Gruppen

Die Namensliste, in der Branche Rooming List, ordnet jeden Gast einem Zimmer zu. Sie enthält mindestens Name, Zimmerart und Belegung, bei Bedarf Anreisezeit, Verpflegung und Wünsche. Verlange sie zu einem festen Stichtag, bei Gruppen bis 20 Personen etwa zehn Tage vor der Anreise, und sende der Gruppe dafür eine Tabelle zum Ausfüllen.

Lass den Auftraggeber die Liste einmal gesammelt senden, nicht Gast für Gast. Das spart dir Abstimmungen und zeigt dir früh, ob die Zimmerzahl noch stimmt. Fehlen am Stichtag Namen, teile die Zimmer nach Zimmerart zu und tragen die Namen bei der Anreise nach.

Für die Gästemeldung bringt eine Gruppe eine Erleichterung, sofern sie als Reisegruppe auftritt. In Österreich kann bei Reisegruppen mit mindestens acht Gästen die Reiseleitung beim Eintreffen eine Sammelliste vorlegen, wenn die Gruppe höchstens zwei Wochen im selben Betrieb wohnt. Die Liste nennt Namen und Staatsangehörigkeit, bei ausländischen Gästen auch Art, Nummer und Ausstellungsbehörde des Reisedokuments. Die Reiseleitung selbst bleibt meldepflichtig (§ 5 Abs. 3 MeldeG, Stand: Oktober 2026).

In Deutschland betrifft bei Reisegesellschaften von mehr als zehn Personen die Pflicht zur eigenhändigen Unterschrift auf dem besonderen Meldeschein nur den Reiseleiter. Er gibt Zahl und Staatsangehörigkeit der ausländischen Mitreisenden an (§ 29 Abs. 2 BMG, Stand: Oktober 2026). Ein Vereinsausflug mit 14 Personen ist nicht automatisch eine Reisegesellschaft. Kläre mit deiner Meldebehörde, ob deine Gruppe darunter fällt. Dieser Abschnitt gibt einen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung.

Beispiel Hotel Nordlicht: ein Verein mit 14 Personen

Im Hotel Nordlicht mit 24 Zimmern fragt ein Wanderverein an einem Dienstag im Oktober sieben Doppelzimmer für ein Wochenende im folgenden Mai an. Die Rezeption im Frühdienst nimmt die Anfrage anhand des Fragebogens auf und sendet noch am selben Tag ein Angebot. Das Optionsdatum liegt zwei Wochen später.

Der Verein sagt nach zehn Tagen zu. Die Rezeption bestätigt schriftlich und verschickt die Rechnung über die Anzahlung, die der Verein fristgerecht zahlt. Vier Wochen vor Anreise fallen zwei Gäste aus, und die Gruppe reduziert auf sechs Zimmer. Das liegt vor dem Stichtag für die kostenlose Reduzierung 21 Tage vor Anreise. Die Namensliste kommt zehn Tage vor Anreise.

Wie viele Zimmer du einer Gruppe gibst

Eine Gruppe darf nur so viele Zimmer binden, wie du bei einem Ausfall verkraften. Als Orientierung hilft eine Grenze von etwa einem Drittel der Zimmer je Gruppe und Wochenende. Im Hotel Nordlicht mit 24 Zimmern wären das acht Zimmer.

Prüfe vor jedem Angebot, ob du die Zimmer für denselben Zeitraum zu einem besseren Preis an Einzelgäste verkaufen könntest. Gewähre einen Gruppenpreis unter dem Einzelpreis, wäge das gegen die Sicherheit ab, dass die Zimmer in einer ruhigen Woche voll belegt sind.

Gib Zimmer, die nur die Option hält, nach Ablauf sofort frei und trage dies im Belegungsplan ein. Ein vergessener Optionseintrag kostet Verkäufe, die über die Website oder Buchungsportale noch möglich gewesen wären.