Overstap van het papieren boek
Digitaal reserveringsboek: de overstap naar hotelsoftware
Eerst komen kamers, prijzen en de verblijven die al geboekt zijn in STRYK. Het papieren boek blijft in de la liggen tot je de kalender vertrouwt.
- Komende boekingen overnemen via import of met de hand
- Eigen toegang voor elke medewerker, zonder toeslag
- Gegevensovername zit in de basisprijs
Kort samengevat
Je digitaliseert een reserveringsboek door kamers, prijzen en de al geboekte verblijven over te nemen in hotelsoftware. STRYK werkt in de browser en importeert gasten en boekingen uit CSV, XLSX en ZIP, met een proefimport vóór de echte import. Je betaalt een basisprijs plus een bedrag per kamer en per maand; standaardinrichting, migratie, support en een onbeperkt aantal logins zijn inbegrepen.
Bijgewerkt
Wat het papieren boek je in de dagelijkse praktijk kost
Een reserveringsboek werkt zolang één persoon het bijhoudt en alleen de telefoon boekt. Zodra het portaal, een invaller en de meldplicht erbij komen, wordt het op precies die punten krap.
- Vandaag
Het boek ligt aan de receptie, en alleen de eigenaar kent de afkortingen. Als zij boodschappen doet, weet de invaller niet of kamer 6 op zaterdag vrij is, en belt.
Met STRYKIedereen met toegang ziet hetzelfde bezettingsplan in de browser. Elke medewerker krijgt een eigen toegang met rollen en rechten, en het activiteitenlogboek laat zien wie wat heeft gewijzigd.
Lees verder - Vandaag
Om 18:00 belt een gast, en kamer 3 wordt met potlood ingevuld. Een uur eerder heeft een portaal diezelfde nacht al verkocht. Het boek merkt dat pas de volgende ochtend.
Met STRYKVult de receptie kamer 3 in STRYK in, dan controleert het systeem eerst of de nacht nog vrij is. Nieuwe boekingen verschijnen zonder te verversen in de kalender, met een melding voor je team. De Channel Manager is inbegrepen in de STRYK-basisprijs.
Lees verder - Vandaag
Gasten vullen de meldformulieren voor de gastregistratie aan de balie in, terwijl de koffie koud wordt en de volgende familie achter hen wacht. 's Avonds tik je namen en adressen nog een keer over.
Met STRYKGasten vullen hun gegevens online in vóór aankomst, en je receptie controleert ze. In Oostenrijk toont STRYK per verblijf de termijn van 24 uur en exporteert naar CSV en naar gemeenteportalen (MBS).
Lees verder
De eerste week: het boek blijft liggen, geschreven wordt in de browser
Een voorbeelddag in een pension met 12 kamers. Het papieren boek ligt nog aan de receptie, maar er wordt alleen nog in de browser geschreven.
De invaller ziet dezelfde kamers
De eigenaar is boodschappen aan het doen, en de invaller opent om 07:15 het bezettingsplan. Wie vandaag vertrekt, wie aankomt en of kamer 6 op zaterdag vrij is, staat er zonder afkortingen. De schoonmaakster ziet haar kamers in het housekeepingplan.
Telefoontje voor het volgende weekend
Een vaste gast vraagt om twee kamers van vrijdag tot en met zondag. De receptie bekijkt de weekweergave in de kalender, maakt een boeking voor meerdere kamers aan en hangt een notitie over de ontbijtwens aan de boeking.
Kamer 4 vertrekt
Het echtpaar uit kamer 4 checkt uit. De factuur ontstaat uit de boeking, de openstaande posten lopen mee. Bij het uitchecken springt de kamer naar de passende schoonmaakstatus.
Meldgegevens voor de gast van morgen
Een gast heeft de online check-in voor morgen ingevuld. De receptie ziet identiteitsgegevens en handtekening en controleert ze in alle rust, in plaats van de gast aan de balie te laten wachten.
Een stel zonder reservering
Twee fietsers staan voor de deur en willen één nacht blijven. De receptie registreert de walk-in, en STRYK stelt een vrije kamer van de gekozen categorie voor. In het boek was kamer 9 pas duidelijk geweest na controle van het bord aan de muur.
Dagafsluiting zonder controle tegen het boek
In de dagafsluiting staat wat vandaag open is gebleven, zoals een conceptfactuur. Dat komt uit dezelfde kalender, een vergelijking met het boek vervalt. Het boek krijgt die avond geen regel meer.
Wat bij de overstap eerst telt
In de eerste maand heb je maar een deel van STRYK nodig. De volledige functielijst staat op de pagina met functies.
Gegevensovername met proefimport
De import leest CSV, XLSX en ZIP met sjablonen. Vóór de echte import loopt een proefimport, daarna volgt een foutenrapport. De overstap krijgt een overgangsdatum; vanaf dat moment schrijf je alleen nog in STRYK.
Lees verderKalender met alle boekingen
Het bezettingsplan toont dag, week, twee weken of maand met kamerstatus. Twee kamers voor één familie en gasten zonder reservering voer je direct in. Een boekingsweg die een kamer dubbel zou toewijzen, slaat niet op.
Lees verderKamerlijst van het bord naar het plan
Je maakt kamers één voor één of in één keer aan en wijst ze toe aan categorieën met bezetting, extra bedden en omschrijving. Een kamerblokkade voor renovatie of defect werkt meteen door op de keuze.
Lees verderToegang voor familie en invallers
De eigenaar, de zoon in het weekend en de invaller krijgen elk een eigen toegang met de juiste rechten. Inloggen gaat met Nextpulse ID en een tweede factor. Het activiteitenlogboek houdt bij wie een boeking heeft gewijzigd.
Lees verder
Reserveringsboek en STRYK vergeleken
De tabel beschrijft de werkdag, niet de geschiedenis van het boek. Veel hotels werken er jaren goed mee, tot telefoon, portaal en personeel samenkomen.
| Taak | Met reserveringsboek | Met STRYK |
|---|---|---|
| Vrije kamers controleren | Pagina's omslaan, potloodstrepen lezen, vergelijken met het bord aan de muur | Kalender in dag-, week-, twee-weken- en maandweergave, kamerstatus zichtbaar |
| Wie mag schrijven | Wie het boek in handen heeft, elk handschrift anders | Eigen toegang met rollen en rechten, activiteitenlogboek |
| Dubbele toewijzing | Valt op als twee gasten voor dezelfde deur staan | Beschikbaarheidscontrole vóór het opslaan, bij receptie, website, import en kamerwissel |
| Factuur | Met de hand of uit een sjabloon, correctie door overschrijven | Gemaakt uit de boeking, na uitgifte onveranderlijk, correctie via annulering of creditnota |
| Meldgegevens | Papieren formulier aan de balie, later overgetikt | Online ingevuld vóór aankomst, gecontroleerd door de receptie |
| Kamerschoonmaak | Mondeling doorgeven of een briefje in de ochtend | Housekeepingplan met toewijzing aan de schoonmaakster en status per kamer |
Eén prijs die meegroeit met je bedrijf
Voor twaalf kamers berekent de prijskaart het bedrag. Het overnemen van de komende boekingen en de standaardinrichting kosten niets extra, evenals toegang voor familie en invallers.
Prijzen in detail€ 59 basisprijs + € 6 per kamer of eenheid per maand
Voorbeeld met 12 kamers€ 131per maand
- 14 dagen gratis proberen
- Geen inrichtingskosten
- Persoonlijke begeleiding bij de start
Netto, jaarlijkse facturering. In het eerste contractjaar 20% korting op de basisprijs.
Zo vervang je het boek in vier stappen
De volgorde is belangrijker dan het tempo. Je werkt eerst in STRYK, voordat je het boek sluit.
Kamerlijst overnemen
Je maakt je kamers aan, wijst ze toe aan categorieën en voert bezetting en omschrijving in. De kamerlijst bestaat meestal al als bord of tabel.
Prijzen en toeristenbelasting invoeren
Je onderhoudt prijzen in de prijskalender en maakt tarieven aan met annuleringsvoorwaarden. De toeristenbelasting stel je in onder Instellingen → Hotel. STRYK neemt het bedrag over dat je gemeente vaststelt.
Komende boekingen overnemen
Verblijven vanaf de overgangsdatum komen per import of met de hand in de kalender. De proefimport laat vooraf zien welke regels fouten bevatten. Vorige jaren hoef je niet over te nemen.
Een week nazoeken, dan het boek sluiten
Vanaf de overgangsdatum voert je team nieuwe boekingen alleen nog in STRYK in. Het boek blijft een week aan de receptie om na te zoeken, en 's avonds controleer je of elke komende boeking uit het boek in de kalender staat. Daarna berg je het boek op in het archief.
Veelgestelde vragen
Hoe lang duurt de overstap vanaf het reserveringsboek?
Dat hangt af van het aantal komende boekingen dat uit het boek wordt overgenomen. De volgorde ligt vast: kamers, prijzen, komende boekingen, en daarna de overgangsdatum. De overgangsdatum kies je zelf, bijvoorbeeld aan het begin van een maand.
Moet ik alle oude boekingen overtikken?
Nee. Je hoeft alleen verblijven vanaf de overgangsdatum over te nemen. Staan ze in een tabel, dan lees je ze in via import. Staan ze alleen in het boek, dan voer je de komende boekingen één keer in. Vorige jaren blijven in het boek.
Wat als ik niet goed overweg kan met computers?
Begin dan met een paar taken, zoals de kalender, en voeg de rest later toe. STRYK werkt in de browser en heeft geen IT-afdeling nodig. Standaardinrichting en support zijn inbegrepen in de basisprijs. Support is bereikbaar van maandag tot en met vrijdag, van 09:00 tot 17:00.
Heb ik een nieuwe computer nodig?
Nee, een apparaat met een actuele browser is genoeg, er wordt niets geïnstalleerd. Of je bestaande computer aan de receptie volstaat, zie je in de test.
Komen mijn vaste gasten uit het boek in het gastenbestand?
Ja. Adressen uit een tabel lees je in via import. Uit het boek voer je vaste gasten uiterlijk bij de volgende boeking in. STRYK waarschuwt op basis van naam, geboortedatum en contactgegevens als een gast al een profiel heeft.
Vervangt online check-in mijn papieren meldformulier voor de gastregistratie?
Niet automatisch. Of digitale meldgegevens het papieren formulier vervangen, bepalen de meldregels van je land, niet de software. STRYK legt de meldgegevens digitaal vast, je receptie controleert ze, en in Oostenrijk toont STRYK de termijn van 24 uur na check-in. Of je daarnaast nog papier nodig hebt, bespreek je met je gemeente.
Neem de komende weken over uit je boek
Stuur een aanvraag voor de proefperiode van 14 dagen. Houd je reserveringsboek, kamerlijst en prijslijst klaar, dan richten wij samen met je de eerste kalender in.