Een hotel runnen zonder Excel: lijsten vervangen in 30 dagen

Waar Excel en briefjes vandaag zitten

Typisch is een planbord met één regel per kamer en één kolom per dag, in kleuren per gast of portaal. Daarnaast is er een kamerlijst die elke ochtend voor housekeeping wordt uitgeprint, een gastenlijst met adressen voor de registratie en voor vaste gasten, een lijst met aanbetalingen, een spreadsheet voor de toeristenbelasting voor de gemeente en aan het eind van de maand een omzetlijst voor eigenaar en accountant.

Elk van die lijsten heeft een reden van bestaan en is ontstaan uit een echte behoefte. Het probleem is niet Excel, maar dat dezelfde boeking in vier bestanden opduikt en elke wijziging met de hand op vier plekken moet worden bijgewerkt.

De risico’s van Excel in de hotelpraktijk

Het eerste risico zijn versies. Staat het planbord op de receptiecomputer, dan is er al snel een kopie op kantoor, een op de laptop van de eigenaresse en een uitgeprinte van vanochtend. Welke klopt? Op een rustige dinsdag zoekt je dat uit. Op zaterdagavond met drie aankomsten en een telefoontje van Booking.com niet.

Het tweede risico zijn fouten zonder controle. Excel waarschuwt niet als een kamer voor één nacht twee keer is ingevuld, als een vertrek een dag te vroeg staat of als een formule verspringt bij het invoegen van een regel. Hotelsoftware weigert een boeking in een bezette kamer voordat de gast een bevestiging krijgt.

Het derde risico betreft gastgegevens. Namen, adressen, geboortedata en soms documentnummers in een bestand dat per e-mail wordt verstuurd of op een usb-stick wordt meegenomen, passen slecht bij de eisen van de AVG aan toegangsbeveiliging en verwijdering. In software met eigen accounts en rechten is na te gaan wie welke gegevens ziet. Het vierde risico is afhankelijkheid: vaak kent maar één persoon de kleurcodes, afkortingen en uitzonderingen. Valt die uit, dan staat het hotel stil.

Wat je eerst vervangt

Op de eerste plaats staat het planbord, want daar ontstaan dubbele boekingen. Zodra alle boekingen, ook telefoon en walk-in, op één plek staan, is het grootste risico weg. Verkoop je via portalen, dan hoort de koppeling via een channel manager er meteen bij.

Op de tweede plaats volgen housekeeping en gastgegevens, omdat die direct aan de bezetting hangen. De kamerlijst voor de ochtend ontstaat dan uit aankomsten en vertrekken, en het gastenbestand groeit met elke boeking zonder dat iemand adressen overtypt. Op de derde plaats komen aanbetalingen, toeristenbelasting en omzetlijsten. Die profiteren het meest als de eerste twee stappen staan, omdat elk getal dan uit echte boekingen komt.

Het 30-dagenplan

Dertig dagen is genoeg voor een klein hotel, als je de overstap in weken verdeelt en elke week een duidelijk doel heeft. Belangrijk is een vaste overstapdatum, vanaf wanneer het Excel-planbord niet meer wordt gewijzigd. Tot dan mogen beide naast elkaar bestaan, daarna is er nog maar één waarheid.

Welke rapportages en exports zinvol blijven

Zonder Excel betekent niet zonder spreadsheets. Voor eigen analyses, gesprekken met de bank of een jaarvergelijking is een spreadsheet vaak precies goed. Het verschil: de gegevens worden niet meer in Excel bijgehouden, maar zo nodig uit de software geëxporteerd. Zo rekent je altijd met de actuele stand en nooit met een kopie van vorige week.

Zinvol blijven vooral drie soorten exports: boekingslijsten voor een periode, bijvoorbeeld om boekingsbronnen of verblijfsduur zelf te analyseren; rapportages over bezetting, gemiddelde kamerprijs en omzet voor eigenaar en bank; en het pakket voor de accountant in het formaat waarmee zijn kantoor werkt. Al het andere dat nu als maandlijst ontstaat, hoort de software zelf te kunnen tonen.

Zo lost STRYK dit op

In STRYK vervangt de bezettingsplanning het Excel-bestand: dag-, week-, tweeweken- en maandweergave, boekingen verslepen met drag-and-drop, walk-ins en boekingen met meerdere kamers direct aanmaken. Nieuwe boekingen, ook van boekingssites, verschijnen zonder herladen. Voor elke opslag controleert STRYK of het kamertype voor elke nacht nog vrij is, zodat een kamer nooit twee keer wordt beloofd. Verbind Booking.com, Expedia, Airbnb en andere boekingssites met STRYK. Beheer prijzen en beschikbaarheid op één plek en behandel portalboekingen in de kalender.

De housekeepingplanning ontstaat elke dag uit de echte bezetting, met kamerstatussen zoals vuil, schoon en gecontroleerd, toewijzing aan medewerkers en een pdf-planning die STRYK desgewenst dagelijks per e-mail verstuurt. Gastgegevens komen in het gastenbestand, registratiegegevens uit het online inchecken; voor Oostenrijk bewaakt STRYK de wettelijke meldtermijn en maakt het de export voor het meldsysteem. Aanbetalingen lopen via online betalen en hangen aan de boeking. De toeristenbelasting berekent STRYK per boeking met leeftijdsgrenzen en vrijstellingen en vermeldt die op de factuur.

Voor rapportages biedt STRYK rapporten als pdf, XLSX en CSV, boekingslijsten zijn als CSV of XLSX te exporteren en voor de accountant zijn er exports, onder meer in DATEV- en BMD-formaat. Je bestaande Excel-lijsten neem je over via de gegevensimport met kolomkoppeling en proefrun. Iedereen werkt met een eigen account en passende rechten, het aantal gebruikers is onbeperkt en het activiteitenlogboek laat zien wie wat heeft gewijzigd. STRYK kost € 59 basisbedrag plus € 6 per kamer per maand, exclusief btw bij jaarlijkse facturatie, zonder opstartkosten; je kunt het 14 dagen gratis uitproberen.