Hotel-besturingssysteem: alles in één software in plaats van vijf losse systemen

Wat een hotel-besturingssysteem is

Het besturingssysteem van een computer zorgt ervoor dat alle programma’s met dezelfde bestanden werken. Een hotel-besturingssysteem, vaak ook hotel OS of all-in-one hotelsoftware genoemd, doet hetzelfde voor je hotel: de boeking die via Booking.com binnenkomt, staat op hetzelfde moment op het planbord, in de housekeepingplanning, in het gastenbestand en later op de factuur. Niemand hoeft haar over te typen, door te sturen of in een tweede lijst te zetten.

Het alternatief zijn losse systemen. Een klassiek PMS beheert de reserveringen, een aparte channel manager praat met de portalen, de boekingsmodule op de website komt van een andere leverancier, online inchecken loopt via nog een tool, cadeaubonnen worden in een webshop verkocht en wat nergens past, belandt in Excel. Elk van die programma’s heeft een eigen kamervoorraad of een eigen gastenlijst, die via koppelingen op elkaar afgestemd moeten worden.

Het verschil zie je niet tijdens de demo, maar op een volle zaterdag. Als een gast aan de receptie omboekt, moet die wijziging bij losse systemen door meerdere programma’s heen. In een hotel OS is er maar één record, en dat wijzigt je één keer.

De typische gereedschapskist van nu vergeleken met één systeem

Het overzicht hieronder laat zien hoe de dagelijkse praktijk in een klein of middelgroot hotel met losse tools er vaak uitziet, en wat er verandert als dezelfde taken in één systeem zitten. Niet elk hotel gebruikt alle tools, maar de meeste herkennen zich in drie of vier regels.

Wat in één systeem hoort en wat je beter koppelt

De grens trek je het best met één vraag: heeft deze taak de kamervoorraad, de boeking of de gast nodig? Zo ja, dan hoort ze in het hotel OS. Reserveringen, prijzen, portalen, directe boekingen, inchecken, housekeeping, gastcommunicatie, facturen en cadeaubonnen hangen allemaal aan de boeking. Haalt je ze uit elkaar, dan ontstaan precies de afstemmingen waar je vanaf wilt.

Anders ligt het bij onderdelen met een eigen vaklogica en eigen wettelijke verplichtingen. Een restaurant- of barkassa moet in Oostenrijk en Duitsland aan eigen eisen voor de beveiliging van kassabonnen voldoen; daar is een gespecialiseerd kassasysteem de juiste keuze, dat omzet via een koppeling op de kamer boekt. De boekhouding blijft bij de accountant, die de gegevens als export in zijn eigen formaat krijgt. Deursloten, telefooncentrale en salarisadministratie zijn ook eigen werelden.

Wat losse systemen echt kosten

Wie losse systemen met een all-in-one systeem vergelijkt, kijkt meestal naar de maandbedragen. Die zijn maar een deel van het verhaal. Daar komen koppelingskosten bij, commissies van afzonderlijke tools op boekingen of cadeaubonnen en vooral de tijd die je team kwijt is aan overtypen, afstemmen en fouten zoeken. Die tijd staat op geen enkele factuur, maar ontbreekt aan de balie als een gast een vraag heeft.

Reken het voor je hotel eerlijk na: hoe vaak per week wordt een telefonische boeking in het extranet nagetrokken, een aanbetaling in een lijst afgevinkt, een incheckformulier overgetypt of een cadeaubon in de webshop als ingewisseld gemarkeerd? Een paar minuten per handeling levert over een jaar verrassend veel uren op.

Stap voor stap overstappen

De grootste zorg van veel hoteliers is de dag van de overstap: wat gebeurt er met de boekingen die al in het oude systeem staan, en wat als er op de eerste dag iets ontbreekt? Het antwoord is een duidelijk draaiboek met proefrun en vaste overstapdatum. Tot die datum werkt je team in het oude systeem, daarna uitsluitend in het nieuwe. Wekenlang parallel werken is de meest voorkomende oorzaak van dubbele boekingen bij een systeemwissel.

Zo lost STRYK dit op

STRYK Hotel Management is opgezet als hotelbesturingssysteem voor kleine en middelgrote hotels, pensions en appartementencomplexen. Bezettingsplanning, kamers en blokkades, housekeeping, gastprofielen, gastcommunicatie per e-mail, tarieven en tariefplannen, toeristenbelasting, facturatie en online betalen zitten in één systeem. Boekingsmodule en verkoop van cadeaubonnen werken vanuit dezelfde voorraad; online inchecken en de selfcheck-inkiosk zijn eigen modules die in de basisprijs zijn inbegrepen. Verbind Booking.com, Expedia, Airbnb en andere boekingssites met STRYK. Beheer prijzen en beschikbaarheid op één plek en behandel portalboekingen in de kalender.

Bij elke boeking, of die nu aan de receptie, via de website, via een portaal, bij een gegevensimport of bij een kamerwissel ontstaat, controleert STRYK vlak voor het opslaan of er in het kamertype voor alle nachten echt nog iets vrij is. Zo wordt de laatste kamer niet twee keer toegezegd. Voor het restaurant is er een kassakoppeling waarmee omzet op de kamer wordt geboekt; STRYK is geen restaurantkassa; voor betalingen aan de receptie is er in Oostenrijk en Duitsland de module ‘Kassa & fiscalisatie’. Voor de accountant maakt STRYK exports, onder meer in DATEV- en BMD-formaat, de standaarden in Duitsland en Oostenrijk.

De gegevensimport helpt bij de overstap: je koppelt de kolommen uit je huidige systeem, STRYK controleert de gegevens en laat in een testrun zien wat er geïmporteerd zou worden voordat er iets wordt opgeslagen. De prijs blijft eenvoudig: € 59 basisprijs plus € 6 per kamer per maand, exclusief btw en bij jaarlijkse facturering, met boekingsmodule, cadeaubonnen en kassakoppeling in de basisprijs, online inchecken en kiosk als eigen modules die in de basisprijs zijn inbegrepen, zonder installatiekosten en zonder gebruikerslimiet. STRYK werkt in de browser en in de STRYK-app voor iPhone en Android.