Gastberichten-inbox voor hotels
Gastberichten-inbox voor hotels: alle berichten gebundeld per boeking
In STRYK staat elk gastbericht bij de boeking waartoe het hoort. Je receptie ziet geschiedenis, toezeggingen en sjablonen op één plek.
- Berichten samen per boeking
- Sjablonen met invulvelden en automatiseringen
- AI-concepten alleen als extra module en alleen na goedkeuring door je team
Kort samengevat
Een inbox voor gastberichten bundelt alle berichten van een gast bij zijn boeking, in plaats van ze over het mailprogramma, extranets en briefjes te verdelen. In STRYK komen e-mails bij directe en handmatige boekingen en portaalberichten via het kanaal van de boeking samen. Sjablonen met invulvelden en automatiseringen zijn inbegrepen. De inbox hoort bij de kernprijs, die afhangt van het aantal kamers.
Bijgewerkt
Waar gastberichten nu verloren gaan
Wie gastvragen tegelijk in Outlook, in het extranet en per telefoon beantwoordt, verliest berichten vooral bij de overdrachten.
- Vandaag
Een gezin vraagt per mail om een kinderbedje, een portaalgast naar de parkeerplaats, en een vaste gast belt. De mail staat in de inbox van de eigenaar, het portaalbericht in het extranet, en de telefoonnotitie op een briefje bij de receptie.
Met STRYKDe berichten van een gast staan gebundeld bij zijn boeking. E-mails bij directe en handmatige boekingen komen daar binnen, portaalberichten via het kanaal van de boeking, mits een ondersteunde verbinding actief is. Telefoonnotities leg je als notitie bij dezelfde boeking vast.
Lees verder - Vandaag
De late dienst zegt een gast 's avonds per mail een late check-out tot 12:00 toe. De volgende ochtend wil de vroege dienst de kamer om 10:30 doorgeven aan de housekeeper en vindt nergens een aantekening. De gast beroept zich op de toezegging.
Met STRYKDe toezegging staat in de berichtengeschiedenis van de boeking, aangevuld met notities en tags bij dezelfde boeking. De collega die invalt, leest die na in plaats van de gast te vragen.
Lees verder - Vandaag
Elke dag typt iemand dezelfde aankomstinformatie opnieuw: parkeerplaats achter het hotel, sleutel bij de receptie, ontbijt vanaf 7:00. Afhankelijk van de dag ontbreekt de vermelding van het ontbijt of die van de parkeerplaatsen.
Met STRYKEen sjabloon met invulvelden haalt naam, kamer en datum uit de boeking. Een automatisering verstuurt de aankomstinformatie vóór aankomst zelf, met vooraf een testrun en achteraf een logboek.
Lees verder
Vier berichten 's nachts, één overdracht 's avonds
Hotel Nordlicht, 24 kamers: receptie in de vroege en late dienst, de eigenaar op kantoor, gasten van de eigen website en twee portalen.
De vroege dienst leest de nacht na
Er zijn 's nachts vier berichten binnengekomen. Elk staat bij zijn boeking, niet in een gedeelde mailmap. De receptie ziet meteen wie er aankomt, welke kamer gereserveerd is en wat de late dienst gisteren heeft genoteerd.
Aankomstinformatie uit het sjabloon
Een gast uit een directe boeking vraagt naar de parkeerplaats. De receptie kiest het sjabloon Aankomst, de invulvelden vullen naam en datum in. Ze voegt een zin over de gezinskamer toe en verstuurt de mail naar de gast.
Portaalgast antwoordt in hetzelfde venster
Een gast vraagt via het boekingsportaal naar een rustige kamer. De receptie antwoordt in STRYK bij de boeking. Het antwoord gaat via het kanaal waarlangs de boeking binnenkwam, mits een ondersteunde verbinding actief is.
Automatisering controleren
De eigenaar opent het logboek van de automatiseringen. Het toont welke berichten zijn verstuurd, bijvoorbeeld de aankomstinformatie vóór aankomst. Voor een nieuwe regel gebruikt zij vooraf de testrun.
Concept van de AI controleren
Bij een lange gastmail ligt een samenvatting met antwoordconcept klaar, als de extra module STRYK Guest AI actief is. De late dienst past twee zinnen aan en geeft de tekst vrij. Verzonden wordt pas na deze vrijgave.
Overdracht zonder briefje
De late dienst gaat om 20:00 naar huis. Open vragen staan in de geschiedenis van de betreffende boeking; de vroege dienst leest ze daar de volgende ochtend na. Een briefje bij de receptie is daarvoor niet nodig.
Wat er in de inbox voor gastberichten zit
De functielijst van de gastcommunicatie vind je op de functiepagina. Hier staat wat daarvan in de dagelijkse praktijk aan de receptie het verschil maakt.
Eén geschiedenis per boeking
Bij elke boeking hoort een berichtengeschiedenis. E-mail geldt voor directe en handmatige boekingen, portaalberichten gaan via het kanaal van de boeking. Wie de boeking opent, ziet de volledige geschiedenis.
Lees verderSjablonen met invulvelden
Je maakt berichtsjablonen één keer aan, bijvoorbeeld voor aankomstinformatie, routebeschrijving of betaalinformatie. Invulvelden zetten de naam van de gast en de boekingsgegevens in de tekst. De receptie voegt alleen nog de persoonlijke zin toe.
Lees verderAutomatiseringen met testrun
Berichten, taken, tags en interne notities kunnen automatisch in gang worden gezet, bijvoorbeeld vóór aankomst, na vertrek, bij betaling of bij een no-show. Testrun en logboek laten zien wat er is gebeurd.
Lees verderSTRYK Guest AI in de inboxExtra module
De extra module vat berichten samen en stelt antwoorden voor. Je team leest het voorstel, past het waar nodig aan en geeft het vrij. Wijzigingen in boekingen en annuleringen moeten altijd door je team worden vrijgegeven. De eerste maand is gratis; daarna alleen na uitdrukkelijke activering.
Lees verder
Gastberichten zonder en met een gedeelde inbox
Het verschil zit bij invallers, bij herhalingen en bij portaalgasten. De laatste rij noemt de grens.
| Taak | Met mailprogramma en extranet | Met STRYK |
|---|---|---|
| Bericht van een gast terugvinden | Zoeken in het mailprogramma, in het extranet van het portaal en in de notities bij de receptie. | Boeking openen. De berichtengeschiedenis staat daar. |
| Toezegging van gisteren nalezen | De invaller vraagt het aan de collega of de gast. | De toezegging staat in de geschiedenis van de boeking; notities en tags staan ernaast. |
| Aankomstinformatie versturen | Elke keer de tekst opnieuw typen of uit een oude mail kopiëren. | Sjabloon met invulvelden of automatisering vóór aankomst. |
| Antwoord aan een portaalgast | Inloggen in het extranet, de boeking zoeken en daar antwoorden. | Antwoord bij de boeking in STRYK, verzonden via het kanaal van de boeking, mits een ondersteunde verbinding actief is. |
| Lange gastmail afhandelen | Mail lezen, kernpunten zelf uitschrijven, antwoord met de hand formuleren. | Met de extra module Guest AI: samenvatting en concept, je team geeft vrij. |
| SMS en WhatsApp | Meestal via de privételefoons van individuele medewerkers. | STRYK heeft hiervoor geen verzendfunctie. Berichten gaan per e-mail of via het kanaal van de boeking. |
Eén prijs die meegroeit met je bedrijf
De inbox voor gastberichten, sjablonen en automatiseringen horen bij de kernprijs, net als onbeperkte gebruikers. Zo hoeft niemand in het team zonder toegang te zitten. STRYK Guest AI is een extra module met eigen voorwaarden.
Prijzen in detail€ 59 basisprijs + € 6 per kamer of eenheid per maand
Voorbeeld met 24 kamers€ 203per maand
- 14 dagen gratis proberen
- Geen inrichtingskosten
- Persoonlijke begeleiding bij de start
Netto, jaarlijkse facturering. In het eerste contractjaar 20% korting op de basisprijs.
De inbox voor gastberichten invoeren
De invoering volgt de overstap op het hotelsysteem als geheel. De inbox is daar onderdeel van en heeft geen aparte inrichting nodig.
Gasten en boekingen overnemen
We begeleiden de import uit CSV, XLSX of ZIP, met testrun en foutenrapport. Je oude e-mailgeschiedenissen blijven ter naslag in het huidige mailprogramma staan; nieuwe berichten komen bij de boeking samen.
Sjablonen maken uit je dagelijkse werk
Je legt de teksten vast die je receptie nu overtypt: aankomstinformatie, routebeschrijving, ontbijttijden, betaalinformatie. Invulvelden vervangen naam, datum en kamer.
Automatiseringen in de testrun controleren
Je richt eerst één regel in, bijvoorbeeld de aankomstinformatie vóór aankomst, en laat die in de testrun draaien. Pas daarna zet je die live. Het logboek toont elk verstuurd bericht.
Portalen koppelen
Welke portalen je hotel kan koppelen, bevestigen we na de mapping en een verbindingstest. Je portaalcontracten lopen ongewijzigd door.
Veelgestelde vragen
Kan ik berichten van boekingsportalen in dezelfde inbox beantwoorden?
Met Guest AI ontvangt en beantwoord je Booking.com-berichten in STRYK. Hiervoor zijn de Guest AI-module en een ingestelde verbinding voor je hotel nodig.
Kan ik sms of WhatsApp in de inbox gebruiken?
Nee. STRYK verstuurt geen sms en geen WhatsApp-berichten. Berichten gaan per e-mail bij directe en handmatige boekingen, of via het kanaal van de boeking bij portaalgasten.
Hoe werken sjablonen met invulvelden?
Een sjabloon is een berichttekst met invulvelden, zoals de naam van de gast of de aankomstdatum. STRYK vult de gegevens uit de boeking in voordat de receptie het bericht verstuurt. De persoonlijke zin voegt de receptie zelf toe.
Antwoordt de AI zelfstandig aan gasten?
Niet in het algemeen. STRYK Guest AI stelt antwoorden voor, je team controleert ze en geeft ze vrij. Wijzigingen in boekingen en annuleringen moeten altijd door je team worden vrijgegeven. Volledig automatisch antwoorden kan alleen bij vrijgegeven antwoorden met een laag risico.
Wat kost STRYK Guest AI?
De module kun je een maand gratis testen en wordt daarna alleen na uitdrukkelijke activering berekend. Ze zit niet in de basisprijs. De actuele voorwaarden staan op de prijspagina.
Hoe schrijf ik gasten in meerdere talen?
Met een eigen versie per taal. Je legt de aankomstinformatie bijvoorbeeld vast in het Duits, Engels en Italiaans; STRYK vult de invulvelden in elke versie in met gegevens uit de boeking. De receptie kiest de versie die bij de gast past.
Wie in het team ziet welke berichten?
Dat regelen rollen en rechten. Elke medewerker krijgt een eigen toegang; de rol bepaalt welke onderdelen de persoon kan openen en wijzigen. In het activiteitenlogboek is na te lezen wie een boeking heeft gewijzigd.
Maak je aankomstinformatie tot de eerste sjabloon
Je kunt het kernproduct 14 dagen testen, zonder instelkosten. Neem de aankomstinformatie mee die je receptie nu overtypt; in de test maken we daar een sjabloon met invulvelden van.