Vaste gasten in het hotel
Vaste gasten beheren: gastenbestand en kortingen in het hotel
STRYK legt voor elke gast een profiel aan met verblijven en registraties, waarschuwt bij dubbele invoer en bewaart kortingsregels per gast. Je receptie herkent vaste gasten zonder in briefjes te zoeken.
- Alle verblijven van een gast in één profiel
- Waarschuwing bij dubbele gastprofielen
- Kortingsregels per gast
Kort samengevat
Vaste gasten beheren betekent dat je elke terugkerende gast herkent aan eerdere verblijven en hem of haar daarnaar ontvangt. In STRYK doet het gastenbestand dat: één profiel per gast met verblijven, registraties en activiteiten, een waarschuwing bij dubbelingen en kortingsregels per gast. Het gastenbestand hoort bij de kernprijs, die bestaat uit een basisprijs en een bedrag per kamer.
Bijgewerkt
Waar vaste gasten in de dagelijkse praktijk verloren raken
In hotels waar elke tweede gast al eens is geweest, hangt het herkennen vaak af van één persoon.
- Vandaag
Mevrouw Weiß staat in het bestand als „Weiss, Karin“, als „Weiß K.“ en nog eens met het bedrijfsadres. Welk item de eerdere verblijven bevat, weet alleen de senior-eigenaar.
Met STRYKBij het aanmaken van een gastprofiel vergelijkt STRYK naam, geboortedatum en contactgegevens en waarschuwt bij een mogelijk dubbel profiel. Je receptie beslist dan of het dezelfde gast is, voordat een derde invoer ontstaat.
Lees verder - Vandaag
Dat een gast een kamer met uitzicht op de tuin wil, staat op een geel briefje op de monitor. Op zaterdag zit de vervanging aan de receptie en vindt het briefje niet.
Met STRYKNotities en tags hangen aan de boeking, het profiel toont alle verblijven van de gast. De vervanging zoekt de naam in de globale zoekfunctie en ziet wanneer de gast voor het laatst was en wat daarbij is genoteerd.
Lees verder - Vandaag
De kortingsregel voor vaste gasten wordt op elke factuur opnieuw bekeken: was het tien procent of vijf? Afhankelijk van de dienst komt een ander bedrag uit.
Met STRYKVoor de gast leg je eenmaal een kortingsregel vast in het systeem. Diensten en vervangingen rekenen met dezelfde regel, en de regel staat bij de gast, niet in het hoofd van één persoon.
Lees verder
Vier ontmoetingen met vaste gasten op één dag
Een voorbeelddag in Hotel Nordlicht met 24 kamers: de late dienst, de vroege dienst en de eigenaar delen hetzelfde gastenbestand.
Beller noemt alleen zijn naam
Een heer belt en wil „zoals altijd“ een week in oktober. De vroege dienst typt de naam in de globale zoekfunctie en opent het profiel. Daar staan de eerdere verblijven, de kamercategorie en de afspraken, voordat de vraag naar vorig jaar nodig is.
Dubbel profiel bij het aanmaken
Voor een aanvraag per e-mail maakt de receptie een nieuwe gast aan. STRYK wijst op een bestaand profiel met dezelfde naam en geboortedatum. De receptie controleert de contactgegevens en neemt het bestaande profiel, in plaats van een tweede aan te maken.
Korting bij de boeking
Een stel boekt voor de vierde keer. De kortingsregel voor deze gast is vastgelegd, de receptie hoeft geen percentage te vragen of op te zoeken. De late dienst ziet later in de boeking dezelfde regel.
Aankomst met notitie
Aan de receptie opent de late dienst de boeking en leest de notitie van het vorige verblijf. Zo kan de gast bij naam worden begroet en de gewenste kamer worden voorgesteld, als die in de categorie vrij is.
Bericht aan de gast die is vertrokken
Voor de gast die vanochtend vroeg is vertrokken, heeft een automatisering een dankbericht uit de sjabloon verstuurd. Antwoordt de gast, dan komt de mail in de postvak van deze boeking terecht en ziet het team het verloop op één plek.
Wat het gastenbestand voor vaste gasten biedt
Voor terugkerende gasten tellen vooral deze functies van het gastenbestand. De volledige lijst staat op de pagina over gasten.
Gastprofiel met verloop
Elk profiel toont de verblijven, registraties en activiteiten van een gast. Wie aan de receptie staat, ziet op één pagina wat er tot nu toe is gebeurd.
Lees verderWaarschuwing bij dubbelingen
STRYK vergelijkt naam, geboortedatum en contactgegevens en waarschuwt voor een tweede profiel van dezelfde persoon. De beslissing blijft bij je receptie.
Lees verderKortingsregels per gast
Voor vaste gasten leg je een kortingsregel bij de gast vast. De korting hoeft niet meer bij elke factuur opnieuw te worden berekend.
Lees verderBerichten na het vertrek
Automatiseringen versturen sjablonen op vaste momenten, bijvoorbeeld na het vertrek, en houden een logboek bij. Een proefrun laat vooraf zien wat er zou worden verstuurd. De verzending verloopt per e-mail.
Lees verder
Vaste gasten op kaartjes en in het gastenbestand
Een vergelijking van de taken die dagelijks aan de receptie voorkomen.
| Taak | Met kaartjes en briefje | Met STRYK |
|---|---|---|
| Gast herkennen | Fiche in de kaartenbak, Excel-lijst of het geheugen van de senior-eigenaar | Zoeken op naam, profiel met alle verblijven |
| Dubbele invoer | Valt pas op als de geschiedenis ontbreekt | Waarschuwing bij het aanmaken op basis van naam, geboortedatum en contactgegevens |
| Notities bij een verblijf | Briefje op de monitor, notitieboek aan de balie | Notities en tags bij de boeking, leesbaar voor elke dienst |
| Kortingsregel voor vaste gasten | Percentage wordt bij elke factuur opnieuw berekend | Kortingsregel per gast eenmaal vastgelegd |
| Contact na het vertrek | Een kaart in de zomer, als iemand eraan denkt | Automatisering met sjabloon op een vast moment, met logboek |
| Antwoord van de gast | Komt terecht in de privépostvak van één persoon | Gebundeld in de postvak van de boeking |
Eén prijs die meegroeit met je bedrijf
Het gastenbestand hoort bij het kernproduct en kost niets extra. Je betaalt een basisprijs plus een bedrag per kamer; het aantal gebruikers verandert de prijs niet.
Prijzen in detail€ 59 basisprijs + € 6 per kamer of eenheid per maand
Voorbeeld met 18 kamers€ 167per maand
- 14 dagen gratis proberen
- Geen inrichtingskosten
- Persoonlijke begeleiding bij de start
Netto, jaarlijkse facturering. In het eerste contractjaar 20% korting op de basisprijs.
Van briefje naar gastenbestand
Je bestaande gastgegevens hoeven niet opnieuw te worden ingetypt.
Gastenlijst verzamelen
Verzamel wat er is: een Excel-lijst, een export uit het oude programma of de adressen uit je mailprogramma. Voor de overname zijn CSV, XLSX of ZIP voldoende.
Testrun van de import
De begeleide import controleert het bestand eerst in een testrun en levert een foutenrapport. Pas daarna schrijft de import echte gegevens naar het gastenbestand.
Dubbelingen nalopen
Dezelfde personen met een andere schrijfwijze bekijk je na de import met de ogen van je receptie. Of twee invoeren dezelfde persoon betreffen, beslis je.
Kortingsregels voor vaste gasten instellen
Voer bij de gasten die korting krijgen de kortingsregel in. Daarna hoeft niemand meer percentages te onthouden.
Veelgestelde vragen
Hoe weet ik dat een gast al eerder is geweest?
Via de zoekfunctie op naam of contactgegevens. De globale zoekfunctie vindt gasten, boekingen, facturen, offertes en kamers. Het gastprofiel toont dan de verblijven, registraties en activiteiten van die gast.
Wat gebeurt er met dubbele gastprofielen?
STRYK waarschuwt wanneer naam, geboortedatum en contactgegevens overeenkomen met een bestaand profiel. De waarschuwing verschijnt voordat een tweede invoer ontstaat. Je receptie controleert of het dezelfde persoon is.
Kan ik vaste gasten automatisch korting geven?
Ja, met kortingsregels die je per gast vastlegt, bijvoorbeeld voor vaste gasten. Je legt de regel eenmaal vast, in plaats van bij elke factuur opnieuw over de korting na te denken. De regel geldt dan bij elke boeking van die gast.
Kan ik vaste gasten na het verblijf een bericht sturen?
Ja, per e-mail. Automatiseringen versturen berichten uit sjablonen op vaste momenten, bijvoorbeeld na het vertrek, en houden een logboek bij. Antwoordt de gast, dan staat de mail in de postvak van de boeking.
Hoe leg ik voorkeuren vast, zoals een kamer met uitzicht op de tuin?
Als notitie of tag bij de boeking. Bij het volgende verblijf open je het gastprofiel en lees je de notities van eerdere boekingen. De gewenste kamer wijs je vóór de aankomst toe, als die in de categorie vrij is.
Welke gastgegevens mag ik opslaan?
Dat bepalen de privacywetgeving en de meldplichten van je land, niet de software. Welke gegevens je nodig hebt en hoe lang, bespreek je met je privacyadviseur. STRYK stelt voor je hotel een verwerkersovereenkomst beschikbaar en houdt de gegevens per hotel gescheiden.
Ziet elke medewerker elk gastprofiel?
Dat hangt af van de rechten. Elke persoon krijgt een eigen toegang met een rol, en het activiteitenlogboek legt vast wie iets heeft gewijzigd. Welke rol wat mag zien, bepaal je in het hotel.
Haal je vaste gasten uit de kaartenbak
Stuur ons je aantal kamers en vertel waar je gastgegevens nu staan: Excel, kaartenbak of een oud programma. In de test van 14 dagen importeer je je gastenlijst en zie je welke dubbelingen STRYK meldt.