Gastenportaal voor hotels
Gastenportaal voor hotels: boeking, vraag en annulering door de gast zelf
Je gasten openen hun boeking via een veilige link, sturen vragen naar de receptie en annuleren volgens je voorwaarden. Het portaal is optioneel.
- Annulering door de gast volgens je voorwaarden
- Boekingslink zonder account, gastenaccount desgewenst
- Privacyverzoeken met afrondingsnotitie
Kort samengevat
Een gastenportaal is een omgeving waarin gasten hun directe boeking openen via een veilige link, vragen aan de receptie stellen en volgens de voorwaarden van het hotel annuleren. In STRYK is het portaal optioneel en desgewenst met gastenaccount te gebruiken. Je betaalt een basisbedrag plus een bedrag per kamer en per maand; het kernproduct test je 14 dagen gratis.
Bijgewerkt
Wat de receptie nu verliest aan vragen van gasten
In hotels met veel directe boekingen begint de vroege dienst bij de mailbox, niet bij de gasten.
- Vandaag
Om 7:15 staan er elf mails in de inbox. Een gast vraagt naar de aankomsttijd, een ander naar het factuuradres, een derde wijzigt zijn telefoonnummer. De receptie zoekt bij elke mail eerst de bijbehorende boeking.
Met STRYKDe gast opent zijn boeking via de veilige link en stuurt de vraag van daaruit. De vraag hoort dan bij een boeking, en je team hoeft die niet eerst aan een boeking te koppelen.
Lees verder - Vandaag
Een gast schrijft zondagavond: “Graag onze boeking annuleren.” De late dienst weet niet of de termijn nog loopt, en de annuleringsvoorwaarden staan in een andere mail.
Met STRYKDe gast annuleert zelf, en de voorwaarden gelden die bij de boeking zijn vastgelegd. Annuleren kan vóór aankomst. Bij kosteloze annulering betaalt STRYK een online betaling automatisch terug.
Lees verder - Vandaag
Een voormalige gast vraagt welke gegevens je over hem bewaart. De mail gaat heen en weer tussen de vakantievervanger en de eigenaar, en niemand noteert wanneer het was afgerond.
Met STRYKInzage, correctie en verwijdering lopen als privacyverzoek in het gastenportaal. Elk verzoek krijgt een afrondingsnotitie, en wettelijke bewaarplichten blijven onverminderd gelden.
Lees verder
Wat er bij de receptie van Hotel Nordlicht binnenkomt via het gastenportaal
24 kamers, aankomst vanaf 15:00, vertrek uiterlijk 10:30, receptie in de vroege en late dienst. Veel gasten boeken direct via de eigen website en krijgen bij de bevestiging hun boekingslink.
Vragen van de avond ervoor
De vroege dienst ziet twee vragen van gasten. Een stel komt pas rond 19:00 aan, en een gezin vraagt om een ledikant. Beide vragen horen bij hun boeking, en de antwoorden lopen via de gastcommunicatie.
Gast opent de boeking
Een gast die over drie weken aankomt, opent de boekingslink uit zijn bevestiging. Daarvoor heeft hij geen account nodig. Wie een gastenaccount wil, meldt zich aan met een eenmalige link.
Annulering vóór de termijn
Een gast annuleert zelf een directe boeking voor volgende maand. De termijn uit het annuleringsbeleid is nog niet verstreken, dus er zijn geen kosten verschuldigd. Heeft de gast online betaald, dan betaalt STRYK de betaling automatisch terug.
Telefoontje over een portaalboeking
Een gast die via een boekingsportaal heeft geboekt, belt over een annulering. De receptie zegt hem dat hij dat daar moet regelen. Voor portaalboekingen is het gastenportaal niet bedoeld.
Privacyverzoek
Een voormalige gast vraagt in het portaal om inzage in haar gegevens. De eigenaar behandelt het verzoek en zet de afrondingsnotitie. Over een half jaar is nog na te lezen wanneer het is afgerond.
Wat het gastenportaal je gasten en je team biedt
Alles draait om directe boekingen en is onderdeel van de boekingspagina van je hotel. Of je het portaal aanbiedt, beslis je zelf.
Veilige boekingslink
Elke gast met een directe boeking opent de boeking via een veilige link, zonder een account aan te maken. Dat verlaagt de drempel voor gasten die maar één keer per jaar komen.
Lees verderGastenaccount desgewenst
Vaste gasten kunnen een gastenaccount gebruiken en melden zich aan met een eenmalige link. Een wachtwoord hoeven ze daarvoor niet te onthouden. Je team ziet de gasten verder in het gastenbestand.
Lees verderVragen en annulering
Gasten sturen vragen naar de receptie en annuleren vóór aankomst volgens de voorwaarden van je hotel. De termijn komt uit het annuleringsbeleid dat bij de boeking is vastgelegd.
Lees verderPrivacyverzoeken
Inzage, correctie en verwijdering behandel je als verzoek met status en afrondingsnotitie. Zo kun je later aantonen wanneer een verzoek is afgerond.
Lees verder
Gastvragen zonder en met gastenportaal
De tabel laat zien wat er verandert bij typische vragen over een directe boeking.
| Vraag | Zonder gastenportaal | Met STRYK gastenportaal |
|---|---|---|
| Boeking opzoeken | De gast schrijft een mail, de receptie zoekt de boeking op en antwoordt met een screenshot. | De gast opent de boeking zelf via de veilige link, zonder account. |
| Aankomsttijd of wens doorgeven | Het bericht komt in de algemene inbox terecht, misschien met het verkeerde onderwerp. | De gast stuurt de vraag bij zijn boeking, en de receptie ziet het verband. |
| Directe boeking annuleren | Een mail roept vragen over de termijn op, en de late dienst rekent de kosten met de hand uit. | De gast annuleert zelf vóór aankomst, en de voorwaarden van de boeking gelden. |
| Aanbetaling terugbetalen | De terugbetaling wordt met de hand in gang gezet en wordt in het weekend vergeten. | Bij kosteloze annulering betaalt STRYK een online betaling automatisch terug. Dat vereist je betaalaccount. |
| Portaalboeking wijzigen | De gast belt het hotel, hoewel het portaal erover gaat. | Portaalboekingen blijven bij het portaal. Het gastenportaal betreft je directe boekingen. |
| Inzageverzoek beantwoorden | De mail gaat rond in het team, en een afrondingsnotitie ontbreekt. | Het privacyverzoek heeft een status en een afrondingsnotitie. |
Eén prijs die meegroeit met je bedrijf
De prijskaart rekent met 20 kamers. Neem je aanbetalingen online aan via je betaalaccount, dan geldt over die betalingen de platformbijdrage, plus de kosten van de betaalprovider.
Prijzen in detail€ 59 basisprijs + € 6 per kamer of eenheid per maand
Voorbeeld met 20 kamers€ 179per maand
- 14 dagen gratis proberen
- Geen inrichtingskosten
- Persoonlijke begeleiding bij de start
Netto, jaarlijkse facturering. In het eerste contractjaar 20% korting op de basisprijs.
Zo voer je het gastenportaal in je hotel in
Het gastenportaal hoeft niet geïnstalleerd te worden. Het hoort bij de boekingspagina en draait in de browser.
Boekingsroutes beschrijven
Je noemt ons het aantal kamers en de routes waarlangs directe boekingen nu binnenkomen: website, mail of telefoon. Daarna richten wij samen met je de testtoegang in.
Annuleringsvoorwaarden vastleggen
Je bepaalt de annuleringstermijn en de kosten in je annuleringsbeleid. Ze gelden bij de boeking en worden daar vastgelegd. De gast annuleert later precies volgens die voorwaarden.
Boekingspagina en portaal controleren
Je bekijkt hoe de boeking eruitziet voor je gasten en beslist of het optionele gastenportaal past bij je hotel.
Receptie instrueren
Je vroege en late dienst weten waar vragen binnenkomen en kunnen portaalboekingen netjes naar het portaal doorverwijzen.
Veelgestelde vragen
Moeten gasten een account aanmaken?
Nee, de veilige boekingslink werkt zonder account. Wie wil, gebruikt daarnaast een gastenaccount en meldt zich aan met een eenmalige link. Of je hotel het account aanbiedt, beslis je zelf.
Kunnen gasten zelf annuleren?
Ja, vóór aankomst en volgens de voorwaarden die bij de boeking zijn vastgelegd. Is het verblijf al begonnen, dan is annuleren niet meer mogelijk; het verblijf eindigt met de check-out of een no-show.
Geldt het gastenportaal ook voor boekingen van Booking.com?
Nee, portaalboekingen blijven bij het portaal. De gast wijzigt of annuleert ze daar, volgens de voorwaarden die hij bij het portaal heeft afgesloten. Het gastenportaal is bedoeld voor je directe boekingen.
Wordt de aanbetaling bij annulering terugbetaald?
Ja, bij kosteloze annulering betaalt STRYK de online betaling automatisch terug. Dat geldt voor betalingen via het betaalaccount van je hotel. Zijn er annuleringskosten, dan verloopt de afrekening via Financiën.
Hoe ga ik om met verwijderingsverzoeken?
Je behandelt ze als privacyverzoek met status en afrondingsnotitie. Wettelijke bewaarplichten, bijvoorbeeld voor facturen, blijven bestaan, en STRYK vervangt geen juridisch advies. Twijfel je, bespreek het geval dan met je functionaris voor gegevensbescherming of je accountant.
Kan de gast zijn contactgegevens zelf wijzigen?
Hij stuurt de wijziging als vraag bij zijn boeking, bijvoorbeeld een nieuw telefoonnummer. Je receptie neemt die over in het gastenbestand. Een correctie volgens het privacyrecht loopt als eigen privacyverzoek met afrondingsnotitie.
Is het gastenportaal verplicht?
Nee, het is optioneel. Zonder portaal blijft je boekingspagina gewoon werken, en gasten nemen zoals voorheen contact op met de receptie. Je beslist of je hotel het gebruikt.
Bekijk het gastenportaal door de ogen van je gasten
Noem ons het aantal kamers en de manier waarop gasten nu vragen stellen en annuleren. In de test van 14 dagen zie je hoe boekingslink, vraag en annulering er voor je gasten uitzien.